Thời đại ngày càng phát triển, phần mềm quản lý bán hàng dần trở thành cánh tay đắc lực trong quy trình vận hành của nhiều nhà hàng/quán cafe. Vậy phần mềm quản lý bán hàng đã mang đến lợi ích gì cho việc kinh doanh của các chủ quán? Hãy cùng iPOS.vn tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

1. Phần mềm quản lý bán hàng hỗ trợ order nhanh chóng 

Hiện nay, thay vì duy trì thao tác order thủ công dễ xảy ra nhầm lẫn và sai sót thì việc ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng để ghi nhận order của khách hàng đã trở nên phổ biến. Thông qua phần mềm, nhân viên có thể thao tác order cực đơn giản trên máy POS bán hàng hay máy tính bảng tiện dụng. 

Các thao tác tìm kiếm, chọn món, đặt món, ghi chú yêu cầu của khách đều được thực hiện dễ dàng, giúp quán có thể xử lý các đơn hàng nhanh chóng và rút ngắn thời gian order cho khách mà vẫn đảm bảo tính chính xác cao. Đồng thời, các nghiệp vụ thường gặp như chuyển bàn, gộp bàn, tách/gộp hóa đơn cũng được xử lý nhanh mà không mất quá nhiều thời gian, hạn chế được những sai sót và nhầm lẫn không đáng có.

Khi áp dụng phần mềm quản lý bán hàng, mọi thao tác order đều trở nên chuyên nghiệp và nhanh chóng hơn bao giờ hết. 

2. Phần mềm quản lý bán hàng đồng bộ hóa dữ liệu theo thời gian thực

Không chỉ góp phần hỗ trợ việc order trở nên nhanh chóng hơn, phần mềm quản lý bán hàng còn ghi nhận và đồng bộ hóa dữ liệu theo thời gian thực. Với công nghệ order real-time, toàn bộ thông tin order, các yêu cầu thay đổi món đều được ghi nhận trên phần mềm và được chuyển trực tiếp xuống bar – bếp và thu ngân theo đúng trình tự đơn hàng. Trong trường hợp này, phần mềm quản lý bán hàng đã có thể loại bỏ thao tác thừa thãi và giảm thiểu công sức di chuyển của nhân viên, thông tin order cũng được chuyển đến các bộ phận liên quan một cách nhanh chóng và chính xác. 

Phần mềm quản lý bán hàng đã giúp giảm bớt áp lực cho nhân viên, đảm bảo sự chính xác trong từng đơn hàng và tiết kiệm chi phí cho chủ quán. Không chỉ vậy, đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực còn giúp chủ quán có thể theo dõi được tình trạng bán hàng, doanh thu, lịch sử giao dịch và các thông tin quan trọng khác ngay trên phần mềm. Từ đó, việc quản lý hoạt động kinh doanh của quán trở nên trơn tru và hiệu quả hơn. 

3. Phần mềm quản lý bán hàng hỗ trợ đa dạng phương thức thanh toán

Với giao diện của phần mềm quản lý bán hàng, nhân viên thu ngân có thể thực hiện các hoạt động tính tiền, thanh toán, áp dụng các voucher khuyến mãi, giảm giá, tính VAT, tách/gộp hóa đơn,… chính xác. Đặc biệt, với tính năng hỗ trợ đa dạng thanh toán như: Tiền mặt, thẻ ngân hàng, thanh toán QR VNPAY, ví điện tử MoMo, ZaloPay,… khách hàng sẽ có thêm nhiều lựa chọn hơn trong việc thanh toán. Đồng thời, nhà hàng/quán cafe cũng có thể chấp nhận nhiều loại thẻ, ví điện tử, tiền mặt, chuyển khoản,… thay thế cho nhau nếu gặp trường hợp một phương thức thanh toán nào đó gặp vấn đề.

Phần mềm quản lý bán hàng có đa dạng phương thức thanh toán không chỉ tiện lợi cho khách hàng mà còn tăng tính an toàn cho nhà hàng, quán cafe. Nhờ việc tích hợp với các cổng thanh toán, chủ quán có thể được đảm bảo tính toàn vẹn của giao dịch và ngăn chặn các trường hợp gian lận, tránh trường hợp mất tiền không rõ nguyên nhân. Từ đó, nhà hàng/quán cafe sẽ tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng và tăng khả năng trở lại của họ trong tương lai.

4. Phần mềm quản lý bán hàng có phân quyền riêng cho nhân viên, lưu giữ lịch sử giao dịch

Hiện nay, nhân sự tại nhiều nhà hàng, quán cafe có xuất hiện dấu hiệu gian lận và không trung thực trong quá trình làm việc. Vì vậy, một phần mềm quản lý bán hàng có phân quyền riêng cho nhân viên và lưu giữ lịch sử giao dịch của họ sẽ là đáp án để giải quyết bài toán nhân viên gian lận, gây thất thoát tiền bạc. 

Phần mềm quản lý bán hàng với hệ thống phân quyền rõ ràng sẽ thiết lập sẵn quyền hạn cho từng vị trí nhân viên. Tất cả những vị trí điển hình như chủ quán, quản lý cửa hàng, nhân viên thu ngân, nhân viên phục vụ,… đều được phân chia quyền hạn rõ ràng và có quyền thực hiện các thao tác khác nhau trên phần mềm. Từ đó, chủ quán có thể kịp thời phát hiện những “lỗ hổng” gây ra thất thoát hoặc có những phương án điều chỉnh thái độ nhân sự phù hợp. 

