Hệ thống kho lưu trữ nguyên vật liệu luôn là một bộ phận cực kì quan trọng, ảnh hưởng đến tất cả các hoạt động của nhà hàng. Vì thế, những sai sót trong việc quản lý kho có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cả về thời gian lẫn tiền bạc của nhà hàng.

Quản lý kho đúng cách là một trong những yếu tố quan trọng giúp công việc kinh doanh của cửa hàng được diễn ra thuận lợi. Tuy nhiên, không phải chủ nhà hàng nào cũng đủ quan tâm và sát sao để theo dõi chặt chẽ việc quản lý kho, phòng tránh rủi ro trong kho. 

Hãy cùng iPOS.vn nhìn lại 5 vấn đề chính về việc quản lý kho dễ khiến nhà hàng của bạn gặp tổn thất về mặt tài chính nhé!

1. Không đầu tư hệ thống bảo quản, lưu trữ nguyên liệu đúng cách

Kho là nơi dùng để lưu trữ toàn bộ nguyên vật liệu chế biến ra các món ăn, đồ uống trong cửa hàng. Có rất nhiều nguyên vật liệu tươi sống, nhập khẩu,… đều đòi hỏi phải được bảo quản và lưu trữ đúng cách như: đặt trong túi/hộp riêng, để ở nhiệt độ lạnh hoặc âm, không đặt chung với các nguyên liệu khác,… 

Tuy nhiên, thông thường chỉ có các nhà hàng lớn hoặc các doanh nghiệp F&B quy mô mới có thể có đủ chi phí và quan tâm tới việc đầu tư một hệ thống bảo quản nguyên vật liệu đúng chuẩn. Rất nhiều nhà hàng, quán ăn nhỏ không thật sự xem trọng khâu bảo quản mà sẽ nhét chung tất cả nguyên vật liệu vào một chiếc tủ đông lớn, hoặc không chỉnh nhiệt độ chuẩn cho từng loại dẫn tới việc chúng bị hư hỏng nặng, giảm sút chất lượng, ôi thiu… 

Khi đó, nhà hàng chẳng còn lựa chọn nào khác ngoài việc vứt bỏ các nguyên vật liệu không đạt chuẩn và phải đặt mua lại một lô hàng mới, khiến chi phí đầu tư thực phẩm dự tính bị chênh thêm một khoản đáng kể.

2. Không dự tính chính xác nhu cầu mua sắm cụ thể

Nhiều nhà hàng, doanh nghiệp F&B thường không có thói quen đưa ra một bản kế hoạch mua sắm định kỳ mà mua theo “hứng thú”, hoặc chạy theo xu hướng để làm ra những món ăn đang hot trên thị trường nhưng không đúng với thế mạnh của nhà hàng mình. Việc phung phí tiền bạc khi mua sắm nguyên liệu sai lầm như thế rất dễ dẫn tới hậu quả thâm hụt tiền bạc, thậm chí là lỗ đối với các nhà hàng.

Để có một kế hoạch mua sắm hợp lý nhất, các nhà hàng phải có báo cáo, thống kê và dự báo nhu cầu về nguyên vật liệu thật cụ thể, sát thực tế nhất có thể. Việc dự toán trước chi phí mua sắm nguyên vật liệu là rất cần thiết vì nó sẽ ảnh hưởng đến việc phân bổ, cân đối thu – chi trong một tuần, một tháng, một quý hoặc thậm chí là một năm của nhà hàng. 

Hơn nữa, thực hiện nhập nguyên vật liệu đúng với định mức cần thiết sẽ tránh tình trạng mua quá nhiều mà không dùng tới khiến chúng hư hỏng trong kho hoặc mua quá ít dẫn đến việc không có đủ số lượng chế biến phục vụ khách hàng. 

Xem thêm: Hàng tồn kho trong ngành F&B là gì? 5 nguyên tắc kiểm soát hàng tồn kho

3. Không có nhân viên chuyên trách quản lý kho 

Ở nhiều doanh nghiệp F&B quy mô nhỏ hoặc các quán ăn bình dân, thông thường sẽ không có nhân viên chuyên phụ trách quản lý kho hàng mà chủ doanh nghiệp, chủ quán ăn sẽ để các vị trí khác kiêm nhiệm luôn vị trí này. 

