Ngày nay, thất thoát trong kinh doanh quán cà phê không phải là một tình trạng hiếm gặp vì có nhiều chủ quán vẫn chưa biết cách quản lý hoạt động quán của mình sao cho hợp lý và hiệu quả. Thất thoát ngày càng nhiều thì nguy cơ quán cà phê bị lỗ càng tăng lên, cuối cùng còn có thể khiến quán bị phá sản. 

Hãy cùng iPOS.vn tìm hiểu bí quyết giúp các chủ quán cà phê có thể quản trị thất thoát trong kinh doanh nhé!

1. Nguyên nhân dẫn tới việc thất thoát trong kinh doanh quán cà phê

1.1. Quản lý thu – chi thủ công

Đối với các quán cà phê, đặc biệt là các quán cà phê nhỏ thì việc quản lý thủ công bằng sổ sách hoặc excel vẫn rất phổ biến. Hầu hết các chủ quán đều nghĩ rằng: thu bao nhiêu hay chi bao nhiêu thì chỉ cần ghi ra sổ sách rồi tổng hợp lại bằng excel là được. Tuy nhiên, một ngày trong quán phát sinh rất nhiều khoản khác nhau, có những khoản lặt vặt nhỏ lẻ, thu thiếu, thu thừa hoặc khách ghi nợ thì nhân viên sẽ rất khó tổng hợp lại vào sổ.

Đó là chưa kể tới có những lúc quá đông khách, nhân viên vừa phục vụ khách vừa pha chế đồ thì sẽ không đủ thời gian hoặc quên ghi sổ từng khoản thu một. Tình trạng nhân viên cố tình ghi sai hoặc gian dối cũng làm cho quán cà phê phải đối mặt với nguy cơ thất thoát tiền bạc.

Vì thế, cách quản lý thu – chi thủ công như vậy không hề khoa học và chặt chẽ, thậm chí còn có thể sai lệch giữa số tiền chi ra/thu vào trên sổ sách với thực tế. Bên cạnh đó, hầu hết các quán cà phê như thế này đều không có một kế toán nhà hàng chuyên nghiệp, vậy nên khi xảy ra sai sót trên sổ sách như thế cũng không thể dễ dàng tìm ra nguyên nhân hoặc cách giải quyết. 

Xem thêm: Quản lý công nợ là gì? Cách quản lý công nợ hiệu quả cho các doanh nghiệp F&B

1.2. Gian lận từ đội ngũ nhân viên

Đội ngũ nhân viên của quán sẽ là người liên quan trực tiếp tới rất nhiều khâu trong quán như: thu ngân, order, pha chế,… Ở mỗi khâu này, nếu nhân viên không trung thực và cố tình dùng mánh khóe để qua mặt thì quán sẽ bị ảnh hưởng rất nhiều về mặt chi phí. 

Ví dụ: Nhân viên order cố tình tính tiền cho khách theo giá thật, nhưng ghi sổ, nhập máy ít hơn số đồ khách gọi, hoặc nhập voucher giảm giá để lấy phần chênh lệch. Hoặc nhân viên pha chế sẽ rút bớt nguyên liệu khi làm đồ để mang phần còn dư đó về, hoặc tích lại thật nhiều rồi bán ra ngoài kiếm lời. Một trường hợp khác là cả nhân viên pha chế hợp tác với nhân viên thu ngân làm order ảo để lấy cắp nguyên liệu, khiến cho quán thất thoát tiền bạc rất nhiều.

1.3. Quy trình của quán chưa hợp lý

Nếu quy trình vận hành của quán cà phê không rõ ràng, trơn tru sẽ rất dễ dẫn đến tình trạng làm việc không khoa học, các khâu bị chồng chéo hoặc thừa/thiếu nhân sự. Các quán cà phê hiện nay vẫn áp dụng cách order thủ công, khi khách vào quán thì sẽ có nhân viên ra đưa menu và ghi lại order của khách vào giấy. Cách order thủ công như vậy có thể khiến cho nhân viên order nhầm lẫn hoặc bỏ sót món của khách, đặc biệt là trong giờ cao điểm thì càng dễ nhầm lẫn hơn. 

Khi nhầm lẫn, quán buộc phải làm lại miễn phí một ly mới cho khách, gây ra sự hao hụt về nguyên vật liệu và chi phí cho quán.

Ngoài ra, hiện nay phần lớn các quán cà phê cũng chưa có cách quản lý nhân sự hiệu quả. Việc theo dõi chấm công, xin nghỉ, đi sớm về muộn,… của nhân viên hầu như vẫn làm thủ công bằng cách đánh dấu vào bảng chấm công. Nhiều nhân viên đã lợi dụng việc này để thường xuyên đi sớm về muộn hoặc nghỉ đột xuất, khiến cho chủ quán gặp nhiều khó khăn khi theo dõi ngày công để làm lương. 

Nếu làm lương không chính xác thì chi phí nhân sự của quán sẽ bị đội lên nhiều lần, cũng là một nguyên nhân khiến cho quán cà phê bị thất thoát.

2. Các cách chống thất thoát trong kinh doanh quán cà phê

2.1. Thường xuyên kiểm tra, cập nhật tình hình trong quán

Để hạn chế tình trạng nhân viên lơ là, cẩu thả hoặc thiếu kiểm soát do không có người giám sát, chủ quán cần phải thường xuyên có mặt tại quán để giám sát tình hình. Nếu không, các nhân viên sẽ lợi dụng việc không có người theo sát mà làm việc hời hợt, thiếu trung thực, thậm chí tranh thủ cơ hội để ăn bớt nguyên liệu gây ra tình trạng thất thoát chi phí cho quán. 

