Trong khoảng thời gian đầu mới lên ý tưởng thành lập, các nhà hàng, quán cà phê luôn gặp vấn đề rắc rối với việc không biết nên chuẩn bị bao nhiêu vốn và phân chia tỷ lệ các khoản tiền như thế nào cho đỡ lãng phí. Nhiều quán cà phê do chưa biết cân đối tỷ lệ các khoản chi phí cần chi trả nên không thể dự trù ngân sách tốt, dẫn tới hệ quả là số tiền cho từng khoản đều bị phát sinh thêm và việc kinh doanh của quán hiệu quả nữa. 

Mở quán cà phê 100m2 thì làm thế nào để phân chia số tiền vốn ban đầu cho phù hợp? Hãy cùng iPOS.vn tìm hiểu cách phân bổ tỷ lệ chi phí cho các đầu mục và cân đối lại với mô hình của quán cà phê 100m2 sao cho hợp lý nhất qua bài viết dưới đây nhé! 

1. Chi phí đầu tư mặt bằng

Mở quán cà phê 100m2 thì chi phí đầu tư cho mặt bằng là khoản tốn kém nhất. Không chỉ tốn tiền thuê mà với diện tích rộng như vậy thì điều quan trọng là quán phải tìm ra một mô hình phù hợp, từ đó mới có thể xác định được phong cách thiết kế, mua sắm đồ đạc, thuê bên thi công,… tính toán sao cho tiết kiệm nhưng vẫn hiệu quả nhất.

Tùy vào việc mở quán cà phê 100m2 ở các thành phố lớn hay nông thôn mà giá cả thuê mặt bằng có thể dao động lên xuống khác nhau, nhưng phổ biến nhất là từ 20-50 triệu đồng/tháng. Nếu mở quán cà phê 100m2 ở Hà Nội, Sài Gòn hoặc các trung tâm du lịch mà còn thuê vị trí đắc địa, nằm trên phố lớn, tiếp cận được nhiều khách thì chi phí có thể lên 70-150 triệu/tháng.

Chủ quán cần nhớ: Chi phí mặt bằng là phần chi phí thô, cần đầu tư nhiều; nhưng khi quán đóng cửa hoặc chuyển đi thì sẽ không thể thu hồi vốn từ phần chi phí này, thậm chí quán còn không thể thanh lý những gì đã đầu tư (gạch vữa, vôi ve, sơn sửa,…). Thời gian khấu hao cho chi phí mặt bằng thường tương đương với thời gian thuê mặt bằng, vậy nên quán cà phê cần tiết kiệm khoản chi phí này càng nhiều càng tốt.

Nếu như chủ quán có sẵn mặt bằng và sẽ tự xây dựng quán thì sẽ làm việc dễ dàng hơn, bớt việc phải thỏa thuận nhiều khoản liên quan tới giữ gìn cơ sở vật chất trong hợp đồng. Tuy nhiên trong ngành F&B thì việc đi thuê lại mặt bằng rồi cải tạo cho phù hợp với phong cách của quán vẫn phổ biến hơn. Khi đó, doanh nghiệp F&B không phải mất khoản chi phí xây dựng khổng lồ mà chỉ cần cải tạo, tu sửa lại phần cứng lại được. Ước tính số tiền chi cho khoản đầu tư mặt bằng sẽ chiếm khoảng 25 – 30% tiền vốn.

Xem thêm: 10+ mẹo giúp tăng doanh số quán cà phê hiệu quả nhất

2. Chi phí đầu tư tài sản cố định

Mở quán cà phê 100m2, hay bất kỳ hình thức quán cà phê nào khác thì đều cần phải sắm sửa những tài sản cố định. Tài sản cố định của quán được hiểu là những tài sản mà có giá trị cao, quán sẽ sử dụng liên tục trong thời gian dài, đồng thời thời gian khấu hao hoặc luân chuyển của những tài sản này cũng thường từ 3-5 năm trở lên. Thông thường, khoản tiền quán cà phê đầu tư cho những tài sản này sẽ là từ 50-100 triệu đồng.

Trong các quán cà phê, tài sản cố định thường là những tài sản có giá trị cao như máy móc, trang thiết bị pha chế và làm bếp (máy pha cà phê, máy rang cà phê, tủ mát, tủ lạnh bảo quản đồ,…) hoặc bàn ghế, đồ decor đắt tiền để phục vụ cho việc trang trí. Không phải quán cà phê nào cũng sẽ có mức chi này giống nhau. 

