Sau khi đã chuẩn bị xong mọi mặt về cơ sở vật chất, nguyên liệu, nhân viên,… một số nhà hàng hay quán cà phê đã vội vã khai trương và hoạt động ngay trong khi còn tồn tại nhiều vấn đề ảnh hưởng tới trải nghiệm của khách hàng. Để hạn chế tình trạng này, hầu hết các quán đều sẽ lựa chọn giải pháp là “chạy thử” để có thời gian và phương hướng khắc phục khuyết điểm.

Vây “chạy thử” nhà hàng là gì? Hãy cùng iPOS.vn tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé! 

1. Chạy thử là gì?

“Chạy thử”, hay còn gọi là soft opening, là quãng thời gian mà các nhà hàng, quán cà phê sẽ bán thử sản phẩm để sẵn sàng cho ngày khai trương. Nhiều doanh nghiệp trong các lĩnh vực khác cũng thử nghiệm những ngày “chạy thử” để thu thập ý kiến khách hàng, nhưng hình thức “chạy thử” vẫn phổ biến và được áp dụng nhiều nhất trong ngành F&B.

Chạy thử nhà hàng hay quán cà phê không có khoảng thời gian cố định mà tùy vào mỗi quán sẽ thử nghiệm trong một ngày hoặc nhiều hơn. Trong những ngày này, chủ quán thường sẽ mời những người quen, bạn bè, người thân, đối tác, khách hàng thân thiết,… tới trải nghiệm dịch vụ và sản phẩm của quán rồi cho đánh giá. Bên cạnh đó, quán vẫn hoan nghênh cả những vị khách lạ, khách vãng lai ghé qua để đảm bảo có feedback khách quan nhất.

Xem thêm: Food court là gì? Mở food court mang lại lợi ích gì?

2. Vì sao cần “chạy thử” nhà hàng trước khi khai trương?

“Chạy thử” được xem là một bước đệm không thể thiếu cho ngày mở cửa chính thức. Đây sẽ là cơ hội để các nhà hàng, quán cà phê ”tổng duyệt” lần cuối, đánh giá chất lượng và theo dõi quy trình vận hành của toàn bộ hệ thống từ cơ sở vật chất, thiết bị và nhân sự của quán trước khi đi vào hoạt động với 100% công suất.

2.1. “Chạy thử” để hạn chế các rủi ro có thể gặp khi khai trương

Ngày khai trương chính thức (grand opening) thường sẽ rất đông khách và gặp phải một số tình huống đáng tiếc như: khách thì quá đông mà nhân viên chưa quen việc nên phục vụ chậm chạp và nhầm lẫn, nguyên vật liệu chuẩn bị không đủ đáp ứng nhu cầu của khách, không đủ bàn cho khách đến,… Chính vì thế, ngày chạy thử nhà hàng sẽ là cơ hội để chủ quán phát hiện ra liệu quán mình có gặp phải những tình huống này hay không, nếu gặp phải nên xử lý thế nào.

“Chạy thử” còn giúp chủ nhà hàng, quán cà phê rèn luyện và giám sát tình hình nhân sự, giúp đỡ rất nhiều cho những người chủ không thể thường xuyên đến quán. Trong thời gian đầu, đặc biệt là những ngày “chạy thử” này sẽ bộc lộ được ưu, nhược điểm trong cách làm việc của mỗi nhân viên; cũng như những vấn đề còn thiếu sót về chuyên môn và kỹ năng xử lý tình huống của họ. Từ đó chủ quán có thể lên kế hoạch training lại đội ngũ nhân viên trong quán để họ nắm được công việc thành thục hơn, hạn chế các rủi ro có thể phát sinh.

Ngoài ra, trải qua những ngày chạy thử sẽ giúp các nhân viên trong nhà hàng hay quán cà phê làm quen với cường độ công việc và phong cách làm việc của nhau. Sau này khi quán chính thức đi vào hoạt động, nhân sự trong quán sẽ dễ dàng teamwork hơn, tránh việc quá bỡ ngỡ hay không hiểu ý nhau trong dịp khai trương và để lại trải nghiệm không tốt cho khách.

2.2.”Chạy thử” để cải thiện quy trình vận hành 

Thời gian “chạy thử” chính là cơ sở để chủ quán đánh giá xem quy trình vận hành hiện tại đang áp dụng có hiệu quả đến đâu, có phù hợp với mô hình và đáp ứng được yêu cầu của khách hàng chưa. Đặc biệt là trong những dịp đông khách như khai trương hay lễ Tết thì nhà hàng, quán cà phê càng nên có quy trình vận hành riêng để giảm áp lực lên mỗi vị trí và tăng tốc độ phục vụ khách. Ngoài ra, “chạy thử” còn cho biết quy trình hiện tại có khai thác được tối đa năng suất làm việc của mỗi vị trị trong toàn bộ bộ máy của quán.

2.3. “Chạy thử” để nhận đánh giá và điều chỉnh chất lượng sản phẩm

Những ngày soft opening là dịp để chủ quán có thể lắng nghe ý kiến từ các khách hàng mới, khách mời, người quen, đối tác hay bạn bè về chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Từ những góp ý này, chủ quán sẽ nắm được quán đang làm tốt ở điểm nào, chưa chỉn chu ở điểm nào, kịp thời chỉnh sửa trước khi chính thức khai trương. Sau mỗi khi xin feedback, chủ quán đừng quên tặng kèm một phần quà nho nhỏ như voucher giảm giá, khuyến mại,… để cảm ơn khách đã nhận xét và cũng là cách để “lôi kéo” họ tiếp tục đến.

3. Những lỗi thường gặp khi nhà hàng tiến hành “chạy thử”

3.1. Chạy quá nhiều khuyến mại trong thời gian “chạy thử”

“Chạy thử” chưa phải là ngày khai trương chính thức mà chỉ là dịp để chủ quán nhìn lại tổng quan tình hình hoạt động của quán, đánh giá quy trình vận hành, sản phẩm và cách thức phục vụ đã hợp lý hay chưa. Thông thường, trong ngày “chạy thử” quán sẽ triển khai một vài chương trình giảm giá để có thể thu hút khách hàng vãng lai đến trải nghiệm bên cạnh những khách hàng được mời sẵn.

Tuy nhiên, nếu quán chạy quá nhiều chương trình khuyến mại trong ngày soft opening thì sẽ dẫn tới việc có quá nhiều khách tới quán, vượt xa cả dự tính ban đầu hay thậm chí còn làm quán “vỡ trận”. Lúc này, do đội ngũ nhân viên chưa quen việc nên sẽ không thể tiếp đón chỉn chu được, nhầm lẫn trong việc tư vấn, thêm khuyến mại khi thanh toán,… Tình trạng này sẽ khiến các khách hàng mới có ấn tượng xấu, dù thông cảm cho quán vì vừa mới hoạt động nhưng chưa chắc sau này họ sẽ quay lại.

3.2. Chủ quán bị tác động quá nhiều bởi những lời nhận xét 

Những buổi “chạy thử” là thời gian rất cần thiết giúp nhà hàng, quán cà phê nhận được feedback về sản phẩm và dịch vụ của mình. Mỗi lời nhận xét, góp ý, khen ngợi hay phê bình đều rất quý giá và có thể giúp quán cải thiện hơn trong tương lai. Tuy nhiên, lắng nghe là một chuyện, không phải lúc nào chủ quán cũng nên thay đổi mô hình, quy trình làm việc hay một điểm gì đó chỉ vì lời nói của người ngoài.

Với vai trò là chủ nhà hàng hay chủ quán cà phê, bạn cần hiểu hơn ai hết về “đứa con” của mình, về cách nó vận hành, phân loại sản phẩm, tệp khách hàng hay những vấn đề nhỏ nhặt hơn như dụng ý trong cách decor của quán,… Hãy cảm ơn và ghi nhận chân thành những ý kiến đóng góp của khách hàng trong ngày “chạy thử”, nhưng chủ quán nên xem xét nếu quán thay đổi theo ý kiến đó thì như thế nào, có còn phù hợp với tổng thể hay không. 

Vận hành quán thường là một công việc khó khăn, đòi hỏi sự ăn khớp của các khâu khác nhau, chỉ cần thay đổi một thứ cũng có thể khiến những thứ khác thay đổi theo. Vì thế, chủ quán cần tỉnh táo và suy nghĩ kỹ trước những lời feedback, không nên để bản thân và quán bị tác động quá nhiều. 

3.3. “Chạy thử” khi quán chưa hoàn thiện không gian

Tuy chưa phải là ngày khai trương chính thức nhưng thời gian quán cà phê hay nhà hàng mở cửa để “chạy thử” vẫn cần phải nghiêm túc chuẩn bị mọi thứ giống như khi đã đi vào hoạt động. Ngoài những khách mời là người quen, đối tác, bạn bè, người thân,… đến thì quán cần sẵn sàng đón những vị khách lạ, khách vãng lai ghé qua. 

Đối với nhóm khách này, một trong những yếu tố đầu tiên để họ đánh giá sẽ là không gian và sản phẩm của quán. Về việc phục vụ, họ có thể thông cảm đôi chút vì đội ngũ nhân viên của quán cũng còn mới và chưa tiếp xúc nhiều với khách hàng, nhưng nếu không gian của quán cũng chưa hoàn thiện thì sẽ là một điểm trừ lớn. 

Không một vị khách nào có thể bình tĩnh và dành 100% tâm trí để thưởng thức sản phẩm, trải nghiệm dịch vụ giữa một không gian vẫn đang ngổn ngang, đôi khi lại có thợ đến sửa chỗ nọ, khoan đục chỗ kia. Ấn tượng đầu tiên không tốt như vậy sẽ làm khách không thể có tâm thế khách quan để đánh giá về những mặt khác của quán. 

Vì thế, trước ngày “chạy thử”, chủ nhà hàng, quán cà phê nên cố gắng hoàn thiện ít nhất là 90% tổng thể không gian quán, chỉ tập trung sửa chữa những lúc vắng khách hoặc tạm đóng cửa, đảm bảo không khách hàng mới nào bị ảnh hưởng trải nghiệm.

Xem thêm: Cách xây dựng thực đơn “đắt khách” như Starbucks, Highlands và Mixue

4. Tổng kết

“Chạy thử” là một khâu rất quan trọng khi mở quán cà phê hoặc nhà hàng, không chỉ giúp quán cải thiện hoạt động mà còn gây ấn tượng với khách hàng. Để có một buổi “chạy thử” mang lại hiệu quả thì chủ quán nên dành thời gian lên kế hoạch chi tiết, chuẩn bị mọi thứ tươm tất không khác gì một buổi khai trương chính thức.