Chứng từ kế toán là một loại giấy tờ, hồ sơ cần thiết trong mọi hoạt động của doanh nghiệp để đảm bảo sự minh bạch về tài chính. Tuy nhiên chưa nhiều chủ nhà hàng, chủ doanh nghiệp biết rõ về việc thế nào là chứng từ kế toán hợp lệ hay phải lập chứng từ kế toán thế nào cho đúng? Hãy cùng iPOS.vn tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

1. Chứng từ kế toán là gì?

1.1. Thế nào là chứng từ kế toán?

Chứng từ là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ,… được sử dụng để chứng minh một giao dịch hoặc sự kiện nào đó đã xảy ra. Thông thường, chứng từ phổ biến trong các lĩnh vực như kế toán, tài chính, giao dịch thương mại,… bởi chúng có thể dùng để bảo vệ quyền lợi và đảm bảo tính chính xác, minh bạch của các giao dịch. 

Các loại chứng từ hay thấy trong ngành kế toán bao gồm: hóa đơn, biên lai, chứng từ ghi nợ, chứng từ thanh toán, phiếu thu/chi,…

Luật Kế toán 2015 đã quy định rõ: “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.” Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần duy nhất cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính; đồng thời các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong chứng từ kế toán phải liên quan tới đơn vị lập chứng từ kế toán.

1.2. Thế nào là chứng từ kế toán hợp lệ?

Tuy nhiên, không phải bất kỳ chứng từ kế toán nào được lập ra cũng hợp lệ. Chứng từ hợp lệ phải được lập theo quy định của pháp luật, có đầy đủ các thông tin cần thiết để chứng minh sự kiện, giao dịch đã diễn ra trong kế toán và tài chính của doanh nghiệp, có sự xác nhận của tất cả các bên liên quan. Hơn hết, một chứng từ kế toán được coi là hợp lệ phải thỏa mãn các điều sau:

Có tính pháp lý: Trên chứng từ bắt buộc phải có đủ chữ ký xác nhận của tất cả các bên liên quan, chỉ cần thiếu một bên thì chứng từ cũng coi như không hợp lệ. Khi đã ký vào chứng từ cũng có nghĩa các bên đều xác nhận vai trò của mình; nếu sau này có phát sinh tranh chấp hoặc mâu thuẫn giữa các bên thì chứng từ sẽ là cơ sở pháp lý để phân định đúng, sai và truy cứu trách nhiệm của từng bên.

Có hình thức đúng quy định: Một chứng từ kế toán hợp lệ cần phải có hình thức nội dung theo đúng quy định của pháp luật. Thiếu một trong các yếu tố như nội dung giao dịch, giá tiền giao dịch,… thì chứng từ kế toán đó sẽ không được xem là hợp lệ, không thể sử dụng trong bất kỳ lĩnh vực hoặc hoạt động nào (kiểm toán, tính thuế, nộp bảo hiểm,…)

Đảm bảo sự chính xác: Chứng từ kế toán hợp lệ ghi lại sự kiện giao dịch đã phát sinh, ghi chính xác thời gian, ngày giờ, số tiền giao dịch và các bên có liên quan, không được bịa đặt hoặc cố tình làm sai lệch. Nếu sử dụng chứng từ giả, khi bị phát hiện những người tham gia lập chứng từ có thể sẽ phải đối mặt với sự trừng phạt của pháp luật.

Dễ hiểu, tường minh, chỉ có 1 ý nghĩa duy nhất: Nội dung ghi chép trong chứng từ kế toán phải rõ ràng, chính xác, liền mạch, sử dụng các từ đơn nghĩa, tránh dùng các từ đa nghĩa, các từ lóng hoặc nói theo nghĩa bóng.

Xem thêm: Đại dương xanh là gì? 3 ví dụ về chiến lược đại dương xanh nổi bật ngành F&B

2. Tầm quan trọng của chứng từ kế toán đối với các doanh nghiệp F&B

Chứng từ kế toán đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quản lý tài chính và định hướng phát triển kinh doanh của một doanh nghiệp.

Chứng từ là cơ sở để lập báo cáo tài chính: Chứng từ kế toán là nguồn thông tin hợp lệ, chính xác nhất để kế toán nhà hàng hoặc kế toán doanh nghiệp tiến hành làm báo cáo tài chính. Từ các chứng từ, người ta có thể tổng hợp và đưa ra báo cáo về dòng tiền lưu chuyển theo từng khoảng thời gian, báo cáo thu – chi, báo cáo kết quả kinh doanh cuối mỗi giai đoạn,… Nhờ có những báo cáo này, chủ nhà hàng hoặc lãnh đạo doanh nghiệp F&B mới có thể nhìn được bức tranh toàn cảnh về tình hình kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp mình, đưa ra những quyết sách và thay đổi phù hợp nhất.

Chứng từ giúp quản lý tài chính hiệu quả: Từ việc giúp chủ nhà hàng, doanh nghiệp F&B biết được tổng quan tình hình kinh doanh, các chứng từ kế toán còn trở thành cơ sở để đánh giá hiệu quả đầu tư, thay đổi và cải thiện các quyết định chi tiêu trong nhà hàng, các chi phí đầu tư nên cắt giảm hay tăng thêm,…

Chứng từ là cơ sở để kiểm tra và giám sát hoạt động kinh doanh: Chứng từ kế toán là bằng chứng để chứng minh nhà hàng, doanh nghiệp F&B đã thực hiện các giao dịch hợp lệ, hợp pháp. Vậy nên trong các hoạt động quản lý và thanh – kiểm tra của các cơ quan có thẩm quyền (kiểm toán nhà nước, cơ quan thuế, thanh tra,…), nhà hàng hoặc doanh nghiệp F&B cần đưa ra các chứng từ kế toán, như vậy cơ quan chức năng mới có thể biết và xác định được nhà hàng có nguồn thu hợp pháp hay không, có giao dịch đúng quy định hay không, có trốn thuế hay không,…

3. Một số quy định khi lập chứng từ kế toán

Để lập chứng từ kế toán phải tuân thủ rất nhiều nguyên tắc. Trước hết, chứng từ kế toán là giấy tờ hồ sơ mang tính pháp lý, chỉ được lập một lần duy nhất cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Chứng từ kế toán phải đáp ứng các yêu cầu được nêu ra trong Luật Kế toán và các văn bản pháp luật có liên quan khác. Đồng thời các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong chứng từ kế toán cũng phải có liên quan tới đơn vị lập chứng từ kế toán.

3.1. Các điều trong nội dung của chứng từ kế toán

Trong chứng từ kế toán cần có đầy đủ các thông tin sau:

• Tên và số hiệu của chứng từ.
• Ngày/tháng/năm lập chứng từ.
• Tên, địa chỉ của tổ chức, cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ.
• Tên, địa chỉ của tổ chức, cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ.
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
• Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ.
• Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

3.2. Ký chứng từ kế toán

Theo quy định tại Điều 20 Luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003 của Quốc Hội khóa 11, việc ký chứng từ kế toán cần tuân thủ những quy định như sau:

• Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký của tất cả các bên liên quan.
• Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực.
• Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn.
• Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.
• Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền ký.
• Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
• Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền ký trước khi thực hiện.
• Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên, không thể ký đè từ liên đầu sang các liên khác
• Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ giấy.

Xem thêm: 5 “tử huyệt” trong việc quản lý tài chính của chủ quán cafe

4. Kết luận

Chứng từ kế toán là một tài liệu quan trọng, cần phải lưu trữ lâu dài và cẩn thận để phục vụ cho hoạt động của nhà hàng sau này. Vì thế, chủ nhà hàng cùng các kế toán cần thận trọng khi lập chứng từ, đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ cũng như chọn cách thức lưu trữ để dễ dàng tra cứu khi cần thiết.