Liên quan trực tiếp tới chất lượng trải nghiệm dịch vụ của khách hàng, chi phí cho nhân viên tại cửa hàng luôn là vấn đề đau đầu đối với mỗi thương hiệu. Người quản lý vừa phải đảm bảo đủ nhân sự để phục vụ khách hàng, vừa không để chi phí vượt ngưỡng cho phép. Việc này đòi một kế hoạch chi tiết, cụ thể nhưng cũng sẵn sàng cho việc thay đổi vào những thời điểm cần thiết.

Ai kinh doanh nhà hàng và dịch vụ ăn uống cũng hiểu rằng: Khác với các loại chi phí nguyên liệu, mặt bằng thường rất khó thay đổi, chi phí nhân sự là khoản nếu tối ưu tốt sẽ giúp cửa hàng tiết kiệm không chỉ tiền mà còn cả nhân lực và thời gian. Nhưng tối ưu thế nào thì không phải thương hiệu nào cũng có những cách tiếp cận đầy đủ và chính xác. Cùng tìm hiểu cách các mô hình kinh doanh chuỗi trong ngành F&B kiểm soát chi phí nhân sự thành công thông qua bài viết dưới đây.

Diễn biến phức tạp của dịch COVID-19 gây áp lực lên toàn bộ nền kinh tế, gây ảnh hưởng tiêu cực đến nhiều lĩnh vực, ngành nghề trong đó ngành F&B cũng chịu tác động không nhỏ. Để các nhà hàng, quán cafe có thể sống sót qua khủng hoảng, nhiều biện pháp ứng phó đã được người quản lý đưa ra như thay đổi chiến lược kinh doanh, cắt giảm giờ làm, cắt giảm chi phí, lương thưởng,… và một trong số đó là tối ưu chi phí nhân sự. Cùng iPOS.vn tìm hiểu chi tiết nhé!

1. Phân bổ nhân sự hợp lý – Kiểm soát nhân sự theo ca

Trong kinh doanh dịch vụ ăn uống, thời gian luôn được chia làm hai loại là “Giờ cao điểm” và “Giờ thấp điểm”. Có những khung giờ không có khách, thậm chí nhân viên không có việc để làm nhưng có những khung giờ cao điểm đông khách, nhân viên chạy hết công suất nhưng vẫn không kịp để phục vụ khách hàng. Bởi vậy việc phân bổ nhân sự phù hợp để đảm bảo chất lượng phục vụ, không gây mất uy tín, để lại ấn tượng xấu với khách hàng là điều vô cùng quan trọng.

Việc phân bổ nhân sự phù hợp là điều vô cùng quan trọng.

Ý nghĩa của hai loại giờ này không chỉ nằm ở việc đâu là thời gian khách hàng đến đông nhất mà còn ở đâu là thời điểm cần cắt bớt nhân viên. Thời gian đông và vắng khách sẽ tùy thuộc vào mô hình, sản phẩm và địa điểm kinh doanh của cửa hàng. Tuy nhiên, công thức chung trong tối ưu nhân sự vẫn là giảm tối đa nhân viên vào các khung giờ vắng khách.

Với các nhà hàng kinh doanh phục vụ khách hàng các bữa ăn chính trong ngày, từ 08h – 10h sáng và 14h – 17h chiều là khoảng thời gian để dọn dẹp và chuẩn bị nguyên liệu cho khung giờ bán hàng chính. Tại các thời điểm vắng, nhà hàng chỉ cần số lượng nhân viên tối thiểu để duy trì các hoạt động cơ bản và các công việc phát sinh trong dự kiến cho phép. Lúc này, sẽ có 2 lựa chọn mà tùy vào trường hợp cụ thể mà quản lý có thể lựa chọn để sắp xếp nhân sự hợp lý đó là:

Cắt toàn bộ nhân viên bán thời gian (part time) trong thời gian vắng khách

Điều này có nghĩa là nhà hàng cần xếp ca làm việc của nhân viên toàn thời gian (full time) sao cho thời gian làm việc của họ đảm nhận được cả 2 khung giờ vắng này. Điều này không chỉ có ý nghĩa về mặt chi phí, mà còn tối ưu về vận hành. Nhân viên full time thường sẽ có khả năng bao quát và chủ động trong các tình huống phát sinh hơn so với nhân viên part time.

Để nhân viên part time vào thời gian vắng và xếp ca gãy cho nhân viên full time

Việc xếp ca gãy cho nhân viên full time (để nhân viên làm việc vào các khung giờ phục vụ khách chính) sẽ giúp nhà hàng tận dụng tối đa năng lực và thời gian làm việc của họ. Theo đó, vào thời điểm vắng, các công việc đơn giản việc để nhân viên part time với chi phí lương thấp hơn full time cũng là một phương án tốt.

