Dòng tiền được đánh giá là một trong những vấn đề “tối thượng” khi nói đến quản lý tài chính trong kinh doanh nói chung và kinh doanh dịch vụ ăn uống F&B nói riêng. Đối với những chủ quán không có kinh nghiệm trong việc theo dõi và tính toán số liệu kinh doanh, việc này lại càng “khó nhằn” hơn. Bạn có đang mắc phải những “lỗ hổng” trong quản lý dòng tiền khi kinh doanh F&B? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm ra câu trả lời!

1. Tầm quan trọng của việc quản lý dòng tiền khi kinh doanh F&B

Hiểu một cách đơn giản, dòng tiền là dòng chảy của lượng tiền mà một doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh doanh thu được hoặc chi ra trong một khoảng thời gian nhất định. Dòng tiền bao gồm tiền mặt và tiền tương đương như các tài sản có thể chuyển đổi nhanh chóng thành tiền mặt. Dòng tiền rất quan trọng để đánh giá sức khỏe tài chính, đo lường khả năng thanh toán của một doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh doanh trong việc chi trả các khoản nợ, chi phí và các khoản đầu tư.

Quản lý dòng tiền khi kinh doanh F&B là quá trình theo dõi, đánh giá và kiểm soát các khoản thu và chi của một doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh doanh, bao gồm các hoạt động liên quan đến lập kế hoạch dòng tiền, quản lý ngân sách, dự báo chi tiêu, tài trợ và đầu tư. Quản lý dòng tiền giúp đảm bảo rằng nhà hàng, quán cafe đang sử dụng nguồn tài chính hiệu quả, tiết kiệm chi phí, cụ thể là:

– Đảm bảo tài chính ổn định: Quản lý dòng tiền khi kinh doanh F&B giúp đảm bảo rằng nhà hàng, quán cafe sẽ có đủ tiền để thanh toán các khoản nợ, chi trả các khoản phải trả và đầu tư vào các hoạt động phát triển kinh doanh. 

– Tối ưu hóa lợi nhuận: Quản lý dòng tiền giúp tối ưu hóa lợi nhuận bằng cách cân đối giữa việc đầu tư và chi phí, như vậy giúp nhà hàng, quán cafe đạt được mức lợi nhuận cao nhất. 

– Quản lý rủi ro chính xác: Luôn theo dõi biến động của dòng tiền giúp chủ kinh doanh có thể đánh giá và quản lý rủi ro tài chính như rủi ro lãi suất, rủi ro thay đổi giá cả, rủi ro thanh khoản, đảm bảo sự ổn định tài chính của nhà hàng, quán cafe. 

– Đưa ra quyết định chiến lược hợp lý: Việc quản lý dòng tiền trong kinh doanh F&B cung cấp cho chủ kinh doanh thông tin về tình hình tài chính để đưa ra các quyết định chiến lược như đầu tư mới, mở rộng hoặc giảm quy mô hoạt động. 

– Nâng cao uy tín với đối tác: Trong trường hợp mô hình nhà hàng, quán cafe được thành lập và quản lý của một đội ngũ nhiều người góp vốn “làm ăn” chung, số liệu về dòng tiền minh bạch, rõ ràng là vô cùng quan trọng để đảm bảo uy tín, niềm tin giữa các co-founder.

Xem thêm: 5 “tử huyệt” trong việc quản lý tài chính của chủ quán cafe

2. Những “lỗ hổng” trong quản lý dòng tiền khi kinh doanh F&B 

2.1. Có bao nhiêu tiền thì đầu tư hết bấy nhiêu

Có một sai lầm vô cùng nghiêm trọng mà nhiều người mắc phải trong quản lý dòng tiền khi kinh doanh F&B là chi tiêu quá nhiều, thậm chí là “đổ hết vốn liếng” trong giai đoạn đầu khởi sự kinh doanh. Dồn tất cả tiền bạc vào công việc kinh doanh nhà hàng, quán cafe ngay những ngày mới mở không phải là lựa chọn thông minh. Khi có một số vốn lớn, rất có thể chủ kinh doanh và các nhà đồng sáng lập sẽ cảm thấy mình quá dư dả, không tiết kiệm và đầu tư hết tất cả số tiền một cách không hiệu quả.

Lời khuyên là hãy xây dựng mô hình kinh doanh trong khả năng tài chính. Ví dụ, bạn chỉ có 50 triệu trong tay, nhưng “ôm mộng” làm bá chủ bán trà sữa trong một con phố nhỏ. Hãy phân tích 50 triệu đó bạn sẽ phân bổ khoản chi như thế nào để vận hành – tiền nhỏ thì quy mô nhỏ. Nếu chỉ bán được trà sữa trong một con phố nhỏ mà bạn đã dùng hết vốn liếng, thậm chí là phải vay thêm tiền để mở rộng quy mô thì chính việc đó đã tạo áp lực kinh doanh cho bạn. Vậy hãy đầu tư cơ sở vật chất từ từ và tiết kiệm, nâng cấp chúng lên sau khi kinh doanh bắt đầu có lợi nhuận.