Ví dụ: Quán cà phê 100m2 theo concept cà phê sân vườn thuần sẽ cần đầu tư thêm vào những đồ trang trí đắt tiền như tượng đá, tranh ảnh, loa ngoài trời, các thiết bị pha cà phê,… Còn quán cà phê 100m2 nhưng theo mô hình quán trà – bánh thì lại cần cả các thiết bị nướng bánh, làm bánh (nếu quán làm bánh tại chỗ), bảo quán bánh bên cạnh những thiết bị pha cà phê, pha trà phải có.

Tuy nhiên, chi phí đầu tư tài sản cố định cũng không nên vượt quá 30% trong tổng ngân sách. Chủ quán nên xem xét chỉ mua mới những thứ thật sự cần thiết, mua nhượng hoặc tìm các hội nhóm thanh lý đồ để mua lại với giá rẻ hơn. Ngoài ra, nhà hàng vẫn có thể thu hồi một phần vốn từ những tài sản này bằng cách bán lại nếu không sử dụng nữa.

3. Chi phí đầu tư công cụ, dụng cụ

Đây là khoản chi phí phải bỏ ra cho những đồ dùng, thiết bị có giá trị không quá lớn (tầm dưới 30 triệu) và có thời gian khấu hao nhanh dưới 1 năm. Có thể kể đến một số công cụ, dụng cụ như: bát đĩa, thìa đũa, giấy lau, máy dập nắp đồ uống,… hoặc một số đồ dùng để trang trí cho nhà hàng mà không quá đắt tiền.

Mở quán cà phê 100m2 cũng rất cần những công cụ, dụng cụ này phục vụ việc ăn uống của khách hàng, tuy nhiên quán không cần đầu tư quá nhiều, chỉ nên dừng lại ở mức 20-30 triệu đồng. Lý do là vì những đồ dùng có giá trị nhỏ, lại rất dễ bị mất, hỏng hóc hoặc cần thay thế, hơn nữa cũng không thể bán thanh lý được nên số tiền chi cần phải có giới hạn. 

Nếu không muốn phải đầu tư thường xuyên và quá nhiều cho khoản chi phí này thì thay vì sử dụng đồ dùng 1 lần (ống hút nhựa, ống hút giấy, cốc giấy, cốc nhựa), quán có thể thay bằng những đồ dùng bền và sử dụng nhiều lần hơn như ly sứ, ly thủy tinh, ống hút inox,… và rửa sạch sau mỗi lần dùng, tránh việc thải ra quá nhiều rác ra môi trường. 

4. Chi phí ứng trước

Chi phí ứng trước là khoản chi phí mà nhà hàng sẽ phải trả trước, sau đó dùng doanh thu các tháng để bù vào quay vòng vốn. Một số chi phí ứng trước phổ biến nhất như là tiền điện thoại trả trước hoặc tiền các vật dụng hao mòn hàng tháng (sau khi quán hoạt động khoản này sẽ được tính vào chi phí vận hành) như giấy vệ sinh, nước lau sàn, dầu rửa bát,… và một số khoản phát sinh lặt vặt khác như tiền gas, tiền sửa chữa,… 

Nếu nhìn thoáng qua thì chủ quán sẽ tưởng các khoản này không đáng kể là mấy nhưng khi cộng dồn vào thì con số có thể lên tới khoảng 10 – 15% tổng ngân sách. Mở quán cà phê 100m2 thì chi phí điện, nước, lau dọn,… cũng tốn kém hơn một quán quy mô nhỏ, nên chủ quán cần duy trì chi phí ứng trước từ 5-10 triệu/tháng để đảm bảo tiết kiệm nhất có thể. 

5. Chi phí ngoài sản xuất

Chi phí ngoài sản xuất có thể hiểu là những chi phí phát sinh ngoài quá trình sản xuất sản phẩm, nhưng lại liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm hoặc phục vụ công tác quản lý chung của cả nhà hàng. Chi phí ngoài sản xuất gồm có hai khoản là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

Đối với một quán cà phê 100m2, chi phí ngoài sản xuất này sẽ bao gồm chi phí thuê dịch vụ set up cửa hàng, chi phí mua phần mềm quản lý bán hàng, thiết kế bộ nhận diện thương hiệu hoặc các chi phí liên quan tới việc chăm sóc khách hàng. Những chi phí này cũng sẽ không chiếm quá nhiều trong số vốn của nhà hàng, chỉ khoảng dao động từ 5-10 triệu đồng. 