2. Cân bằng lực lượng nhân viên full time và part time

Nhiều quản lý quan niệm rằng việc sử dụng nhân viên part time sẽ giúp tiết kiệm được nhiều chi phí liên quan đến lương, thưởng, phúc lợi xã hội,… Tuy nhiên, đây là nguồn lao động không ổn định, tốc độ “thay máu” nhanh gây tốn kém chi phí, đồng thời thiếu sự ổn định trong kinh doanh vận hành. Vậy nên việc cân bằng lực lượng part time và full time là vô cùng cần thiết trong vận hành và kinh doanh mô hình ăn uống. Một tỷ lệ hay được áp dụng là 50 – 50. 

Không chỉ là cân bằng về tổng số lượng nhân viên trong nhà hàng mà còn là số lượng part time và full time trong từng ngày, từng ca. Việc sử dụng hết nhân viên full trong một ca hoặc một ngày sẽ làm chi phí nhân sự của ngày đó tăng lên cao một cách không cần thiết, đặc biệt là vào các ngày Lễ, Tết lương của các nhân viên chính thức thường được nhân 1.5 – 3 (tùy từng dịp).

Tuy nhiên, nếu một ca làm việc lại vắng bóng những nhân viên full time thì việc vận hành dễ bị lệch nhịp, bởi nhân viên part time thường không có đủ thời gian để hiểu rõ một ca vận hành của cửa hàng. Trong một cửa hàng, khi quản lý là người bao quát, điều phối hoạt động thì nhân viên full time lại chính là người “cầm nhịp” để các công việc được phối hợp với nhau một cách trơn tru.

Bên cạnh đó, đặt ra các lộ trình thăng tiến cho full time và gắn bó cho part time cũng rất quan trọng trong việc giảm thiểu chi phí đào tạo, tuyển dụng mới.

3. Bao nhiêu là đủ? – Kiểm soát quỹ lương

Một câu hỏi được đặt ra cho các cửa hàng là: “Vậy bao nhiêu là đủ?”. Một ca làm việc cần bao nhiêu nhân viên? Chi phí cho quỹ lương bao nhiêu là hợp lý?

Câu trả lời nằm ở tình hình kinh doanh của cửa hàng, cụ thể là doanh thu. Một cửa hàng doanh thu 100 triệu/tháng sẽ có số lượng nhân viên và quỹ lương khác hoàn toàn với cửa hàng có doanh thu 500 triệu/tháng. Tuy nhiên, định mức thường không vượt quá 10 – 15% tổng doanh thu trong tháng.

Cần có một bảng dự đoán doanh thu theo tuần/ngày, từ đó đưa ra dự đoán chi phí nhân sự cho từng ca làm việc.

Dựa vào định mức này, kết hợp với dự đoán doanh thu tháng tới, quản lý hoàn toàn có thể tự tính ra chi phí nhân viên cho phép. Nhưng nếu chỉ nhìn vào định mức cả tháng để lên kế hoạch sắp xếp nhân sự thì khả năng cao các quản lý sẽ bị “lạc lối” khi có vấn đề phát sinh. Vậy nên, để kiểm soát của quỹ lương hiệu quả các cửa hàng cần có một bảng dự đoán doanh thu theo tuần/ngày, từ đó đưa ra dự đoán chi phí nhân sự cho từng ca làm việc.

Thêm vào đó là theo dõi chi phí nhân sự thực tế theo ngày, sẽ giúp quản lý có cái nhìn rõ ràng và chính xác về chi phí. Nhờ vậy, các quyết định điều chỉnh nhân sự sẽ có tính phù hợp và kịp thời.

Giả sử, vào một ngày mưa, lượng khách xuống thấp hơn bình thường làm doanh thu cửa giảm, dẫn đến việc số lượng nhân sự vượt định mức ngày. Bằng việc nắm được thông tin này qua bảng theo dõi, quản lý cần thay đổi việc sắp xếp nhân sự vào hôm sau để bù lại chi phí cho ngày trước đó.

4. Không tăng lương làm sao để tăng năng suất lao động

Nghe có vẻ phi lý nhưng thực tế đã chứng minh một điều rằng để tăng năng suất lao động của một tập thể, các quản lý, chủ cửa hàng cần một kế hoạch dài hơi hơn là việc tăng lương trong nhất thời.

