Quản lý nhân sự trong nhà hàng là một vấn đề nan giải với nhiều chủ thương hiệu, đặc biệt là những ai vừa mở quán hoặc chuẩn bị mở thêm các cơ sở mới. Tuy nhiên, do thiếu hụt nguồn lực nên nhiều chủ nhà hàng chưa thực sự quan tâm đến cách quản lý nhân viên và giữ chân người tài. Đừng lo lắng, iPOS.vn sẽ chia sẻ cho bạn cách quản lý nhân sự trong nhà hàng đơn giản, hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất trong bài viết dưới đây!

Xem thêm: 3 công cụ giúp quản lý nhân sự nhà hàng tiết kiệm nhất

1. Quản lý nhân sự trong nhà hàng có đặc điểm gì?

Giống như lực lượng lao động trong ngành F&B, đội ngũ nhân sự nhà hàng có đặc điểm là biến động nhiều, từ cấp quản lý đến cấp nhân viên. Ai làm trong ngành nhà hàng cũng có những nét “đặc trưng” sau đây:

– Đều là lao động dịch vụ: Do ngành nhà hàng kết hợp giữa sản phẩm và dịch vụ, trong đó dịch vụ chiếm tỷ trọng lớn hơn nên nhân sự nhà hàng hầu hết đều là lao động dịch vụ.

– Có mức độ chuyên môn hóa cao: Ngành nhà hàng đòi hỏi nhân sự phải có trình độ thành thạo hơn là “giỏi lý thuyết”, thể hiện ở từng nghiệp vụ chuyên môn như bàn, bar, bếp,…

– Khó có khả năng tự động hóa: Nhiều nhân sự làm việc cùng trong một khoảng thời gian và không gian dẫn đến việc khó quản lý điều hành.

– Làm việc mang tính chất thời vụ/thời điểm: Do nhu cầu của khách hàng theo từng thời điểm mà lực lượng nhân sự nhà hàng cũng biến động liên tục. Bên cạnh đó, nhân sự nhà hàng thường là đối tượng lao động trẻ, học sinh sinh viên và làm theo ca (partime), không có sự gắn bó với công việc. Bạn có đọc thêm bài viết Đầu bếp nhà hàng có tương lai không? Mức lương có bù lại nỗi khổ nghề đầu bếp? để có thể hiểu nỗi vất vả nói chung của các bộ phận nhân viên trong nhà hàng.

2. Khó khăn trong quản lý nhân sự nhà hàng

Khó khăn trong quản lý nhân sự nhà hàng thì nhiều vô kể. Nguyên nhân đến từ cả yếu tố chủ quan và khách quan, điển hình phải kể đến 5 khó khăn dưới đây mà hầu hết nhà hàng nào cũng từng gặp phải:

2.1. Tư duy “xem nhẹ” quản lý nhân sự nhà hàng

Còn nhớ, khi đại dịch Covid bất chợt xảy ra, nguồn lực mà các nhà hàng cắt giảm đầu tiên chính là lực lượng nhân sự, người lao động. Dịch dã khiến ông chủ không làm ăn được, lại vẫn phải chi trả tiền lương cho nhân viên. Bộ máy nhân sự nhà hàng lúc này không những bị coi nhẹ, mà còn trở thành “gánh nặng” cho nhiều chủ quán. 

Chính vì chưa nhận thức được tầm quan trọng của bộ máy nhân sự nhà hàng, nhiều chủ quán đã vô tình đánh mất “người tài” ngay trong giai đoạn khó khăn nhất. Đến giai đoạn “bình thường mới”, chủ nhà hàng lại đau đầu với bài toán tuyển dụng và đào tạo nhân sự mới, gây gián đoạn nghiêm trọng đến hoạt động của nhà hàng. 

Xem thêm: Cách cân đối để quản lý nhân sự trong ngành F&B tiết kiệm nhất

2.2. Đặc điểm nhân khẩu học nhân sự nhà hàng

Như đã phân tích phía trên, nhân sự nhà hàng thường có đặc điểm là “không ổn định”. Phần đông các vị trí trong nhà hàng đều là các bạn trẻ, học sinh sinh viên mong muốn có việc làm thêm part-time. Đối tượng này thường xuyên “nhanh chán, mau nản” khi gặp việc khó, cùng với hàng nghìn lý do để đến muộn, nghỉ ca, nghỉ việc,… 

Bên cạnh đó, những nhân viên full-time (toàn thời gian) còn lại hầu hết cũng đến từ các tỉnh lẻ, nông thôn. Họ có thể quyết định nghỉ việc về quê bất cứ lúc nào nếu tiền lương không đủ trang trải cuộc sống ở đô thị đắt đỏ. Một số người khác lại coi công việc phục vụ, thu ngân,… làm “tạm bợ” trong khi chờ đợi một cơ hội tốt hơn trong tương lai. Tóm lại, để quản lý nhân sự trong nhà hàng, chủ quán cần hiểu rõ về đặc điểm nhân khẩu học và hành vi của nhân viên để đưa ra các quyết định “dùng người” hợp lý. 

