Bài Toán Thực Tế Về Chi Phí Mở Quán Cà Phê Cho Người Mới Bắt Đầu

Chi phí mở quán cà phê là một trong những vấn đề đau đầu hàng đầu cho các chủ quán. Bởi việc dự tính chi phí đòi hỏi phải có kế hoạch cụ thể, lập danh sách đầy đủ các khoản chi phí cần thiết để có thể dự tính chính xác nhất, phân chia nguồn ngân sách hợp lý, cũng như dự trù hiệu quả. Dưới đây là bài toán thực tế về chi phí mở quán cà phê cho những người mới bắt đầu, tùy vào quy mô kinh doanh của mình mà các chủ quán có thể thay đổi con số cho phù hợp hơn. 

1. Chi phí mở quán cà phê cố định

Chi phí cố định trong kinh doanh quán cà phê có thể hiểu đơn giản là khoản chi phí không thay đổi và gần như giữ ổn định trong một khoảng thời gian nhất định mà không phụ thuộc vào quy mô sản xuất hay mức doanh số như tiền thuê nhà,, thuế tài sản, tiền bảo hiểm và các chi phí hàng tháng/hàng năm cơ bản khác. Một số khoản chi phí cố định phổ biến với hầu hết quy mô mở quán cà phê như:

1.1 Chi phí mặt bằng cho quán cà phê

Chi phí mặt bằng là một trong những khoản chi phí cố định mỗi tháng phải trả khi mở quán cà phê. Khoản chi phí này cố định mỗi tháng và thường không thay đổi trong quá trình kinh doanh của quán.

Vị trí thuê mặt bằng: Mặt bằng đóng vai trò vô cùng quan trọng, có thể tác động đến 50% khả năng thành bại cho hoạt động kinh doanh cà phê. Một số yếu tố cần quan tâm khi chọn lựa mặt bằng như vị trí tại những khu vực có lưu lượng người qua lại đông, ngã ba, ngã tư, và mặt tiền đường,…

Giá thuê mặt bằng mở quán cà phê ở tỉnh lẻ: Một mặt bằng kinh doanh cà phê tầm 40-60 mét vuông ở các huyện, thị xã sẽ dao động trong khoảng 7-15 triệu đồng/tháng. Tại những khu vực thuộc trung tâm thành phố của một tỉnh lẻ với diện tích tương đương sẽ có mức giá nhỉnh hơn khoảng 12-20 triệu đồng/tháng.

Giá thuê mặt bằng cho quán cà phê ở thành phố lớn: Một mặt bằng kinh doanh cà phê tầm 40-60 mét vuông tại các quận/huyện ngoại thành sẽ dao động trong khoảng 15-25 triệu đồng/tháng. Tại những mặt bằng ở các quận trung tâm có một mặt tiền  với diện tích tương đương sẽ có mức giá nhỉnh hơn khoảng 20-35 triệu đồng/tháng. Hầu như rất khó để thuê được mặt bằng 2-3 mặt tiền tại các quận trung tâm nếu không phải là thương hiệu chuỗi lớn.

Các thủ tục giấy tờ cần thiết khi thuê mặt bằng: Trước khi đặt bút ký hợp đồng thuê mặt bằng, chủ quán cần có thỏa thuận rõ ràng với bên cho thuê các điều khoản liên quan đến tiền thuê mặt bằng, tiền đặt cọc mặt bằng, thời hạn thuê mặt bằng, các vấn đề phát sinh nếu bên đơn phương chấm dứt hợp đồng, cũng như các phụ lục kèm theo trong hợp đồng như hiện trạng mặt bằng, cơ sở vật chất, tiện nghi bên trong,… 

1.2. Chi phí xây dựng, thiết kế ban đầu

Chi phí thiết kế quầy bar: Quầy bar sẽ là khu vực chứa các thiết bị, máy móc pha chế, nguyên vật liệu và trưng bày các mặt hàng, cũng như menu lớn để khách hàng có thể nhìn thấy. Tại quầy bar cũng là nơi pha chế và tiếp đón khách hàng order thức uống. Trung bình, quầy bar sẽ chiếm diện tích khoảng 10-15 mét vuông, dự tính chi phí thiết kế dao động trong khoảng 15-50 triệu đồng tùy ngân sách.