Thuê đúng người

Nhiều người cho rằng việc “đóng băng” tuyển dụng là cách để cắt giảm chi phí nhân sự nhưng điều đó không cần thiết. Thực tế, cách tối ưu chi phí nhân sự hiệu quả nhất là đảm bảo thuê đúng người, những người làm việc hiệu quả và phù hợp với văn hóa doanh nghiệp. Khi đảm bảo được nguồn nhân lực chất lượng cao bạn sẽ không cần hạn chế tuyển dụng. 

Nếu nhà hàng liên tục tuyển dụng nhân viên có trình độ chuyên môn, kỹ năng không đáp ứng được yêu cầu thực tế thậm chí còn ảnh hưởng trực tiếp đến thương hiệu của bạn.

Để tối ưu chi phí nhân sự, hãy suy nghĩ về quá trình tuyển dụng, xem xét lý do vì sao không tuyển được người? Lý do vì ứng viên không có kỹ năng phù hợp hay do văn hóa, môi trường làm việc? 

Tìm kiếm và thuê đúng người sẽ tạo sự khác biệt lớn trong hiệu suất làm việc và quá trình này bắt đầu từ việc tuyển dụng nhân sự. Hãy đảm bảo quy trình tuyển dụng của bạn có thể tìm kiếm được đội ngũ nhân viên đam mê, tận tụy, phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, đó cũng là cách tối ưu chi phí nhân sự không thể bỏ qua.

Nhân viên phải được đào tạo rõ ràng về quy trình và kỹ năng cần có.

Lộ trình đào tạo và thăng tiến

Cùng một chi phí phải trả cho nhân viên nếu họ làm việc với năng suất thấp, không hiệu quả thì rõ ràng bạn đã lãng phí tiền bạc của mình. Trái lại, nếu năng suất của họ tốt thì bạn sẽ thu được nhiều lợi ích hơn. Để nâng cao năng suất cho nhân viên, bạn cần có quy trình làm việc rõ ràng và nhân viên phải được đào tạo rõ ràng về quy trình và kỹ năng cần có. Nhân viên cần hiểu rõ công việc, trách nhiệm và vai trò của họ từ đó mới có thể làm việc trơn tru, hiệu quả. 

Không nhân viên nào muốn gắn bó hay dồn toàn tâm toàn ý cho công việc họ cho rằng nó chỉ là tạm thời. Việc tạo ra lộ trình được đào tạo và thăng tiến rõ ràng không chỉ giữ chân nhân viên lâu mà còn tạo cho họ động lực để phấn đấu làm họ dốc sức trong việc.

Cơ chế khen thưởng rõ ràng

Đây là một phần không thể thiếu trong việc tạo động lực làm việc cho nhân viên. Họ cần được cảm thấy công sức, nỗ lực của mình được ghi nhận và tưởng thưởng xứng đáng. Việc này cũng giúp tạo ra những cạnh tranh lành mạnh trong công việc giúp năng suất lao động được tăng lên.

Sử dụng các công cụ hỗ trợ

Xu hướng công nghệ lên ngôi, các cửa hàng ngày càng có nhiều công cụ hữu ích cho việc vận hành giúp cho nhân viên tiết kiệm được tối đa thời gian từ đó là cơ sở để tăng năng suất lao động và giảm bớt chi phí nhân sự. Chẳng hạn như giải pháp menu điện tử, bằng việc để khách hàng chủ động quét QR code để order tại bàn, nhân viên sẽ giảm được thời gian phục vụ một bàn khách. Hay với giải pháp Self Order, khách hàng có thể tự order đồ và thanh toán mà không cần nhân viên phục vụ.  Nhờ đó, một nhân viên có thể phục được nhiều bàn khách hơn, đồng thời nâng cao trải nghiệm khách hàng khi đến ăn tại quán.

Trong bối cảnh lượng khách hàng không thay đổi, một nhân viên có thể làm được nhiều việc hơn, các quản lý có thể cắt bớt số lượng nhân viên trong ca để giảm chi phí.

Nhìn chung, tối ưu chi phí nhân sự không chỉ là việc cắt, giảm nhân sự mà là việc sử dụng nhân sự một cách hợp lý trong vận hành. Do đó, để tối ưu được phần chi phí này, đòi hỏi mỗi người quản lý và chủ cửa hàng cần có cái nhìn thật sâu sắc và chi tiết với hoạt động kinh doanh của mình. Hy vọng, qua bài viết này các bạn có thể bỏ túi cho mình những chiến lược giúp tối ưu chi phí trong kinh doanh nhà hàng cho mình.

Cùng tham khảo một số phần mềm để vận hành cửa hàng trơn tru hơn nhé!

Tại sao nên sử dụng menu điện tử trong nhà hàng, quán cafe?

Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay