Giải quyết vấn đề cân đối nhân sự nhà hàng luôn là một bài toán khó đối với các chủ kinh doanh F&B bởi nhân sự trong ngành này không có tính bền vững. Nếu như sắp xếp không khéo, nhà hàng hoặc quán cà phê sẽ rất tốn kém trong việc chi tiền cho chi phí nhân sự, ảnh hưởng tới doanh thu.

Mỗi mô hình quán sẽ cần một lượng nhân sự khác nhau. Không có một con số cụ thể hay mẫu số chung nào cho tất cả các quán vì điều này còn phụ thuộc vào phong cách hoạt động của cửa hàng, ước tính doanh thu và lãi muốn đạt được, thói quen tiêu dùng của từng tệp khách hàng khác nhau. Nếu không tính toán nhân sự phù hợp thì có thể xảy ra tình trạng không đủ hoặc quá thừa nhân viên, cũng như ảnh hưởng tới hiệu suất làm việc chung của toàn nhà hàng.

Vậy làm cách nào để cân đối số lượng nhân sự cho hợp lý với mô hình của quán? Hãy cùng iPOS.vn khám phá qua bài viết dưới đây nhé!

1. Tính toán số lượng nhân viên phù hợp với mô hình kinh doanh

Ở Việt Nam, có thể thấy các quán trà sữa hoặc cà phê, fast food thường là mô hình trả trước, còn các nhà hàng hay quán ăn là mô hình trả sau. Lựa chọn mô hình kinh doanh như thế nào nào sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc quán phải tuyển bao nhiêu nhân viên, sắp xếp số lượng nhân viên một ca như thế nào cho phù hợp,…

Mô hình thanh toán trả trước bắt nguồn từ thói quen mua cà phê mang đi của nước ngoài và được du nhập vào Việt Nam, phổ biến hơn trong những năm gần đây do thói quen uống trà sữa – cà phê và ăn fast food của giới trẻ. Hầu hết các quán áp dụng mô hình này thì khách hàng sau khi trả tiền xong sẽ tự lấy đồ, giảm tải được việc nhân viên phục vụ phải tìm và bê ra tận bàn. Cũng từ đó, chi phí vận hành cho nhân viên được tiết kiệm vì có thể cắt giảm bớt số lượng nhân viên.

Tuy nhiên ở Việt Nam, một bộ phận người tiêu dùng hầu hết vẫn muốn ngồi tại chỗ gọi nhân viên tư vấn để gọi món rồi sẽ thanh toán trả sau, nhất là các quán ở tỉnh hay thành phố nhỏ và đối tượng khách hàng là người lớn tuổi. Điều này sẽ dẫn đến việc nhà hàng hay quán ăn phải tăng thêm số lượng nhân viên để đủ bao quát hết tất cả các khách, đặc biệt là trong giờ cao điểm. Vì thế, chi phí vận hành cho nhân viên cũng sẽ tăng lên đáng kể.

Một số quán cà phê, trà sữa hoặc đồ ăn nhẹ đã sử dụng thẻ rung để tiết kiệm chi phí nhân sự, sau khi khách hàng thanh toán trả trước xong sẽ lấy thẻ và ra bàn ngồi, đợi thẻ rung lên thì tự ra lấy đồ ăn hoặc đồ uống của mình. Cách làm này cũng tương đối hiệu quả khi có thể cắt giảm việc nhân viên phải tìm bàn và bê đồ ra cho khách. 

Tuy nhiên chi phí đầu tư cho một bộ thẻ rung cũng không hề nhỏ, nhiều khách hàng lớn tuổi lại không biết cách sử dụng thẻ rung nên quán cần cân nhắc kỹ nếu như muốn dùng hình thức thanh toán này. 

Xem thêm: Tồn kho bao nhiêu là đủ? Vòng quay hàng tồn kho ngành F&B là gì?

2. Xếp số lượng nhân viên phù hợp cho từng khung thời gian

Hầu hết các nhà hàng đều gặp tình trạng là không phải lúc nào cũng đông khách mà sẽ chỉ đông khách vào những khung giờ nhất định: các nhà hàng ăn uống thì rơi vào khung giờ ăn trưa và ăn tối, các quán trà sữa hoặc cà phê sẽ vào trước giờ đi làm, giữa buổi chiều hoặc sau tan tầm. Ngoài ra, các dịp lễ Tết cũng là những khoảng thời gian đông khách, vất vả nhất cho nhân viên nhà hàng.

Chủ quán nên biết cân đối số lượng nhân viên trong quán, không thể dàn đều nhân viên cho cả ngày vì sẽ có những khung giờ vắng khách, nhân viên không có quá nhiều việc phải làm nên rất rảnh rỗi. Ngược lại, những khung giờ đông khách lại không có đủ nhân viên bao quát toàn bộ cửa hàng, dẫn tới việc thực khách không được phục vụ chu đáo thì sẽ để lại nhiều ý kiến tiêu cực về nhà hàng.

3. Áp dụng hình thức làm việc theo ca gãy

“Ca gãy” – hay nhiều người còn gọi là “bẻ ca”, “ca gián đoạn” – là khái niệm một ca làm việc không liền mạch. Thay vì làm liên tục 8 tiếng, một người làm ca gãy có thể làm 4 tiếng buổi trưa và 4 tiếng buổi tối. Như vậy vừa có thể đảm bảo thời lượng làm việc cho nhân viên, vừa có thể tối ưu được lượng người cần thiết của mỗi ca.

Trên thực tế, hầu hết các nhà hàng hay quán ăn sẽ chỉ đông khách vào khung giờ ăn trưa (từ 11 giờ đến 14 giờ) và khung giờ ăn tối (từ 6 giờ đến 9 giờ), còn khoảng thời gian ở giữa 2 khung giờ này thì sẽ gần như không có khách. Vì thế, việc sắp xếp cho nhân viên làm ca gãy có thể giúp nhà hàng đủ số lượng người phục vụ vào những lúc đông khách, còn những khung giờ ít khách hơn thì có thể giảm số lượng nhân viên đi. 

Với cách sắp xếp ca như thế này, nhà hàng có thể tiết kiệm được một khoản chi phí lớn trong việc trả công cho nhân viên.

4. Dự phòng số lượng nhân viên thích hợp 

Có một mẹo để tuyển và sắp xếp ca cho nhân viên sao cho vừa đảm bảo đủ người ở cửa hàng, vừa tiết kiệm mà thường được các chuỗi lớn áp dụng. Đó là họ không tuyển cố định số lượng nhân viên tối thiểu cần, mà họ tuyển nhân viên đủ đảm bảo với số giờ cần dùng.

Nếu làm theo cách này, tuy lượng nhân viên có thể nhiều hơn cần thiết, nhưng thay vì làm đầy đủ 7 ngày/tuần, 8 giờ/ngày thì quản lý sẽ xếp ca sao cho đảm bảo một người chỉ làm 5-6 ngày/tuần và 5-6 giờ/ngày. Như vậy, quán sẽ luôn có nhân viên dự phòng nếu như xảy ra tình trạng nhân viên nghỉ, khi đó những nhân sự còn lại sẽ được đẩy giờ làm việc lên. Cửa hàng có thể giảm khả năng bị thiếu nhân viên trong một ca, nhân sự vừa có thêm thu nhập mà không bị vượt quá sức lao động của mình.

Tuy nhiên, chỉ có các chuỗi F&B lớn và nổi tiếng thu hút được đông nhân viên tới ứng tuyển mới có thể áp dụng cách sắp xếp nhân viên như thế này. Đối với các quán ăn hay quán cà phê nhỏ thì sẽ rất khó để có thể tuyển đủ số người cần thiết để hoạt động.

Xem thêm: Những lầm tưởng thường gặp khi ăn theo chế độ healthy

5. Trả lương theo giờ thay vì trả lương cứng

Thông thường trong ngành F&B, các nhân viên phục vụ (đa số là sinh viên) sẽ chỉ lựa chọn làm part-time hoặc làm theo ca vào các dịp lễ, Tết; nên nếu áp dụng việc tính lương cứng theo ngày đi làm sẽ rất khó để tính ra số tiền lương đúng nhất. Đó là chưa kể tình trạng nhân viên nghỉ đột xuất, xin về sớm hay đến muộn, đảo ca, tăng ca xảy ra rất nhiều nên để ghép đủ thời gian 1 buổi tính lương cứng rất tốn công sức của kế toán nhà hàng.

Vậy nên để vừa đảm bảo trả lương đúng theo sức lao động của nhân viên, vừa để đảm bảo nhà hàng có thể tiết kiệm chi phí nhân sự nhất có thể thì nên áp dụng cách tính lương theo giờ, thay vì lương cứng x đồng/ngày. Đi kèm với việc tính lương theo số giờ làm việc, nhà hàng cũng nên áp dụng các giải pháp công nghệ như phần mềm quản lý nhân sự để theo dõi tình hình chấm công của nhân viên một cách chính xác nhất.

6. Kết luận

Là một ngành có sự biến động nhân sự thường xuyên nhất nên các doanh nghiệp F&B rất “đau đầu” trong việc làm sao để tính toán chi phí trả lương cho người lao động chính xác và hợp lý nhất. Tùy vào tình hình kinh doanh thực tế, các nhà hàng, quán cà phê có thể lựa chọn cách để cân đối nhân sự sao cho phù hợp.