Nếu không có phần mềm, nhân viên có thể tự ý hủy hóa đơn, sửa món, “bòn rút” thêm tiền từ thực khách,… mà chủ quán không hề hay biết. Nhờ tính năng phân quyền riêng trên phần mềm quản lý bán hàng mà chủ quán đã có thể quản lý hiệu quả và hiệu suất làm việc của từng nhân viên chặt chẽ hơn, dựa vào đó để đưa ra các kế hoạch đào tạo và khen thưởng phù hợp.

Xem thêm: Nên mua phần mềm quản lý bán hàng hay dùng file excel miễn phí?

Phần mềm quản lý bán hàng còn lưu trữ các lịch sử hoạt động (chỉnh sửa, hủy hóa đơn của nhân viên) mỗi khi hệ thống có sự thay đổi, từ đó, chủ quán có thể dễ dàng kiểm kê được từng giao dịch đơn hàng và đối soát doanh thu bán hàng. Nhờ tính năng này, chủ quán có thể nhanh chóng phát hiện sớm những bất thường, tránh việc nhân viên ăn chặn, gây thất thoát. Bằng việc áp dụng phần mềm, chủ kinh doanh nhà hàng/quán cafe khó có thể bỏ sót một khoản chi tiêu tài chính gây nên hao hụt nào.

5. Phần mềm quản lý bán hàng cung cấp hệ thống báo cáo đặc thù

Việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng cung cấp hệ thống báo cáo chi tiết, trực quan, dễ theo dõi đã góp phần giúp việc quản lý và điều hành kinh doanh của nhà hàng/quán cafe hiệu quả hơn.

Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý bán hàng miễn phí tốt nhất trong năm 2022

Cụ thể, phần mềm cung cấp cho chủ quán một hệ thống báo cáo quản trị đáp ứng nhu cầu quản lý đặc thù của mô hình kinh doanh. Điển hình như báo cáo doanh thu, thu chi, báo cáo ca làm của nhân viên, báo cáo theo từng món, báo cáo thời gian hoàn thành đơn, báo cáo nguồn đơn, báo cáo chương trình khuyến mãi,… đều được thống kê chi tiết theo ngày/tháng/năm và hiển thị một cách trực quan và dễ hiểu. Không chỉ vậy, mọi số liệu giao dịch như thu chi, lãi lỗ, doanh số bán hàng, công nợ, thống kê hóa đơn… cũng được cập nhật realtime trên phần mềm bán hàng. 

Với hệ thống báo cáo đặc thù cùng các số liệu trực quan chi tiết sẽ giúp người chủ có cái nhìn toàn diện hơn về tình hình hoạt động của nhà hàng/quán cafe. Đồng thời, chủ quán có thể phân tích được các xu hướng của khách hàng và thị trường, từ đó đưa ra những quyết định kinh doanh hợp lý, chính xác và kịp thời. Ngoài ra, thông tin báo cáo này còn giúp nhà hàng/quán cafe cải thiện hiệu quả quản trị, tiết kiệm thời gian và chi phí vì không cần phải thực hiện thủ công các thao tác phân tích số liệu.

6. Phần mềm quản lý bán hàng có thể quản lý từ xa mọi lúc mọi nơi

Một tính năng cực kỳ hữu ích được nhiều chủ quán quan tâm trên phần mềm quản lý bán hàng chính là tính năng quản lý từ xa trên thiết bị di động – cánh tay đắc lực giải quyết mọi nỗi lo khi người chủ không có mặt tại quán. 

Xem thêm: Top 3 Phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất trên điện thoại

Được tích hợp vào phần mềm quản lý bán hàng, tính năng quản lý từ xa sẽ đáp ứng nhu cầu quản lý và giám sát ở bất kỳ đâu, bất cứ khi nào. Tình trạng bàn đang mở, hóa đơn, doanh thu,… được cập nhật theo thời gian thực giúp chủ quán có thể kiểm soát và đưa ra quyết định điều chỉnh kịp thời. Dù không có mặt tại quán nhưng người chủ cũng có thể theo dõi toàn bộ hoạt động kinh doanh realtime thông qua thiết bị di động của mình.

Tính năng quản lý từ xa còn giúp tiết kiệm thời gian cho chủ quán. Họ không cần phải di chuyển đến nhà hàng/quán cafe để kiểm tra tình hình kinh doanh, mà có thể xem trực tiếp thông tin và giám sát hoạt động của quán dễ dàng ngay trên các thiết bị di động như điện thoại thông minh hay máy tính bảng. 

Bên cạnh đó, tính năng quản lý từ xa cũng giúp bảo mật thông tin của nhà hàng/quán cafe. Vì chỉ những người được phép và có quyền truy cập mới có thể xem được thông tin của quán. Từ đó ngăn chặn được việc lộ thông tin hay lợi dụng thông tin kinh doanh của quán.

Lời kết

Phần mềm quản lý bán hàng là một cánh tay đắc lực giúp cho việc quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh nhà hàng/quán cafe trở nên dễ dàng hơn. Sở hữu những tính năng ưu việt, phần mềm quản lý bán hàng giúp chủ quán tiết kiệm thời gian phục vụ, nâng cao hiệu suất công việc, giảm thiểu thất thoát, tối ưu quy trình vận hành và mang lại thành công trong kinh doanh.