6. Chi phí marketing giai đoạn đầu

Các quán cà phê có cần làm marketing hay không, hay nên để “hữu xạ tự nhiên hương”? Trong bối cảnh ngành F&B đang có quá nhiều thương hiệu cạnh tranh nhau thì việc làm marketing, xây dựng thương hiệu là rất cần thiết với mỗi quán cà phê dù lớn hay nhỏ. Những quán quy mô lớn, có ngân sách dồi dào hoặc trực thuộc thương hiệu nổi tiếng thì có thể chi mạnh cho marketing, nhưng với những quán kinh doanh mô hình nhỏ, tự mở sẽ hạn chế hơn trong khoản này.

Nhìn chung, tùy theo điều kiện tài chính mà mỗi quán sẽ lựa chọn hình thức khác nhau (tự làm marketing hoặc thuê ngoài) nhưng cần đặt ra những mục tiêu cụ thể trước khi bắt tay vào thực hiện chiến dịch marketing.

Đối với việc mở quán cà phê 100m2, chủ quán cần dành một khoản tương đối trong thời gian đầu để làm marketing, thu hút khách hàng. Một số hoạt động marketing đang rất được ưa chuộng ngày nay như: xây dựng fanpage trên Facebook, xây kênh TikTok, thuê KOLs tới review, mở rộng bán hàng trên các app trung gian,…

Marketing là một khâu rất cần thiết giúp các quán phát triển, vì vậy khi tính toán chi phí cho nó thì chủ quán nên tính theo đường dài, dự kiến chi phí ít nhất 3 tháng một lần và không nên tiếc tiền. Ước tính số tiền chi để làm marketing khi quán mới thành lập có thể từ 30-50 triệu đồng.

7. Chi phí dự phòng rủi ro

Trong quá trình kinh doanh của các quán cà phê sẽ luôn có những sự cố hay rủi ro diễn ra mà không một ai có thể lường trước được. Khi đó, chủ quán sẽ rất cần những khoản tiền dự phòng để ứng phó với các sự cố này. Tuy nhiên, không phải quán cà phê nào cũng tính toán tới việc để dành một khoản cho lúc cấp bách mà thường là chi phí phát sinh bất ngờ, không trong dự kiến khiến cho ngân sách lại bị thâm hụt mất một khoản.

Do đó, các chủ quán cần cân đối với tổng ngân sách để có thể dự trù chi phí rủi ro tốt nhất. Khoản này không cố định mà tùy mỗi quán tự quyết, có quán để nhiều có quán để ít. Với quán cà phê 100m2, chi phí dự phòng rủi ro hợp lý sẽ là từ 20-30 triệu đồng.

Xem thêm: Các chiến lược giá phổ biến và hiệu quả trong kinh doanh F&B

8. Bài toán tổng thể – mở quán cà phê 100m2 cần bao nhiêu chi phí?

Để mở quán cà phê 100m2, chủ quán cần chuẩn bị số tiền vốn trung bình như sau:

• Chi phí cải tạo mặt bằng                       = 100.000.000 đồng
• Chi phí đầu tư tài sản cố định            =  70.000.000 đồng
• Chi phí đầu tư công cụ, dụng cụ           =  20.000.000 đồng
• Chi phí vận hành ứng trước                     =  10.000.000 đồng
• Chi phí ngoài sản xuất                            =  10.000.000 đồng
• Chi phí marketing 3 tháng đầu             =  40.000.000 đồng
• Chi phí dự phòng rủi ro 3 tháng              =  30.000.000 đồng

Vậy tổng cộng mở quán cà phê 100m2 thì chủ quán phải có ít nhất trong tay là 270-300 triệu đồng tiền vốn. Tuy nhiên, với trường hợp quán cà phê tự thuê đất và tự xây dựng mặt bằng thì các chi phí dự kiến trong ngân sách sẽ có sự khác biệt. Hơn nữa, cách chia tỷ lệ và các khoản đầu mục sẽ còn thay đổi tùy thuộc vào mức độ đầu tư, mong muốn và ý định xây dựng doanh nghiệp của các chủ quán.

9. Kết luận 

Việc chuẩn bị ngân sách và phân bổ chi tiết tỷ lệ chi phí khi mở quán là một việc làm rất cần thiết đối với các chủ quán mới kinh doanh F&B. Việc này sẽ giúp các quán định giá từng món ăn được chính xác hơn, tránh trường hợp không những không thể thu đủ số tiền để hồi vốn mà còn có nguy cơ bị lỗ. Tương tự, nếu có ý định mở quán cà phê 100m2, chủ quán sẽ cần số vốn khoảng 300 triệu đồng đổ lên và nên chia tỷ lệ các chi phí phù hợp.