Quản lý nguyên liệu nhà hàng là công việc quan trọng khi bạn bắt đầu mở quán. Thế nhưng, rất nhiều chủ quán vẫn gặp khó khăn khi quản lý nguyên vật liệu nhà hàng. Bởi lẽ, không phải ai kinh doanh nhà hàng cũng có chuyên ngành về kế toán, tài chính hay có kinh nghiệm quản lý trước đó. Trong bài viết này, iPOS.vn sẽ cùng bạn đi qua các khó khăn phổ biến, các phương pháp và cách lập kế hoạch quản lý nguyên vật liệu nhà hàng hiệu quả và tiết kiệm nhất nhé!

Xem thêm: Top 15+ phần mềm quản lý nguyên liệu nhà hàng miễn phí và trả phí tốt nhất

1. Khó khăn khi quản lý nguyên liệu nhà hàng

Trên thực tế, có rất nhiều người đầu bếp hoặc cử nhân chuyên ngành quản trị nhà hàng mong muốn khởi nghiệp với thương hiệu riêng của mình. Khi làm công việc chuyên môn, họ luôn rất xuất sắc và thành công. Tuy nhiên, khi chuyển đổi vai trò thành người chủ thì lại gặp rất nhiều khó khăn trong việc quản lý và trở nên đau đầu với những con số rắc rối mỗi ngày. Điển hình là 3 khó khăn hay gặp sau đây:

1.1. Không dự tính được nguyên liệu nhà hàng cần thiết 

Khó khăn đầu tiên khi quản lý nguyên liệu nhà hàng chính là không dự tính được số nguyên vật liệu cần thiết trong ngày, dẫn đến tình trạng thiếu hụt trong giờ cao điểm hoặc dư thừa khi vắng khách. Chưa kể, việc nhập nguyên liệu dư rồi để lại đến hôm sau cũng gây nên tình trạng hàng hóa bị ôi thiu hoặc mất đi hương vị tươi mới. Đặc biệt là các mô hình nhà hàng fine-dining hoặc hải sản, lẩu nướng… thực khách thường rất quan tâm và đánh giá nhà hàng dựa trên mức độ tươi của nguyên liệu bên cạnh các yếu tố phục vụ khác của nhà hàng.

1.2. Không quản lý chặt chẽ khiến thất thoát nguyên liệu nhà hàng

Thực chất, quản lý nguyên vật liệu nhập xuất là một trong những công đoạn gây ra nhiều thất thoát nhất trong nhà hàng. Nếu công việc này không được kiểm soát chặt chẽ, nhà hàng sẽ rơi vào tình trạng thất thoát nguyên liệu dù thực tế chưa dùng đến là bao. Nguyên nhân thất thoát nguyên vật liệu nhà hàng chủ yếu từ 2 lý do sau đây:

• Chủ quán không sát sao quản lý số liệu thu mua, chế biến: Nếu chủ quán không trực tiếp kiểm tra số liệu để nắm bắt doanh số từng món ăn, thì khả năng cao là bạn sẽ không quyết định chính xác lượng nguyên vật liệu cần nhập mỗi lần. Nếu số lượng nguyên vật liệu bị dư thừa nhiều, thực khách sẽ phải ăn món bít tết với một miếng thịt bò bị đông lạnh quá thời hạn. Ngược lại, nếu lượng nguyên liệu không đủ, chủ quán lại phải đi thu mua gấp gáp để bù đắp. Hệ quả là, bạn phải mua ở nhà cung ứng lạ, không biết chất lượng ra sao với mức giá cao hơn định mức ban đầu. 

• Nhân viên thu mua nguyên liệu nhà hàng gian lận, làm sai: Ở mỗi công đoạn nhỏ này, chỉ cần (1) người phụ trách thu mua (thường là nhân viên hoặc quản lý) kiểm thiếu hàng hoặc phổ biến hơn (và tiêu cực hơn) là kết hợp với nhà cung ứng để tạo ra chênh lệch hoặc (2) bộ phận bếp chế biến không đúng theo công thức thì bạn đã bị thất thoát tài chính rất nhiều. Nếu việc đó xảy ra hàng ngày, bạn sẽ thấy sự hao phí lớn đến chừng nào.

