Trong lĩnh vực F&B, nắm bắt rõ ràng tình hình tài chính của nhà hàng là một yếu tố quan trọng để đảm bảo rằng quá trình vận hành nhà hàng được diễn ra suôn sẻ. Vì thế, công tác kế toán của nhà hàng cần được cải thiện thường xuyên, góp phần quản lý nhà hàng chặt chẽ hơn.
Để mở một nhà hàng thành công không chỉ nằm ở việc sáng tạo nên những sản phẩm ngon miệng mà còn phải có quy trình quản lý nhà hàng hợp lý. Trong quy trình này, kế toán là một trong những khâu quan trọng nhất, đồng thời cũng khó khăn nhất vì có quá nhiều nghiệp vụ cần thực hiện. Dưới đây là 7 tips nhỏ mà iPOS.vn gợi ý cho các chủ nhà hàng để có thể cải thiện công tác kế toán của nhà hàng mình!
Nội dung [hiển thị]
1. Trau dồi nghiệp vụ kế toán
Đối với các nhà hàng F&B, đặc biệt là các nhà hàng có quy mô nhỏ, việc chủ nhà hàng tự mình nắm giữ công việc kế toán hoặc để những người thân quen đảm nhiệm việc này rất phổ biến. Tuy nhiên, tâm lý “giao tiền cho người mình tin để an toàn” này lại rất dễ gây ra thất thoát nguồn tiền vì hầu hết những người như vậy đều không phải là kế toán viên chuyên nghiệp. Do đó, chuyện sai sót, nhầm lẫn to nhỏ trong quá trình kiểm kê sổ sách, thu chi thường xuyên diễn ra, làm nhà hàng chịu tổn thất tài chính không nhỏ.
Trong trường hợp này, các chủ nhà hàng và người kế toán không chuyên đều phải trau dồi thêm về nghiệp vụ kế toán để hiểu được những thủ tục, kỹ năng cơ bản khi làm việc. Một khóa học nghiệp vụ kế toán nhà hàng ở những trung tâm uy tín sẽ là cách giải quyết hiệu quả và tiết kiệm nhất cho nhà hàng!
2. Sử dụng các phần mềm tài chính
Với sự phát triển của công nghệ thông tin, các phần mềm tài chính – kế toán xuất hiện trên thị trường ngày càng tiện lợi, tích hợp nhiều chức năng và dễ sử dụng hơn đối với những người không có nền tảng chuyên nghiệp về kế toán. Thay vì tiếp tục lựa chọn các phương pháp thủ công như bảng tính Excel, ghi sổ cái bằng giấy,… các chủ nhà hàng và kế toán viên trong nhà hàng có thể chuyển sang học cách sử dụng phần mềm tài chính để theo dõi chặt chẽ và chính xác hơn những biến động trong dòng tiền của nhà hàng.
3. Tận dụng dữ liệu bán hàng
Hầu hết các hệ thống POS bán hàng được sử dụng trong nhà hàng, quán cafe hiện đại đều sẽ cho phép chủ nhà hàng và kế toán theo dõi được chi phí lao động, số lượng hàng tồn kho, doanh thu trong ngày từ các nguồn đơn hàng cũng như tạo báo cáo bán hàng chi tiết. Do đó, việc sở hữu một hệ thống POS phù hợp, có đầy đủ dữ liệu bán hàng sẽ tạo ra một liên kết vững chắc giữa bộ phận bán hàng và bộ phận kế toán của nhà hàng, giúp quản lý chặt chẽ dòng tiền ra – vào nhà hàng.
4. Theo dõi chặt chẽ doanh số bán hàng
Một trong những việc rất cần thiết đối với chủ nhà hàng, kế toán là theo dõi sát sao doanh thu mỗi ngày để kịp thời phát hiện ra những bất thường và xử lý. Đặc biệt, đối với các nhà hàng có quy mô nhỏ, không có kế toán viên chuyên nghiệp, chủ nhà hàng hoặc người không chuyên đảm nhiệm chức vụ kế toán nên theo dõi doanh số bán hàng trong bảng tính sau mỗi ca thay vì vào cuối ngày.
Bằng cách này, chủ nhà hàng và kế toán có thể dự đoán các ca bận rộn, các ca ít khách để thông báo cho đội ngũ nhân viên trực ca dễ dàng phục vụ khách. Ngày nay, hầu hết nhà hàng, quán cafe có nguồn đơn hàng được thanh toán bằng thẻ tín dụng, ví điện tử, chuyển khoản,… nên kế toán và chủ nhà hàng cần lưu ý đối soát dòng tiền cẩn thận với phía ngân hàng.
5. Rà soát khoản thu – chi phát sinh bất thường
Để chủ nhà hàng và bộ phận kế toán biết được tình hình tài chính, lỗ – lãi của nhà hàng mình hiện tại, họ cần thường xuyên kiểm tra các phiếu thu – chi, phiếu nhập – xuất cũng như giữ lại cẩn thận các hóa đơn đã thanh toán. Tuy nhiên, ngoài các khoản chi hoặc thu cố định, các nhà hàng thường xuyên phát sinh nhiều khoản thu – chi bất ngờ như chi phí sửa chữa cơ sở vật chất, bù nguyên vật liệu hao tổn,…
Đây là những “khoảng tối” rất dễ để cho các nhân viên có ý xấu lợi dụng, vậy nên chủ nhà hàng và kế toán cần phải thường xuyên rà soát tiền chi vào các khoản này, đồng thời đòi hỏi hóa đơn chứng minh sau mỗi lần thanh toán. Công việc kiểm tra này cần được diễn ra định kỳ theo một khoảng thời gian hợp lý nhất cho bộ phận kế toán và toàn bộ nhà hàng.
6. Kiểm kê kho thường xuyên
Thực tế, trong quá trình kinh doanh, các khoản chi dành cho thực phẩm và đồ uống, cùng với chi phí lao động vẫn luôn là khoản chi lớn nhất của các nhà hàng. Một trong những lý do phổ biến nhất gây thất thoát tiền bạc của các nhà hàng đến từ việc lãng phí nguyên vật liệu, để chúng hư hỏng, mất mát hoặc quá hạn sử dụng. Do đó, chủ cửa hàng và kế toán phải thường xuyên kiểm kê kho để theo dõi tình trạng nguyên vật liệu, kịp thời xử lý tránh hư tổn để hạn chế tối đa mức chi cho khoản hư hỏng nguyên vật liệu.
Xem thêm: Các vấn đề thường gặp khiến kế toán nhà hàng không lên được báo cáo quản trị cuối kỳ
7. Thuê kế toán dịch vụ xử lý
Nếu các chủ nhà hàng vẫn đang loay hoay trong việc xử lý tài chính cho nhà hàng của mình, chưa biết nên giải quyết các vấn đề phát sinh thế nào thì lựa chọn tốt nhất là thuê kế toán dịch vụ ở ngoài. Việc thuê một nhân viên kế toán có thể cực kỳ có lợi cho hầu hết các nhà hàng dù lớn hay nhỏ vì những kế toán chuyên nghiệp này có đầy đủ hiểu biết, nghiệp vụ để xử lý mọi công việc sổ sách phức tạp nhất.
Không chỉ giúp chủ nhà hàng trong công việc kế toán, các kế toán viên thuê ngoài còn có thể cung cấp thêm các dịch vụ khác như tư vấn tài chính, quản lý tài chính, quản lý thuế,… để đảm bảo nhà hàng được vận hành suôn sẻ.
Bạn có thể tham khảo thêm ngay phần mềm kế toán sau đây đến từ Ipos nhé!