Chi phí sơn sửa, trang trí: Không gian thiết kế của quán cà phê là nơi ghi điểm trong ấn tượng khách hàng. Tùy vào phong cách và ngân sách mà mỗi quán sẽ có mức chi phí sơn sửa, trang trí khác nhau, nhưng thường sẽ rơi vào khoảng 50 triệu đồng cho các công tác sơn sửa diện tích các tường dọc, trần nhà, trang bị hệ thống đèn trang trí, sắm sửa vật dụng trang trí,…

Chi phí nội thất: Sau khi trừ đi quầy bar và lối đi thì phần diện tích không gian còn lại dành để sắp đặt nội thất, bàn ghế để làm khu vực chỗ ngồi cho khách, khoảng 20-30 mét vuông. Với một quán cà phê có quy mô vừa sẽ cần đầu tư tầm 10-15 bộ bàn ghế, mỗi bộ tầm 2-3 triệu đồng, tổng chi phí khoảng 30-45 triệu đồng. Nếu mua cũ, mua đồ đã dùng qua có thể tiết kiệm đáng kể khoản chi phí này. 

Chi phí bảng hiệu: Một bảng hiệu thông thường có giá 2,5 triệu đồng mỗi mét vuông. Riêng bảng đèn hiệu led tròn có giá tầm 10 triệu đồng/bảng.

Chi phí máy móc, thiết bị cho quán: Các máy móc, thiết bị cần thiết để vận hành quán cà phê như tủ lạnh, tủ mát, máy xoay cà phê, máy pha cà phê, máy xay sinh tố, máy ép trái cây,… sẽ phải đầu tư khoảng 100 triệu đồng. 

2. Chi phí mở quán cà phê biến đổi

2.1. Chi phí nguyên vật liệu

Để đảm bảo kinh doanh có lợi nhuận, chi phí nguyên vật liệu cho một ly nên dao động trong 20-25% giá bán sản phẩm. Khoản chi phí này sẽ bao gồm tất cả những yếu tố để tạo nên thành phẩm bao gồm tiền ly, ống hút, đường, cà phê, sữa, đá,…

Ví dụ một ly cà phê sữa đá được bán với giá 25.000 đồng, trong đó, thành phần nguyên vật liệu để tạo nên thành phẩm sẽ bao gồm: Chi phí ly nhựa 1.000 đồng, chi phí cà phê khoảng 2.500 đồng, chi phí đường, sữa, đá, ống hút khoảng 1.500 đồng. Tổng chi phí rơi vào khoảng 5.000 đồng, chiếm 20% trên giá bán sản phẩm.  

Từ đây, chủ quán có thể ước tính số lượng sản phẩm bán được mỗi tháng để dự tính chi phí nguyên vật liệu trong một tháng. Ví dụ, mỗi ngày bán được 50 ly cà phê tốn khoảng 1kg cà phê nguyên liệu, như vậy một tháng sẽ cần khoảng 30kg cà phê nguyên liệu, áp dụng tương tự với đường, sữa, nước đá,…

2.2. Chi phí nhân công

Lấy ví dụ quán mở từ 6 giờ sáng đến 10 giờ đêm, tổng là 16 tiếng, quán sẽ cần thuê khoảng 3 nhân viên, mỗi bạn một ca, với tiền lương dao động 15-20 nghìn đồng/giờ. Như vậy chi phí nhân công mỗi tháng có thể tính 16x15x30 = 7.2 triệu đồng. 

Tuy nhiên, con số này có biến động rất lớn phụ thuộc vào số lượng nhân viên thay đổi trong mỗi ca, thời gian làm việc, hoặc lương làm việc vào các ngày lễ được nghỉ theo quy định nhà nước. Nếu quán thuê nhân viên fulltime thì chi phí sẽ khá cao nhưng đảm bảo tính ổn định, ngược lại nhân viên parttime lại có chi phí bất định và chủ quán cũng phải tốn nhiều thời gian hơn để tuyển dụng mới và sắp xếp ca làm việc phù hợp với từng bạn. 

2.3. Chi phí điện, nước, Internet, bảo trì máy móc

Chi phí tiện ích và bảo trì máy móc không đáng kể và thường bị bỏ qua. Dù vậy, chủ quán vẫn cần tính tất cả để biết được mức lãi ròng từ hoạt động kinh doanh của mình. Thông thường, khoản chi phí này sẽ dao động từ 2-5 triệu đồng/tháng và có thể biến động theo lượng khách hàng đến quán mỗi tháng. Chẳng hạn, nếu khách đến quán đông thì chi phí điện nước sẽ nhiều hơn, máy móc hoạt động nhiều nên cũng dễ xảy ra tình trạng hỏng hốc hơn. Ngược lại, quán ít khách thì hóa đơn tiền điện nước không nhiều và cũng ít phải bảo trì, sửa chữa. 

