Do đặc thù ngành F&B, nhà hàng, quán cafe luôn mở cửa tất cả các ngày trong tuần, kể cả ngày lễ, Tết, thậm chí có nhiều quán mở xuyên đêm. Do đó, đặt ra bài toán về việc chia ca làm việc cho nhân viên quán cafe sao cho khoa học để luôn đảm bảo đủ nhân lực phục vụ khách hàng nhưng vẫn cân đối được thời gian nghỉ ngơi của nhân viên là một bài toán khó.

Tuy nhiên, không phải chủ quán nào cũng biết cách chia ca làm việc cho nhân viên sao cho khoa học và đạt hiệu quả cao nhất. Vậy hãy cùng iPOS.vn tìm hiểu ngay trong bài viết này!

1. Ca làm việc là gì? Kíp làm việc là gì? 

1.1. Ca làm việc là gì?

Ca làm việc là một đơn vị thời gian được sử dụng để tổ chức công việc và lịch làm việc của nhân viên. Thông thường, trong ngành dịch vụ như nhà hàng, quán cafe, khách sạn sẽ chia thời gian làm việc thành các khung giờ riêng biệt gọi là “ca làm việc”. 

Ca làm việc mấy tiếng là do thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, miễn không vượt quá thời gian quy định của Bộ Luật lao động. Tuy nhiên, thông thường, mỗi ca làm việc sẽ được chia là 8 tiếng đồng hồ và có thể được xác định theo các khung giờ như buổi sáng, buổi trưa, buổi tối. 

Ba ca làm việc trong ngày phổ biến nhất tại các nhà hàng, quán cafe thường diễn ra như sau:

• Ca Sáng: bắt đầu từ 6 giờ sáng đến 14 giờ chiều.
• Ca Chiều: bắt đầu từ 14 giờ chiều đến 22 giờ đêm.
• Ca Tối: bắt đầu từ 22 giờ đêm đến 6h sáng hôm sau.

1.2. Kíp làm việc là gì?

“Kíp” là một từ xuất phát từ tiếng Pháp (equipped: phiên âm là ekip). Khi nói “kíp làm việc” là muốn chỉ các nhân sự được phân chia thành các đội, nhóm, tổ làm việc cùng nhau. 

Quản lý ca, kíp làm việc là một phần quan trọng trong việc vận hành nhà hàng, quán cafe, giúp đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất nhưng cũng đảm bảo thời gian nghỉ ngơi, luân phiên cho nhân sự. 

2. Tại sao cần chia ca làm việc cho nhân viên quán cafe? 

Thời gian hoạt động của quán cafe là tất cả các ngày trong tuần, kể cả thứ bảy, chủ nhật và ngày lễ, Tết. Vì vậy, chia ca làm việc cho nhân viên là điều vô cùng cần thiết. Cụ thể, chia ca làm việc cho nhân viên quán cafe sẽ có những vai trò và lợi ích như sau: 

• Đảm bảo hoạt động phục vụ khách hàng liên tục: Dịch vụ kinh doanh ăn uống nói chung thường mở cửa cả ngày cho đến tối muộn, thậm chí có quán mở xuyên đêm nên cần nhân viên làm việc liên tục. Chia ca giúp đảm bảo rằng có đủ nhân viên trong thời gian hàng quán mở cửa, hạn chế tình trạng quá tải hoặc thiếu nhân viên.
• Quản lý thời gian làm việc: Chia ca giúp quán cafe quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách hiệu quả. Điều này đảm bảo nhân viên có thời gian nghỉ giữa các ca, tránh làm việc quá mệt mỏi, ảnh hưởng đến sức khỏe.
• Đảm bảo hiệu suất làm việc: Chia ca có thể giúp tăng hiệu suất làm việc của nhân viên. Do đặc thù nhân sự phục vụ nhà hàng, quán cafe đa phần là sinh viên, người làm part-time, vì vậy khi nhân viên biết rõ lịch làm việc của mình có thể chủ động sắp xếp lịch làm việc, cân đối với thời gian học tập, nghỉ ngơi. 
• Phân bổ công việc: Chia ca phù hợp với số lượng khách hàng dự kiến trong ca làm việc đảm bảo có đủ nhân viên để phục vụ khách hàng, nâng cao trải nghiệm.
• Quản lý chi phí: Chia ca linh hoạt giúp chủ quán quản lý chi phí một cách hiệu quả. Thay vì phải thuê nhiều nhân viên làm việc cùng một lúc thì sẽ tối ưu số lượng nhân viên trong từng ca làm việc.

Xem thêm: Checklist công việc quán cà phê từ lúc mở cửa đến lúc đóng cửa

3. Cách chia ca làm việc cho nhân viên quán cafe khoa học, đạt hiệu quả cao 

Hiện nay, hầu hết các nhà hàng, quán cafe thường áp dụng phân ca làm việc thành 3 ca, mỗi ca kéo dài khoảng 4 tiếng và luân phiên giữa các kíp. 