2.3. Mức thu nhập của nhân sự nhà hàng trung bình  thấp 

Một khó khăn chung dẫn đến “chảy máu nhân sự” ngành nhà hàng chính là vấn đề thu nhập. Mức lương hàng tháng của vị trí nhân viên phục vụ full-time trong nhà hàng hiện nay chỉ ở mức 7-8 triệu đồng, trong khi đó những vị trí “key” như đầu bếp, pha chế hay quản lý cũng chỉ dao động từ 10-15 triệu. Đây là mức thu nhập trung bình thấp nếu so với mặt bằng chung của thị trường lao động hiện nay. Đã “làm dâu trăm họ” nhưng mức lương lại khá bèo bọt nên nhiều nhân sự nhà hàng chọn cách rời đi sau một vài năm gắn bó. 

2.4. Môi trường làm việc nhà hàng thiếu chuyên nghiệp

Một trong những lý do “nổi cộm” dẫn tới sự biến động trong quản lý nhân sự nhà hàng nằm ở môi trường thiếu chuyên nghiệp. Điển hình có thể kể đến như: lương thấp, lương thưởng không rõ ràng, không có quy chế thưởng phạt, không có bảng nội quy nhà hàng khiến nhân viên tâm phục khẩu phục,… Bên cạnh đó, các quy định về tổng số giờ làm tối thiểu, nghỉ Lễ Tết, tăng ca hay chế độ bảo hiểm, phúc lợi không được thông báo đầy đủ cũng khiến một nhân sự chuyên nghiệp không muốn gắn bó lâu dài với nhà hàng. 

2.5. Cơ hội nghề nghiệp nhà hàng không rõ ràng 

Cơ hội nghề nghiệp không rõ ràng, tương lai “mù mịt”,… cũng là yếu tố khiến việc quản lý nhân sự trong nhà hàng gặp nhiều trở ngại, khó khăn. Phần lớn các nhà hàng hiện nay đều đi theo mô hình nhỏ lẻ, chưa có nhiều vốn để xây dựng bộ khung nhân sự hay lộ trình thăng tiến cho nhân viên. Những người tài năng thì thường không “dậm chân tại chỗ”. Họ luôn khao khát tìm được một môi trường làm việc có thể bộc lộ hết khả năng của mình, cùng với đó là cơ hội thăng tiến trong tương lai. 

2.6. Quản lý nhà hàng chưa tạo động lực cho nhân viên

Khó khăn cuối cùng khiến nhân sự nhà hàng buộc phải “dứt áo ra đi” chính là động lực làm việc. Một nhà hàng lớn có doanh thu và lợi nhuận không hề thua kém một doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên ở cấp độ quản lý, những người làm CEO doanh nghiệp thường có đầy đủ kiến thức để vận hành bộ máy và tạo động lực nhân sự. Trong khi đó, chủ kinh doanh nhà hàng, quán cafe thường thiếu kỹ năng này do xuất phát là người đi lên từ kinh nghiệm nấu nướng, pha chế hoặc người chỉ có vốn đầu tư để kinh doanh.

Trong trường hợp thứ nhất, người chủ thường trực tiếp quản lý bếp và hoạt động vận hành nhưng thiếu kiến thức về quản trị. Còn với trường hợp thứ hai, đây là những người có tài chính từ những ngành nghề khác và mở nhà hàng để phát triển thu nhập nên sẽ thiếu kinh nghiệm về lĩnh vực F&B. Những người này thường có kiến thức quản lý nhưng lại thiếu đi thời gian để chăm chút và lắng nghe tâm tư, nguyện vọng của nhân sự. Cả hai kiểu “ông chủ” này thường chưa biết cách tạo động lực cho nhân viên và khiến họ muốn gắn bó hơn với doanh nghiệp. 