1.3. Rủi ro nguyên liệu nhà hàng tồn kho

Nỗi quan ngại lớn nhất của một người quản lý nguyên liệu nhà hàng chính là việc hàng hóa trong kho tồn đọng quá nhiều, gây nên hư hao và tổn thất cho doanh nghiệp. Tất nhiên, hầu hết các nhà hàng hiện nay đều nhập một số lượng lớn hàng hóa nhằm thỏa thuận được mức chiết khấu thấp từ đối tác cung cấp nguyên vật liệu. Thế nhưng do chủ quán tính toán không hợp lý hay nhân viên kho không nắm được hạn sử dụng mà số hàng hóa trong kho cứ thế chất đống và hết hạn lúc nào không hay. 

Bài toán thất thoát này giống như câu chuyện về con gà và quả trứng. Nếu muốn bảo đảm, bạn cần là người trực tiếp làm những công việc này hàng ngày. Thế nhưng trớ trêu là, nếu không trao quyền cho người khác đảm nhận, một mình chủ quán ôm đồm công việc thì nhà hàng của bạn lại khó có thể phát triển – mở rộng quy mô thêm được.

Xem thêm: 10 sai sót phổ biến khi quản lý nguyên liệu trong nhà hàng

2. Lập kế hoạch quản lý nguyên vật liệu trong kho nhà hàng

2.1. Xây dựng bảng định mức nguyên vật liệu trong nhà hàng

Xây dựng định mức nguyên vật liệu trong nhà hàng là điều tiên quyết để chủ quán có thể lập kế hoạch quản lý nguyên liệu thành công, bao gồm 3 bước cơ bản như sau:

2.1.1. Xác định Food Cost nguyên liệu nhà hàng

Việc xây dựng định mức nguyên vật liệu liên quan chặt chẽ tới việc xác định Food Cost – chi phí nguyên liệu cấu thành nên món ăn. Đó không chỉ là chi phí thực phẩm thô mà còn các chi phí khác như điện, nước, gas, gia vị… được chia thành 04 nhóm chính:

• Chi phí trực tiếp: là các loại chi phí liên quan trực tiếp đến việc cấu thành món ăn như chi phí nguyên liệu, gia vị, dụng cụ;
• Chi phí nhân công: chi phí trả cho nhân viên bếp, phục vụ, tạp vụ,… tạo ra món ăn và nhân viên dọn dẹp vệ sinh sau bữa ăn;
• Chi phí bổ sung: chi phí giá trị thương hiệu, chất lượng dịch vụ, độ ngon của món ăn,… đều ảnh hưởng đến việc tính giá cost;
• Chi phí phát sinh: khấu hao mặt bằng, trang thiết bị, tiếp thị, bán hàng,…

Theo kinh nghiệm của người trong ngành, mức Food Cost hợp lý để nhà hàng có lợi nhuận ổn định là tối thiểu 35% và tối đa là 45%. Tuy nhiên, con số này chỉ mang tính chất tham khảo. Nếu bạn mong muốn phục vụ cho thực khách những món ăn đầy đặn, tươi ngon thì có thể cân nhắc tăng Food Cost lên để “lấy lòng” khách hàng. Chỉ cần bạn tính toán giá Cost nguyên liệu nhà hàng cẩn thận thì vẫn có lợi nhuận và có thể tiếp tục kinh doanh. 

Xem thêm: Quy trình quản lý nguyên liệu nhà hàng đơn giản, nhanh chóng

2.1.2. Xác định giá bán món ăn

Phía trên là một cách để định giá món ăn dựa trên chi phí và ước tính khoản lợi nhuận mong muốn. Ngoài ra, bạn có thể phối hợp thêm một số phương pháp khác để định giá phù hợp nhất:

• Định giá dựa trên phân khúc khách hàng và đối thủ cạnh tranh: Thông thường khi mở nhà hàng, bạn sẽ phải xác định đối tượng phục vụ của quán mình là ai. Đó có thể là sinh viên học sinh, dân công sở hoặc doanh nhân, thu nhập trung bình hoặc thu nhập cao,… Từ những yếu tố nhân khẩu học của tệp đối tượng mục tiêu, bạn sẽ xây dựng được chân dung khách hàng của mình. Tiếp đến, bạn cần tiến hành nghiên cứu các nhà hàng phục vụ sản phẩm tương tự xem khung giá như thế nào. Từ 2 bước trên, chủ quán sẽ hình thành được giá bán phù hợp nhất. Tuy nhiên, việc này sẽ gây áp lực ngược trở lại cho bộ phận bếp để cân đối Food Cost.
• Định giá dựa trên giá trị: Trường hợp này phổ biến đối với những nhà hàng đặc sản, sở hữu những công thức món ăn đặc biệt hoặc dịch vụ xuất sắc. Ví dụ, có rất nhiều khách hàng sẵn sàng xếp hàng chờ đợi để được thưởng thức nghệ thuật phục vụ của nhà hàng Haidilao. Hay đối với Pizza 4Ps, bên cạnh chất lượng món ăn tươi ngon đặc biệt, không gian và cách thức phục vụ cũng khiến cho khách hàng ưa thích và không ngại tiếp tục quay lại những lần sau.