2.2. Khởi nghiệp kinh doanh với khoản nợ “ngập đầu”

Rất nhiều chủ nhà hàng, quán cafe nhỏ vay mượn rất nhiều tiền để làm vốn từ ngân hàng, người quen, bạn bè… để bắt đầu kinh doanh. Và điều này có ảnh hưởng rất lớn tới tâm lý của họ, họ phải chịu áp lực về tiền bạc để trả nợ và muốn kinh doanh thu lời ngay lập tức. Tuy nhiên “dục tốc bất đạt” bởi bạn không những cần nhiều yếu tố về chuyên môn mà còn phải có chút “duyên” và may mắn với kinh doanh để thành công.

Việc vay nợ một số tiền quá lớn ngay từ thời điểm ban đầu khiến bạn phải mạo hiểm và gánh vác áp lực nặng hơn rất nhiều. Những người kinh doanh khôn ngoan sẽ phải biết làm sao để cân bằng giữa số nợ và thu nhập, như vậy mới không ảnh hưởng đến dòng tiền. Vậy để bắt đầu kinh doanh một cách hiệu quả và nhẹ nhõm hơn, bạn nên dùng tiền tiết kiệm của mình làm vốn và không nên vay tiền quá nhiều. Chủ nhà hàng, quán cafe hãy chuẩn bị sẵn tinh thần rằng có thể mình sẽ tiêu tốn, thật chí mất trắng. Vì thế, đừng tự tạo cho mình áp lực về tài chính bằng cách vay vốn khắp nơi. 

2.2. Chi tiêu “quá tay” những khoản không cần thiết 

Một số chủ nhà hàng, quán cafe vẫn thực hiện đầu tư và mua sắm theo nhu cầu phát sinh mà không phân tích, đánh giá xem có thực sự cần thiết hay không. Chẳng hạn như “hứng lên” là mua thêm thiết bị nhà bếp mới, lướt mạng thấy máy pha cà phê được quảng cáo “xịn sò” nên lại mua thêm hay mua sắm “tá lả” những đồ vật, cây cối trang trí không gian nhà hàng, quán cafe. Nếu bạn không quản lý dòng tiền khi kinh doanh F&B chặt chẽ và chi tiêu “xả láng” mà không tính toán như vậy, trong khi tình hình doanh thu không đảm bảo, có thể khiến dòng tiền âm lúc nào không hay.

Trước khi quyết định đầu tư hay mua sắm thêm cho cơ sở kinh doanh, chủ nhà hàng, quán cafe nên phân tích, đánh giá đến tầm quan trọng và chi phí của hạng mục đó có thực sự phù hợp với tình trạng tài chính hay không. Cắt giảm những khoản chi tiêu lãng phí không những giúp dòng tiền trong kinh doanh ổn định mà còn khiến lợi nhuận của quán được cải thiện và tối ưu hơn rõ rệt. 

2.3. Không kiểm soát các khoản thu – chi chính xác

Công việc quản lý dòng tiền khi kinh doanh F&B cần lưu ý đến hai yếu tố là dòng tiền vào – dòng tiền ra, tương ứng với đó chính là các khoản doanh thu – các khoản chi tiêu trong quá trình hoạt động bán hàng. Dòng tiền vào của nhà hàng, quán cafe có thể khá phức tạp, đến từ nhiều nguồn khác nhau như tiền mặt của thu ngân tại cửa hàng, tiền chuyển khoản của khách trong tài khoản ngân hàng, tài xế giao đồ ăn tận nơi, các bên đối tác nền tảng bán hàng GrabFood, ShopeeFood, Baemin,… và các bên đối tác thanh toán MoMo, ZaloPay, VnPay,… Tương tự, dòng tiền ra hay các khoản chi phí cũng có rất nhiều giấy tờ và chứng từ thanh toán cần kiểm soát như chi phí nguyên vật liệu và công nợ với nhà cung cấp, tiền lương nhân viên, tiền điện nước,… rồi tiền thuê mặt bằng, tiền đầu tư thiết bị, phần mềm,…

Vì vậy, không có một hệ thống thu chi rõ ràng chắc chắn sẽ làm cho vấn đề quản lý dòng tiền của chủ nhà hàng, quán cafe gặp nhiều khó khăn. Không minh bạch trong các khoản thu chi khi có thể dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng. Do đó, chủ nhà hàng, quán cafe phải xây dựng được quy trình, hệ thống quản lý thu – chi chính xác. Nếu không có bộ máy kế toán nội bộ hay sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài, bạn có thể tự theo dõi bằng file Excel hoặc tốt nhất là có công cụ, phần mềm hỗ trợ quản lý dòng tiền khi kinh doanh F&B. 

2.4. Không có khoản vốn dự phòng 

Trong trạng thái nền kinh tế suy thoái như hiện nay, tốc độ bán hàng của các cơ sở kinh doanh F&B có thể sẽ chậm lại do mọi người đều cắt giảm các nhu cầu chi tiêu. Tình trạng này dẫn đến sự suy giảm dòng tiền vào trong khi nhiều khoản chi phí thường xuyên của cơ sở kinh doanh vẫn phải duy trì, như vậy làm mất cân đối dòng tiền vào – ra. Để đảm bảo cơ sở kinh doanh không phải đối mặt với khó khăn tài chính, chủ nhà hàng, quán cafe phải tính toán và duy trì một khoản vốn dự phòng để trang trải những chi phí trong ngắn hạn. 

Quỹ dự phòng là khoản tiền được trích ra từ lợi nhuận, dùng để ứng phó với những tổn thất, thiệt hại trong kinh doanh có khả năng xảy ra trong tương lai. Đây là cụm từ được nhắc đến rất nhiều nhưng chỉ đến lúc gặp khó khăn, chủ nhà hàng, quán cafe mới “giật mình” nhận ra tầm quan trọng của số tiền dự trữ này. Những lúc kinh doanh khó khăn, vắng khách hay yếu tố ngoại cảnh như thời tiết, bệnh dịch,… Nếu không có quỹ dự phòng cho những rủi ro khó lường trước, cơ sở kinh doanh sẽ lâm vào cảnh vô cùng loay hoay và bế tắc.

2.5. Không sử dụng công cụ quản lý dòng tiền thông minh 

Chủ nhà hàng, quán cafe có ý thức về việc phải quản lý dòng tiền khi kinh doanh F&B, nhưng việc cập nhật số liệu thu chi, dòng tiền ra vào thường xuyên, liên tục tạo cho bạn một áp lực công việc nặng nề? Việc tự tính toán dữ liệu tài chính trong kinh doanh bằng phương pháp truyền thống vô cùng bất tiện. Chủ nhà hàng, quán cafe phải làm việc trên sổ sách giấy tờ thủ công hay file excel dữ liệu cồng kềnh trên máy tính vừa tốn kém thời gian mà vẫn có thể xảy ra sai sót, nhầm lẫn. Hơn nữa, nhiều trường hợp phải đến tận cuối tháng chủ nhà hàng, quán cafe mới biết mình đã chi tiêu bao nhiêu, thu về bao nhiêu, đang kinh doanh có lãi hay lỗ. Sự chậm trễ này có thể khiến các dòng tiền bị âm do chi tiêu quá nhiều lúc nào không hay. 

Thấu hiểu những khó khăn của chủ kinh doanh trong công việc quản lý dòng tiền, Ứng dụng quản lý từ xa FABi Manager đã có ngay tính năng Kế toán VO – công cụ hỗ trợ chủ nhà hàng, quán cafe những nghiệp vụ kế toán cơ bản nhất như phân loại tất cả các khoản thu chi, kiểm soát dòng tiền, tính toán lãi lỗ chính xác. Đây cũng là lựa chọn lý tưởng dành cho nhà hàng, quán cafe muốn tiết kiệm chi phí mua phần mềm kế toán hoặc thuê nhân sự kế toán chuyên biệt do không có nhu cầu sử dụng đến những nghiệp vụ kế toán chuyên sâu.

Chỉ với vài thao tác đơn giản, tất cả các khoản thu chi, dòng tiền ra – vào trong quá trình hoạt động kinh doanh nhà hàng, quán cafe có thể được ghi nhận nhanh chóng. Các khoản chi phí được phân bổ đúng hạng mục để chủ kinh doanh dễ dàng theo dõi. Khi sử dụng Kế toán VO, hệ thống sẽ tự động thực hiện tính toán và thống kê lợi nhuận của cửa hàng dựa trên số liệu doanh thu và chi phí được cung cấp.

Tạm kết

Quản lý dòng tiền khi kinh doanh F&B tưởng chừng như đơn giản nhưng trên thực tế khá phức tạp, đòi hỏi chủ nhà hàng, quán cafe phải tính toán kỹ lưỡng và cẩn thận nhất có thể. Tuy nhiên, bạn cũng có thể nhờ đến sự trợ giúp từ các giải pháp công nghệ hiện đại để công việc trở nên dễ dàng, nhàn hạ hơn rất nhiều.