3. Mô tả công việc của quản lý nhân sự nhà hàng

Công việc của quản lý nhân sự nhà hàng thì nhiều vô kể. Nếu chủ nhà hàng không thể tự mình quản lý được lực lượng nhân sự, bạn hoàn toàn có thể nghĩ đến việc đi thuê một người quản lý nhân viên cho nhà hàng. Để tuyển nhân sự quản lý nhà hàng “được việc” nhất, bạn cần chú trọng đến những yêu cầu và nhiệm vụ của quản lý nhà hàng trong bản mô tả công việc dưới đây:

• Xây dựng bộ máy nhân sự tối ưu và hiệu quả trong nhà hàng, đáp ứng đủ các công việc được giao.
• Xây dựng các chính sách cho nhân sự, quy chế thưởng – phạt áp dụng trong nhà hàng.
• Trực tiếp phỏng vấn tuyển dụng và đàm phán lương/thưởng cho các vị trí nhân viên trong nhà hàng.
• Giám sát việc đào tạo nhân viên mới, đồng thời nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên cũ. 
• Phân công và đánh giá kết quả công việc nhân sự nhà hàng theo định kỳ.
• Giám sát và đánh giá quá trình thực hiện nội quy của nhân sự của nhà hàng.
• Đề xuất quyết định thưởng/phạt những nhân viên làm việc xuất sắc/mắc lỗi trong nhà hàng.
• Giải quyết các mâu thuẫn nội bộ phát sinh giữa nhân sự trong nhà hàng.

4. Cách quản lý nhân sự trong nhà hàng để “giữ người tài”

Để có thể “giữ người tài” ở lại và cống hiến cho nhà hàng, chủ quán cần nắm bắt được tâm tư nguyện vọng của nhân viên, đồng thời nắm được bí quyết quản lý nhân sự nhà hàng chuyên nghiệp, hiệu quả. Đặc biệt, chủ nhà hàng cần chú trọng tới 3 vấn đề sau đây:

4.1. Đãi ngộ đúng với năng lực nhân viên

Dù có đam mê công việc đến đâu thì mục tiêu đầu tiên của nhân viên nhà hàng vẫn là thu nhập. Vì vậy, một nhà quản lý nhân sự nhà hàng tài ba phải biết cách đãi ngộ nhân viên đúng lúc, đúng nơi và đúng năng lực. Việc lập ra một bảng mẫu quy chế tăng lương cho nhân viên nhà hàng là cực kỳ cần thiết trong trường hợp này. Bên cạnh đó, đãi ngộ nhân viên không chỉ có tăng lương, chủ quán hoàn toàn có thể sáng tạo các hình thức phúc lợi khác, miễn sao phù hợp với ngân sách nhà hàng và hài lòng nhân viên.

Đặc biệt, bảo hiểm xã hội cho nhân viên là điều nhiều nhà hàng hiện nay đang bỏ qua, nhất là với những quán ăn mới mở. Trong trường hợp mô hình F&B nhỏ lẻ chưa thể đảm bảo những yêu cầu “đơn giản nhất” ấy, hãy bù đắp cho nhân viên bằng những chế độ đãi ngộ khác như tăng thưởng làm thêm giờ, tặng quà vào các dịp sinh nhật, lễ Tết,… Đặc biệt, quản lý nhà hàng không nên để nhân sự ấm ức trong lòng khi giảm lương, tính thiếu công, không trả chi phí xăng xe ship hàng,… với lý do không thỏa đáng.

4.2. Xây dựng lộ trình phát triển rõ ràng 

Để quản lý nhân sự trong nhà hàng hiệu quả, không thể bỏ qua yếu tố xây dựng lộ trình phát triển. Có rất nhiều hướng đi để một nhân sự nhà hàng có thể thành công trong ngành: Một là tích lũy vốn và kinh nghiệm, sau đó tự mình làm chủ và xây dựng thương hiệu riêng cho bản thân; hai là đi làm để có kiến thức, năng lực rồi vươn lên vị trí cấp cao trong các nhà hàng lớn. Một người quản lý nhân sự trong nhà hàng có trách nhiệm tổ chức những buổi nói chuyện, đào tạo để nhân viên có thêm niềm tin vào cơ hội thành công trong ngành.

Người quản lý, hơn ai hết là những tấm gương cho nhân sự của mình về lộ trình phát triển bản thân. Có thể nói, vai trò định hướng của người quản lý là vô cùng quan trọng. Người làm chủ cũng phải liên tục học hỏi kiến thức mới để truyền đạt cho nhân viên. Đồng thời, hãy tạo điều kiện cho nhân viên nhà hàng thử thách bản thân với những dự án mới, tạo cơ hội cho họ được cộng tác với những cấp độ quản lý cao hơn và thoải mái đóng góp, phản biện mọi ý kiến. Bản lộ trình phát triển trong nhà hàng bao gồm 5 thành tố sau:

• Hệ thống khung năng lực
• Hệ thống đào tạo và kiểm tra bài bản
• Quy trình giám sát và báo cáo theo từng cấp
• Hệ thống bậc lương của nhân sự
• Quyền lợi ngoài lương thưởng

4.3. Khen thưởng và ghi nhận xứng đáng

Một vấn đề quan trọng không thể thiếu trong việc quản lý nhân sự ngành F&B chính là quy tắc khen thưởng, ghi nhận công sức và kết quả làm việc: 

– Tạo cơ hội thăng tiến: Trong chặng đường sự nghiệp, trung bình người có từ 5 đến 7 lần thăng tiến. Việc thăng tiến sớm giúp cho quá trình phát triển về sau trở nên dễ dàng hơn và mở ra nhiều cơ hội công việc mới. Vì thế, doanh nghiệp nên tạo cơ hội thăng tiến lên cấp cao hơn cho những người có kết quả làm việc xuất sắc để giữ chân nhân sự. 

– Khen ngợi thành tích của nhân viên: Trong ngành F&B, tinh thần và thái độ của người phục vụ là yếu tố quan trọng tác động vào chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Muốn khách hàng mỉm cười, trước tiên người nhân viên phải vui vẻ trước đã. Nhân viên phục vụ liệu có thể tươi cười tự nhiên với khách hàng khi vừa bị quản lý mắng mỏ trước đó? Vì vậy, người làm chủ đừng quá khắt khe mà tiết kiệm lời khen, đó chính là một mũi tên trúng hai đích: vừa thu phục nhân tâm – vừa khiến khách hàng hài lòng.

– Có cơ chế thưởng công bằng: Cửa hàng đạt doanh số là thành quả chung của cả một tập thể. Đừng ngại trích ra một khoản để thưởng cho cả một đội ngũ nhân viên đã góp phần cho thành công đó. Cơ chế thưởng có thể được phân chia theo nhiều cách khác nhau nhưng cách tốt nhất chính là phân theo xếp hạng nhân viên. Các bạn nhân viên sẽ tiến hành đánh giá chéo năng suất lao động của nhau để lựa chọn ra những người xếp hạng cao nhất – xếp hạng trung bình và xếp hạng cuối. Từ đó, chủ kinh doanh có thể phân chia mức thưởng theo đánh giá của cả cả tập thể mà không bị ảnh hưởng bởi yếu tố cảm xúc hay bị nhân viên đánh giá thiếu khách quan.

5. Áp dụng phần mềm quản lý nhân sự tiết kiệm, hiệu quả

Hiện nay, nhiều nhà hàng đã bắt đầu áp dụng phần mềm quản lý nhân sự để xây dựng chính sách, nội quy, chế độ,… bằng công nghệ. Điều này giúp chủ quán giảm trừ yếu tố “cảm tính” khi đánh giá nhân viên, từ đó có thể giữ chân người tài ở lại với nhà hàng. Trong đó, phải kể đến sản phẩm phần mềm quản lý nhân sự iPOS HRM chuyên biệt cho ngành nhà hàng, với các tính năng nổi bật sau đây:

• Số hóa hồ sơ nhân sự: Cập nhật thông tin, lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự thống nhất trên hệ thống, phần mềm, loại bỏ việc lưu trữ thủ công, tiêu tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót.
• Xếp lịch làm việc dễ dàng: Xếp ca làm việc dễ dàng qua thông tin đăng ký nghỉ trên hệ thống của nhân viên. Sau khi xếp ca thành công, nhân viên sẽ nhận được lịch làm việc theo tuần ngay trên điện thoại. 
• Chấm công bằng điện thoại: iPOS HRM hỗ trợ nhân viên chấm công thông minh ngay trên điện thoại, bằng việc kết nối với WIFI của cửa hàng, giúp tiết kiệm chi phí đầu tư thiết bị phần cứng cho chủ quán.
• Đề xuất, phê duyệt đơn giản: Thực hiện toàn bộ các đề xuất xin nghỉ, xin đổi ca, nhờ làm thay trên ứng dụng của nhân viên. Tất cả thông tin đề xuất sẽ tổng hợp và gửi trực tiếp đến người phê duyệt.
• Tự động hoá bảng lương: Tự động tính toán bảng lương vào cuối tháng dựa vào số giờ làm việc thực tế, lương của nhân viên, tiền phụ cấp, tiền phạt, tiền tăng ca,. .. đã được cấu hình từ trước.

Quản lý nhân sự nhà hàng là một chặng đường dài mà những người làm chủ phải tự mình dấn thân, tìm tòi và tích luỹ kiến thức với một tâm huyết cháy bỏng. Hy vọng bài viết trên đã gợi ý cho các chủ nhà hàng cách thức quản lý và tối ưu nhân sự phù hợp để áp dụng vào doanh nghiệp của mình.