Tuy nhiên, không phải bất kỳ lúc nào chủ quán cũng có thể đến quán để theo dõi các công việc. Đặc biệt, với các chuỗi thương hiệu lớn, gồm nhiều cửa hàng thì việc này lại càng khó khăn hơn bởi chủ quán sẽ phải xử lý rất nhiều việc, gần như không có thời gian để giám sát kỹ lưỡng từng cơ sở một. 

Vì thế, ở mỗi cửa hàng trong chuỗi cần có một quản lý để thay mặt chủ quán giám sát, xử lý các công việc phát sinh. Người quản lý này cần được chủ quán tuyển chọn kỹ càng, đảm bảo các yêu cầu về chuyên môn và tính trung thực. Bên cạnh đó, chủ quán cũng nên áp dụng việc quản lý quán cà phê từ xa bằng cách sử dụng những phần mềm quản lý hiện đại, hiệu quả.

2.2. Quản lý chặt chẽ đội ngũ nhân viên

Để có một đội ngũ nhân viên chất lượng, ngay từ khâu tuyển chọn thì chủ quán phải đặt ra những tiêu chí chi tiết, cụ thể về cả chuyên môn và thái độ làm việc. Có thể nhân viên đó chưa có nhiều kinh nghiệm, nhưng bắt buộc phải là một người trung thực, cẩn thận, nhanh nhẹn, tư duy tốt, có trách nhiệm trong công việc và kỹ năng xử lý tình huống tốt.

Sau khi đã tuyển chọn nhân viên, quán cần tổ chức những buổi training về kỹ năng nghiệp vụ, cũng như cách giải quyết các vấn đề phát sinh trong khi làm việc cho các nhân viên mới. Chương trình training của quán càng chi tiết và cẩn thận bao nhiêu thì các nhân viên sẽ càng dễ tiếp thu học hỏi bấy nhiêu. Việc này sẽ tạo ra một chuẩn mực chung khi làm việc cho tất cả đội ngũ nhân viên trong quán, giúp tạo được ấn tượng tốt với khách hàng. 

Ngoài ra, quán cũng nên đưa ra những quy tắc chung trong công việc, bao gồm cả thưởng cho nhân viên xuất sắc và phạt với những người vi phạm. 

Để tránh tình trạng nhân viên lợi dụng ăn cắp tiền bạc hoặc nguyên vật liệu, chủ quán có thể lắp camera theo dõi ở trong quán và đặc biệt nên tập trung ở những vị trí quan trọng như: quầy order – thu ngân, quầy pha chế,… Vấn đề tính ngày công, kiểm soát đi sớm về muộn của nhân viên cũng sẽ được giải quyết triệt để bằng cách sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự để chủ quán theo dõi tình hình nhân viên tốt hơn, đồng thời có thể để nhân viên chủ động đăng ký ca làm việc và xin nghỉ.

2.3. Quản lý tốt vật tư và nguồn nguyên liệu

Chi phí vật tư máy móc và nguyên vật liệu chiếm một phần rất lớn trong chi phí hoạt động của một quán cà phê. Nếu chủ quán không kiểm soát tốt khoản chi phí này, để nó cao quá mức thì rất có thể dẫn tới tình trạng doanh thu thu về của quán chỉ đủ bù cho chi phí hoạt động hoặc thậm chí là bị lỗ. Vậy nên chủ quán cần có một kế hoạch rõ ràng trong việc quản lý máy móc, nguyên vật liệu đầu vào để tránh thất thoát.

Đầu tiên, quán cà phê nên có quy trình quản lý khoa học, chi tiết từ khâu xuất nhập hàng hóa: số lượng hàng nhập bao nhiêu, ngày giờ nhập hàng, số lượng nguyên liệu dùng mỗi ngày, báo cáo so sánh lượng nguyên liệu dùng giữa các ngày,… Quán phải có định lượng công thức pha chế cụ thể cho mỗi một sản phẩm, từ số lượng bán ra mỗi ngày sẽ trừ đi phần nguyên liệu đã dùng, đối chiếu với số còn lại để xem nhân viên có ăn bớt không. 

Công thức pha chế này cũng sẽ giúp chủ quán tính ra được tỷ trọng chi phí nguyên liệu và khấu hao vật tư bình quân trên mỗi sản phẩm, làm căn cứ tính ra giá bán. Từ giá bán và số lượng thì chủ quán có thể tính ra được doanh thu mỗi ngày, so sánh với chi phí và tính toán xem quán có lãi hay không, có đang hoạt động hiệu quả hay không.

Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, nếu các quán cà phê vẫn áp dụng các quy trình thủ công bằng cách theo dõi hàng hóa bằng sổ sách, quản lý kho bằng Excel hay ghi chép tay thu – chi mỗi ngày thì sẽ rất khó để phát hiện những gian lận, nhầm lẫn của nhân viên hoặc đánh giá được tổng thể hoạt động của quán. 

Các chủ quán cà phê nên cân nhắc việc đưa các giải pháp hiện đại như phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm quản lý kho, phần mềm kế toán,… vào để làm mới quy trình vận hành của quán, giúp quán hoạt động hiệu quả hơn cũng như hạn chế tối đa sự thất thoát nguyên vật liệu.

Xem thêm: TikTok Shop – Bí quyết kinh doanh online hiệu quả cho nhà hàng, quán cafe

3. Kết luận

Đối với các quán cà phê, quản trị thất thoát là một việc rất quan trọng vì thất thoát sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền của quán. Nếu thất thoát quá nhiều, tình hình kinh doanh của quán sẽ đi xuống rất nhanh, lỗ chồng lỗ và hậu quả là quán phải đóng cửa. Vì thế, các chủ quán nên có giải pháp quản trị thất thoát trong kinh doanh, hạn chế tối đa việc lợi nhuận của quán bị ảnh hưởng.