• Định giá thâm nhập thị trường: Đây là cách thức sử dụng một mức giá bán trung bình trong thời gian đầu và tăng dần qua thời gian nếu món ăn nhận được phản hồi tích cực. Điều này đòi hỏi bạn phải trường vốn và cân đối chi phí rất kỹ trong thời gian đầu để duy trì được hoạt động của nhà hàng. Đến thời điểm bạn giành được một lượng thị phần nhất định thì việc tăng dần giá bán trở nên đơn giản hơn.
• Định giá cao cấp: Phương pháp này phù hợp với những nhà hàng cao cấp. Thông thường tâm lý của thực khách là giá cao tương ứng với dịch vụ tốt. Một mức giá cao cũng giúp bạn phân khúc rõ ràng đối tượng khách hàng của mình và xây dựng các hoạt động tập trung vào họ. Mức giá cao cấp cũng giúp bạn dễ dàng hơn trong việc sử dụng các chương trình khuyến mãi mà không lo ảnh hưởng tới lợi nhuận.
• Định giá dựa trên khả năng sinh lời: Nếu bạn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, bạn sẽ dễ dàng nắm bắt được những món bán chạy và được gọi là ‘signature’ của nhà hàng. Bạn có thể nhìn vào tần suất món ăn được gọi, doanh thu riêng món đó mang lại so sánh với tổng doanh thu, cảm nhận của khách hàng… để cân nhắc đẩy mạnh món ăn đó bằng cách tăng giá bán nhẹ hoặc tối ưu chi phí nguyên liệu. Khi đã có giá bán, bạn nhập liệu vào phần mềm:

2.1.3. Định mức nguyên vật liệu cho từng món ăn

Bước tính toán Food Cost và định giá phía trên cũng đồng thời giúp xác định nguyên liệu cần thiết để chế biến được một món ăn hoàn chỉnh. Công việc này chủ quán và bộ phận bếp sẽ cùng thống nhất để định mức chính xác các món ăn có trong menu. Sau đó, bạn tiếp tục nhập liệu công thức chế biến này vào phần mềm:

Khi đã có thông tin chuẩn về nguyên vật liệu và giá bán chính thức, bạn tiến hành phổ biến cho toàn bộ nhân viên trong nhà hàng, từ bộ phận bếp, kế toán cho tới nhân viên phục vụ. Nếu cẩn thận hơn, bạn có thể in một bản cứng các công thức chế biến món ăn để đảm bảo mọi người đều nắm được. Điều đó cũng giúp bạn tiết kiệm thời gian training cho nhân viên mới vì đặc thù ngành F&B tỉ lệ ra vào của nhân sự là rất cao.

2.2. Lập kế hoạch mua nguyên liệu cho nhà hàng

Khi đã xác định được Food Cost và định mức nguyên liệu món ăn, chủ quán hoặc nhân viên thu mua cần tiến hành lập kế hoạch mua nguyên liệu cho nhà hàng. Thông thường, chủ nhà hàng sẽ cần thực hiện các bước sau đây:

• Bước 1: Liệt kê toàn bộ các loại nguyên vật liệu cần dùng trong nhà hàng
• Bước 2: Tìm kiếm đối tác, nhà cung cấp nguyên vật liệu nhà hàng
• Bước 3: Mua nguyên liệu theo số lượng lớn, hoặc mua nguyên liệu theo nhu cầu
• Bước 4: Theo dõi và kiểm tra giao nhận nguyên liệu nhà hàng
• Bước 5: Đánh giá kết quả thu mua nguyên liệu nhà hàng

Thông thường, các chủ quán hiện nay thường lập kế hoạch mua nguyên liệu nhà hàng dựa theo các thông số mà phần mềm quản lý kho đã chỉ ra, ví dụ như: các báo cáo phân tích chuyên sâu về quá trình mua hàng, dự trữ tồn kho, nhà cung cấp, thời gian order hàng, hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, v.v…

2.3. Kiểm soát giá cả nguyên vật liệu đầu vào của nhà hàng

Một yếu tố quan trọng khi chủ quán thiết lập kế hoạch quản lý nguyên liệu nhà hàng chính là kiểm soát giá cả nguyên vật liệu đầu vào của nhà hàng. Các nhà cung cấp nguyên liệu cho nhà hàng có thể thay đổi mức giá liên tục, nếu không để ý bạn có thể phải mua nguyên liệu với chi phí vô cùng đắt đỏ:

• Thu thập báo giá của nhà cung cấp nguyên liệu nhà hàng.
• Theo dõi việc tăng giảm giá của các nhà cung cấp nguyên liệu đầu vào của nhà hàng.
• Định kỳ hàng tháng kiểm tra giá cả trên thị trường và so sánh với giá của nhà cung cấp nguyên liệu đầu vào của nhà hàng.
• Kiểm tra tính chính xác về giá, nhà cung cấp với nguyên liệu nhà hàng mua ngoài.

2.4. Kiểm soát nguyên liệu nhà hàng tồn kho, xuất nhập tồn

Kiểm soát nguyên liệu tồn kho trong nhà hàng là điều quan trọng trong công tác quản lý nguyên liệu nhà hàng, bao gồm:

• Định kỳ kiểm tra số lượng xuất nhập tồn và số lượng hàng hoá thực tế trong kho.
• Hàng tháng, kết hợp cùng thủ kho/kế toán kiểm kê số lượng hàng hoá tồn thực tế trong kho, bếp, bar.

Các loại báo cáo nguyên vật liệu tương thích nhất với nhà hàng hiện nay là:

• Báo cáo tổng hợp xuất kho

• Báo cáo tổng hợp tồn kho

• Tổng hợp xuất nhập tồn/chi tiết tồn kho

3. Mẫu file excel quản lý nguyên vật liệu nhà hàng

Việc lập bảng quản lý nguyên vật liệu thủ công sẽ giúp chủ nhà hàng theo dõi các số liệu về hàng hóa. Mẫu file excel quản lý nguyên vật liệu nhà hàng vẫn sẽ bao gồm các yếu tố sau:

• Dữ liệu về nguyên liệu tạo nên thành phẩm/bán thành phẩm
• Dữ liệu về phiếu nhập/xuất
• Dữ liệu về bảng báo cáo xuất – nhập – tồn

Cụ thể hơn, hãy download file excel tại ĐÂY để dựa vào đó lập bảng quản lý nguyên liệu nhà hàng nhé!

4. Nên dùng phần mềm quản lý nguyên liệu nhà hàng hay sổ sách excel?

Có lẽ đến đây, nhiều chủ quán sẽ thắc mắc: Nên sử dụng phần mềm quản lý nguyên liệu nhà hàng hay sổ sách excel? Tất nhiên, nếu quản lý nguyên liệu bằng file excel thì chủ quán sẽ không mất một đồng chi phí nào cả, trong khi đó để quản lý nguyên liệu một cách chuyên nghiệp và hiệu quả thì bạn cần đến sự hỗ trợ từ các phần mềm quản lý hỗ trợ. So sánh hai thức quản lý nguyên liệu này có thể nhận thấy những điểm khác biệt như sau:

Nếu bạn đang quản lý nguyên liệu nhà hàng theo phương pháp truyền thống thì chắc hẳn bạn đã hiểu cách vận hành của nhà hàng. Có thể thấy phương pháp này mang lại nhiều rủi ro cho bạn bởi thủ công luôn gắn liền với 2 yêu cầu: cần nhiều thời gian và xử lý theo cảm tính. Những yếu tố này chắc chắn sẽ không giúp bạn phát triển quy mô kinh doanh của bạn lên được, mà thậm chí còn khiến bạn hao tổn sức lực, thời gian rất nhiều. 

Trên đây là cách quản lý nguyên liệu nhà hàng hiệu quả và tiết kiệm nhất. Hi vọng với những chia sẻ trên, chủ quán có thể tìm ra cho mình phương pháp quản lý nguyên liệu phù hợp và kinh doanh khởi sắc.