2.4. Chi phí marketing, tiếp thị cho quán

Chi phí marketing sẽ tùy thuộc vào vị trí địa lý của từng quán, như tại ngã ba, ngã tư, mặt tiền đường lớn, hay tại các khu vực đông dân cư, siêu thị, văn phòng, trường học,… thì chi phí marketing sẽ tiết kiệm được đáng kể, chỉ chiếm khoảng 1-3% doanh thu. Nhưng nếu quán tại các vị trí không thuận tiện như trong hẻm thì sẽ cần quảng cáo thường xuyên, tạo nhiều chương trình khuyến mãi để thu hút khách hàng, từ đó đẩy chi phí marketing lên cao, có thể chiếm khoảng 15% trên tổng doanh thu. 

Bên cạnh đó, chủ quán cũng phải liên tục cập nhật xu hướng mới, nhanh nhạy nắm bắt thị hiếu khách hàng để có những kế hoạch marketing thích hợp.

2.5. Chi phí dự trù phát sinh khi mở quán cà phê

Mở quán cà phê luôn cần có một khoản chi phí dự trù để kịp thời ứng phó với các phát sinh có thể xảy ra trong quá trình hoạt động. Nhất là trong thời gian đầu khai trương và kinh doanh, quán vẫn chưa có lời để tự tồn tại, chính khoản chi phí dự trù sẽ giúp quán có thể cầm cự cho đến khi hoàn vốn và bắt đầu có lời. 

Khoản chi phí dự trù này nên ở mức ½ chi phí đầu tư. Ví dụ, nếu đầu tư mở một quán cà phê với tổng chi phí là 200 triệu, thì chi phí dự trù phải ở mức 100 triệu mới có thể đảm bảo duy trì tốt cho quán trong khoảng 3-6 tháng đầu tiên khi chưa có khách và chưa có lời. 

3. Bài toán thực tế về chi phí mở quán cà phê

Bài toán thực tế về chi phí mở quán cà phê quy mô vừa, các con số có thể thay đổi tùy thuộc vào ngân sách đầu tư và tính toán cân chỉnh của chủ quán.

Chi phí mở quán cà phê cố định:

• Chi phí thuê mặt bằng: 15.000.000 đồng/tháng
• Chi phí thiết kế, sơn sửa, trang trí cho quán : 200.000.000 đồng
• Chi phí thiết bị, máy móc pha chế: 100.000.000 đồng
• Chi phí đầu tư phần mềm quản lý, máy tính, máy in,.. : 20.000.000 đồng
• Chi phí đồng phục nhân viên, tạp dề, bảng tên..: 5.000.000 đồng
• Chi phí trang bị hệ thống âm thanh: 10.000.000 đồng
• Chi phí làm đăng ký kinh doanh, vệ sinh an toàn thực phẩm,… : 2.000.000 đồng
• Chi phí nhượng quyền/Đào tạo (nếu có): 150.000.000 đồng

Tổng chi phí cố định dự kiến: 500.000.000 đồng

Chi phí mở quán cà phê biến đổi: 

• Tiền chi phí mua nguyên vật bao gồm cà phê, mứt, hoa quả tươi, sữa,…: 120.000.000 đồng (tương đương 40% trên tổng doanh thu) (1)
• Tiền chi phí mua vật liệu phục vụ sản phẩm pha chế như ly, cốc, ống hút, túi đơn, túi đôi,…: 12.000.000 đồng  (tương đương 4%) (2)
• Chi phí điện nước, phí đổ rác, phí đóng luật vỉa hè, thuế môn bài, thuế kinh doanh,…: 15.000.000 đồng (tương đương 5%)
• Chi phí đường truyền mạng internet, phí hotline, phí xăng xe shipper (nếu hợp tác với các bên giao hàng nhanh thì tính phí % hoa hồng trên đơn): 3.000.000 đồng (tương đương 1%)
• Chi phí nhân công cho ba ca làm việc với tổng chi phí khoảng 1.612.000 đồng/ngày và 48.360.000 đồng/tháng (tương đương 16%). Cách tính cụ thể:

Ca sáng: 

– 2 pha chế: 7h-12h : 2 x 5h x 18.000 = 180.000

– 2 chạy bàn: 8h-12h : 2 x 4h x 16.000= 128.000

– 1 thu ngân: 7h-12h : 5h x 16.000= 80.000

=> Tổng chi phí ca sáng: 388.000

Ca chiều:

– 2 pha chế: 12h-17h: 2 x 5h x 18.000= 180.000

– 2 chạy bàn: 12h-17h: 2 x 5h x 16.000= 160.000

– 1 thu ngân: 12h-17h: 5h x 16.000= 80.000

=> Tổng chi phí ca chiều: 420.000

Ca tối: 

– 2 pha chế: 17h-23h: 2 x 6h x 18.000= 216.000

– 1 sơ chế: 17h-23h: 6h x 18.000= 108.000

– 1 thu ngân: 17h-23h: 6h x 16.000= 96.000

– 1 bảo vệ/ trông dắt xe: 17h-23h: 6h x 16.000= 96.000

– 1 pickup: 17h-23h: 6h x 16.000= 96.000

–  2 chạy bàn: 17h-23h: 2*6h*16.000= 192.000

=> Tổng chi phí ca tối: 804.000

=> Tổng chi phí toàn ca/một ngày: 1.612.000 đồng

• Chi phí khấu hao (sửa chữa máy móc hỏng trong quá trình vận hành): 3.000.000 đồng (tương đương 1%)
• Chi phí chạy marketing, chạy chương trình khuyến mãi: 15.000.000 đồng (tương đương 5%)

 Tổng chi phí biến đổi: 231.000.000 đồng (tương đương 77% trên tổng doanh thu)

Cách tính bài toán theo ngày, lợi nhuận, điểm hòa vốn,…:

• Tổng chi phí cố định dự kiến: 500.000.000 đồng
• Tổng chi phí biến đổi: 231.000.000 đồng
• Doanh thu trung bình dự tính: 10.000.000 đồng/ngày; 300.000.000 đồng/tháng

Lợi Nhuận = Doanh thu – Tổng chi phí biến đổi = 300.000.000 – 231.000.000 = 69.000.000 (tương đương 23% doanh Thu)

Điểm hòa vốn = Chi phí cố định ÷ (Doanh thu – Chi phí biến đổi) = 500.000.000/69.000.000 = 7.200.000 đồng

Bài toán tính theo ngày (hiểu một cách đơn giản là chi phí khi chưa phát sinh doanh thu/ ngày) = (Tổng chi phí biến đổi – (1) –(2)) ÷ 30 = (231.000.000 – 120.000.000 – 12.000.000) ÷ 30 = 3.300.000 đồng

Như vậy, cơ sở theo mô hình trên lợi nhuận/ngày tối thiểu 3.300.000 tương đương doanh thu cần đạt tối thiểu: 6.000.000 đồng/ngày

Lưu ý: 

Chi phí nguyên vật liệu (hay còn được gọi là giá cost) là nền tảng định giá cho ngành F&B. Giá bán sản phẩm không chỉ gánh chi phí nguyên vật liệu mà còn gánh chi phí khác của quán, cũng như đảm bảo sinh lợi nhuận. Vì vậy, tỷ lệ giá cost cần duy trì trong ngưỡng an toàn (chiếm 20-25% giá bán sản phẩm) để đảm bảo hiệu quả cho hoạt động kinh doanh. 

Bên cạnh đó, theo bài toán trên có thể thấy rất rõ ngoài chi phí kiểm soát tốt nguyên vật liệu sử dụng thì quản lý chi phí nhân viên đóng vai trò rất quan trọng. Và chi phí nhân công trên vẫn chưa bao gồm nhiều khoản phí khác như (lương nhân viên, lương nhân viên theo giờ, tiền thưởng, tiền tăng ca, thuế tiền lương, tiền bảo hiểm nếu có, nghỉ ốm, nghỉ phép, các kỳ nghỉ lễ,…)

Vì thế, chủ quán nên tìm cách tối ưu chi phí nhân công để đạt được mức lợi nhuận tốt nhất. Một số biện pháp tăng năng suất lao động và giảm chi phí lao động như đặt mức tiền thưởng dựa trên sự chuyên cần, thường xuyên giám sát và cập nhật số giờ thực tế làm việc (tránh hiện tượng giờ làm ảo, hoặc trống giờ không cần thiết), lên kế hoạch bố trí số lượng nhân viên phù hợp trong từng ca làm, đặc biệt là các khung giờ cao điểm và thấp điểm,…

Trên đây là bài toán thực tế về chi phí mở quán cà phê cho người mới bắt đầu kinh doanh. Hy vọng với bài viết này sẽ giúp các chủ quán có thể thông tin tham khảo để sau đó áp dụng hiệu quả cho quán của mình và kinh doanh thành công.