Dưới đây cách chia ca làm việc cho nhân viên quán cafe phổ biến nhất:

– Đối với nhân viên toàn thời gian:

• Ca sáng: 6:30 – 14:30 tất cả các ngày.
• Ca chiều: 14:30 – 22:30 tất cả các ngày.

– Đối với nhân viên bán thời gian:

• Ca 1: 8:00 – 13:00 tất cả các ngày.
• Ca 2: 13:00 – 17:00 tất cả các ngày.
• Ca 3: 17:00 – 22:30 tất cả các ngày.

– Đối với nhân viên ca gãy:

Nhân viên ca gãy là nhân viên tăng cường được sắp xếp theo khung giờ cửa hàng đông khách. Thời gian làm ca gãy tương tự với thời gian làm của nhân viên bán thời gian. Vậy nên thông thường, lịch làm việc của ca gãy sẽ như sau: 

• Ca gãy 1: 10:00 – 15:00 theo ngày kế hoạch.
• Ca gãy 2: 18:00 – 22:30 theo ngày kế hoạch.

Việc chia ca làm việc cho nhân viên quán cafe nhìn chung khá đơn giản, dễ hiểu. Nhưng với quán cafe có đông nhiên viên hoặc quá ít nhân viên thì việc quản lý nhân sự và chia kíp làm việc lại phức tạp hơn nhiều.

– Cách chia 3 ca làm việc và 4 kíp:

• Ngày thứ nhất: Ca 1 – Kíp 1, Ca 2 – Kíp 2, Ca 3 – Kíp 3.
• Ngày tiếp theo: Ca 1 – Kíp 4, Ca 2 tiếp tục quay lại từ Kíp 1, Ca 3 – Kíp 2,…

Cách chia ca làm việc này thường được áp dụng cho các quán đông nhân sự và nhân sự chủ yếu là sinh viên, người làm bán thời gian. Việc xoay kíp để đảm bảo nhân sự có nhiều thời gian nghỉ ngơi, sắp xếp lịch làm cân bằng với lịch học.  

– Cách chia 2 ca làm việc và 3 kíp:

• Ngày thứ nhất: Ca 1- Kíp 1, Ca 2 – Kíp 2.
• Ngày thứ hai: Ca 1 – Kíp 3, Ca 2 – Kíp 1.
• Ngày thứ ba: Ca 1 – đảo lại Kíp 2, Ca 2 – Kíp 1,…

Cách chia 2 ca làm việc và 3 kíp này thường được áp dụng cho những quán hạn chế số lượng nhân sự hoặc muốn tạo môi trường làm việc thoải mái, linh động đăng ký lịch làm việc cho nhân viên. 

4. Bí quyết quản lý ca làm việc của nhân viên nhà hàng, quán ăn, quán cafe hiệu quả

Nhiều chủ quán hiện nay đang chia ca làm việc cho nhân viên quán cafe bằng excel hoặc nhắn tin lịch làm việc theo tuần. Việc làm này tuy tiết kiệm chi phí nhưng lại dễ gây nhầm lẫn và khó quản lý. 

Vì vậy, các chủ quán thời 4.0 hiện nay đã tìm đến sự hỗ trợ của Phần mềm quản lý nhân sự iPOS HRM với tính năng xếp lịch làm việc linh hoạt. Chủ quán dễ dàng xếp lịch làm việc linh hoạt trên cả nền tảng app và web iPOS HRM. Sau đó, lịch làm việc sẽ được tự động gửi đến cho từng nhân viên, tránh nhầm lẫn, quên lịch. Đặc biệt, khi xếp lịch làm việc chồng chéo, hệ thống sẽ tự động cảnh báo để chủ quán kịp thời chỉnh sửa. 

Bên cạnh đó, với iPOS HRM, nhân viên cũng có thể chủ động đăng ký lịch làm việc hoặc xin đổi ca trên ứng dụng. Chủ quán dễ dàng theo dõi và chủ động duyệt đơn nhanh gọn, chính xác. 

Tạm kết 

Chia ca làm việc cho nhân viên quán cafe là một trong những yếu tố quan trọng đem lại hiệu quả vận hành quán. Chia ca làm việc cho nhân viên quán cafe một cách khoa học và hiệu quả có thể giúp chủ quán tận dụng tối đa nguồn lực nhân sự, nâng cao chất lượng phục vụ và đáp ứng nhu cầu khách hàng tốt nhất. Đồng thời, cũng tạo động lực cho nhân viên hơn khi được chủ động cân bằng giữa thời gian làm việc và nghỉ ngơi. 

Nếu đang còn băn khoăn chưa biết sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên hợp lý hoặc gặp vấn đề bị chồng chéo ca, chủ quán đừng ngần ngại đăng ký dùng thử miễn phí Giải pháp quản lý nhân sự iPOS HRM Tại đây.