Việc không có đủ kiến thức chuyên môn quản lý kho, không đủ sát sao hoặc hiểu biết về các quy trình nhập – xuất hàng hóa,… sẽ khiến cho nhân viên quản lý kho không chuyên bị “khớp” khi bắt tay vào việc, gây ra sai sót và rất dễ dẫn tới các vấn đề trong kho: mất hàng, nhập sai hàng, gian lận khi mua sắm,…

Để giải quyết việc này, các nhà hàng, quán ăn có thể lựa chọn sử dụng những phần mềm quản lý kho hiện đại, tiện lợi và dễ hiểu nhất trong trường hợp không có người đủ chuyên môn phụ trách. Ngoài ra, chủ nhà hàng cũng cần tự mình tìm hiểu kiến thức về quản lý kho, thực phẩm để thường xuyên kiểm tra hàng hóa trong kho theo định kỳ hoặc kiểm tra bất chợt, tránh xảy ra việc nhân viên không đủ chuyên môn sẽ làm ảnh hưởng tới việc bảo quản thực phẩm trong kho.

4. Không lựa chọn cẩn thận nhà cung ứng và đơn vị vận chuyển

Nhà cung ứng nguyên vật liệu và đơn vị vận chuyển là những nhân tố cực kì quan trọng trong toàn bộ quá trình nhập hàng hóa vào kho. Với giá cả biến động từng ngày trên thị trường như tình hình hiện nay, chủ nhà hàng cần thường xuyên tìm hiểu và thực hiện khảo sát với những nhà cung ứng tiềm năng để lựa chọn cho mình một đơn vị cung ứng phù hợp nhất: vừa có giá cả hợp lý, vừa đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu.

Tương tự như vậy, việc tìm kiếm đơn vị vận chuyển cũng sẽ quyết định nhà hàng có thể nhận được một lô hàng có chất lượng như mong muốn hay không. Có khá nhiều chủ nhà hàng, quán ăn thường lựa chọn những đơn vị vận chuyển quen hoặc giá rẻ mà bỏ qua chất lượng dịch vụ của họ, dẫn tới việc nguyên vật liệu gặp vấn đề trên đường vận chuyển. 

Hậu quả là khi nguyên vật liệu hỏng, quá hạn, không thể sử dụng được nữa, nhà hàng lại tốn thêm một khoản chi phí đáng kể để mua lại lô hàng tương tự – mà số tiền này còn nhiều hơn số tiền chi trả cho một đơn vị vận chuyển tốt.

5. Không sử dụng các phần mềm quản lý kho hiện đại

Cách phổ biến và được các nhà hàng sử dụng nhiều nhất để quản lý kho vẫn là thông qua Excel. Nhưng sử dụng Excel sẽ khiến cho nhân viên quản lý kho, kế toán hoặc chính chủ nhà hàng tốn thời gian hơn vì phải tăng khối lượng công việc cũng như tăng nguy cơ mắc sai sót do phải nhập thủ công dữ liệu, khiến cho việc thất thoát trong nhập – xuất nguyên vật liệu rất dễ xảy ra.

Hơn nữa, khi sử dụng Excel làm phương thức chính để quản lý kho, chủ nhà hàng gần như không thể quản lý tồn kho sát sao theo thời gian thực (Real-time), lập báo cáo nhanh chóng hoặc quản trị theo đúng quy chuẩn của ngành F&B. Việc này sẽ càng khiến cho công tác quản lý kho gặp khó khăn, thậm chí có thể tạo ra “lỗ hổng” khiến những nhân viên gian lận có cơ hội ăn cắp nguyên vật liệu.

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều đơn vị đã cho ra mắt các phần mềm, giải pháp quản lý kho thông minh, tiện dụng, dễ dàng cho chủ nhà hàng và bộ phận chuyên trách về kho có thể sử dụng. Đầu tư vào một phần mềm hiện đại như vậy sẽ giúp giảm bớt áp lực cho chủ nhà hàng và hạn chế nguy cơ bị thất thoát tiền bạc không đáng khi quản lý kho.

Xem thêm: Quy trình quản lý kho nhà hàng đơn giản, nhanh chóng

6. Kết luận

Quản lý kho không hiệu quả là một trong những vấn đề mà các nhà hàng thường gặp phải và cũng là những nguyên nhân chính dẫn tới việc thất thoát tiền bạc. Nếu kịp thời khắc phục sai sót và tìm ra cách quản lý kho phù hợp, các chủ nhà hàng có thể tạo ra quy trình vận hành trơn tru hơn và đem về lợi nhuận cao hơn cho nhà hàng của mình.

Để quản lý kho trở nên tốt hơn thì sau đây là những phần mềm chắc chắn bạn nên tham khảo qua:

Phần mềm kế toán iPOS Accounting

Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay