Làm thế nào để tối ưu công suất nhà hàng là một bài toán khó khăn mà rất nhiều cửa hàng kinh doanh ăn uống hiện nay đang phải đối mặt. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này là do chưa có phương pháp quản lý nhà hàng phù hợp và sử dụng nhân sự không hiệu quả. Vậy có những cách nào để tối ưu công suất nhà hàng?  Cùng iPOS.vn tìm hiểu nhé!

1. Những khó khăn của nhà hàng trong quá trình vận hành

Trước hết, chúng ta cần hiểu: Thế nào là tối ưu công suất nhà hàng? Để nhà hàng hoạt động hiệu quả, tất cả các nhân viên trong “bộ máy” từ lễ tân, thu ngân, phục vụ, bếp,… vừa phải hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, vừa phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận khác. Như vậy, tối ưu công suất nhà hàng là việc mỗi cá nhân đều tối ưu năng suất, tốc độ, góp phần tạo ra quy trình vận hành trôi chảy, hiệu quả.

Trên thực tế, rất nhiều nhà hàng hiện nay có quy trình phục vụ phức tạp, tốn thời gian, sắp xếp nhân sự chưa hợp lý, công việc chồng chéo, không khoa học. Tình trạng này dẫn đến việc cửa hàng hoạt động với công suất kém và rất dễ rơi vào tình huống hoảng loạn nếu quán quá đông khách vào giờ cao điểm. Cụ thể, quy trình vận hành tại một số nhà hàng đang xảy ra những vấn đề như sau:

1.1. Khó kiểm soát thông tin đặt bàn, tình trạng bàn trống 

Nhân viên không nắm được chính xác số lượng khách hàng đã đặt bàn trước, tình trạng còn bàn hay hết bàn, bàn nào chuẩn bị ra về để đón tiếp khách mới,… dẫn đến nhiều hậu quả như khách hàng phải chờ đợi quá lâu, khách hàng bực bội vì đã đặt bàn nhưng vẫn không có chỗ,… ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm khách hàng và hoạt động kinh doanh. 

1.2. Ghi nhận order gọi món thủ công tốn thời gian

Các thao tác thủ công như di chuyển giữa các khu vực để ghi nhận order, chuyển order xuống bếp và thu ngân, nếu có đổi món/hủy món cũng phải lặp lại quá trình này, hay việc ghi order bằng giấy cũng rất dễ xảy ra nhầm lẫn khi nhà hàng đông khách. Sai sót trong việc order gọi món có thể ảnh hưởng nhiều đến các bộ phận khác trong nhà hàng. 

1.3. Năng suất chế biến khu vực bếp/bar kém hiệu quả

Những vấn đề thường gặp phải tại bộ phận này là chế biến nhầm món, thiếu đơn, làm sai thứ tự order, chế biến không chuẩn theo định lượng vì áp lực thời gian,… Bên cạnh đó, việc không tổng hợp được chính xác số lượng món cần làm dẫn đến việc chế biến lẻ tẻ theo từng đơn order khiến thời gian chế biến bị kéo dài và bị thất thoát, hao hụt nguyên vật liệu. 

1.4. Không đa dạng hình thức thanh toán, dễ xảy ra sai sót 

Đây là bộ phận có trách nhiệm nắm chính xác thông tin order, các điều chỉnh thêm món, hủy món trong quá trình phục vụ, kiểm soát các yêu cầu tách/gộp bàn,… để phục vụ khách hàng thanh toán. Tuy nhiên, rất nhiều khó khăn xảy ra ở bộ phận này như nhầm lẫn số liệu, không cập nhật thay đổi,… khiến quá trình thanh toán chậm chạp, thậm chí là sai sót khiến khách hàng bực bội, không hài lòng. Hơn nữa, nếu nhà hàng không có đa dạng hình thức thanh toán cũng tạo sự bất tiện cho khách hàng sử dụng dịch vụ tại nhà hàng. 

2. Giải pháp tối ưu công suất vận hành nhà hàng hiệu quả

Mỗi bộ phận đều có trách nhiệm và nghiệp vụ riêng, nhưng lại tạo thành một chuỗi vận hành thống nhất trong nhà hàng. Chỉ một bộ phận gặp vấn đề, thời gian xử lý công việc của một bộ phận bị kéo dài sẽ ảnh hưởng đến công suất chung của nhà hàng. Vì vậy, để tối ưu công suất của nhà hàng, chủ kinh doanh nên áp dụng những giải pháp sau:

2.1. Xây dựng quy trình vận hành phù hợp

Trước hết, một quy trình phục vụ bài bản và tinh gọn là yếu tố quan trọng giúp tối ưu công suất nhà hàng. Bạn nên quy định rõ ràng về nguyên tắc và trình tự phục vụ trong nhà hàng từ khâu chuẩn bị, đón khách, tiếp nhận order, chuyển order đến bếp/bar và thu ngân, phục vụ món cho đến khâu kiểm đồ, thanh toán, tiễn khách,… Mọi quy trình cần được văn bản hóa để mọi nhân viên đều nắm được và tuân thủ theo đúng quy trình đề ra.

Khi xây dựng quy trình phục vụ, bạn nên tinh gọn những nghiệp vụ dư thừa để đẩy nhanh tiến độ công việc và tối ưu công suất nhà hàng. Ví dụ như vấn đề nhân viên phải di chuyển qua nhiều khu vực để đưa order gây mất thời gian, bạn có thể áp dụng các phương thức order thông qua máy tính bảng. Ngay khi hoàn tất order, thông tin sẽ ngay lập tức được chuyển đến bếp/bar tương ứng và thu ngân, giờ đây thay vì phải di chuyển nhiều thì nhân viên có thể sử dụng thời gian đó để hỗ trợ order cho nhiều khách hàng hơn. Hay đối với quy trình thanh toán, việc ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp nhân viên tính tiền nhanh hơn, chính xác hơn cho khách hàng. 

Xem thêm: 11 bước lập kế hoạch kinh doanh nhà hàng đảm bảo thành công

2.2. Tuyển dụng và phân bổ nhân sự hợp lý

Trong quá trình tuyển dụng nhân viên, chủ kinh doanh cần xác định số lượng tổng nhân viên, số lượng nhân viên từng vị trí, yêu cầu về chuyên môn và kỹ năng cụ thể để đảm bảo chất lượng nhân sự trong nhà hàng. Ngoài ra, mức lương chi trả cho nhân viên làm sao để vừa tối ưu chi phí, vừa đủ để thu hút và khích lệ nhân viên cũng là vấn đề phải cân đối. 

Sau đó, chủ nhà hàng dựa trên thông tin khung giờ nào đông khách, khung giờ nào vắng khách, số lượng khách hàng mỗi khung giờ,… để phân công công việc hợp lý cho từng nhân viên. Việc phân bổ nhân sự cần được tính toán kỹ lưỡng để tránh trường hợp có khung giờ thì nhân viên bị quá tải công việc, có khung giờ nhân viên lại quá nhàn rỗi và lãng phí nguồn nhân lực. 

2.3. Chuẩn hóa nghiệp vụ của từng bộ phận

Chia nhỏ và chuyên nghiệp hóa từng bộ phận để quản lý là điều cần thiết tại mỗi nhà hàng. Mỗi nhân viên, mỗi bộ phận nên được chuyên môn hóa nghiệp vụ để đảm nhiệm và hoàn thành một công việc một cách tốt nhất. Đây cũng là một yếu tố giúp tối ưu công suất nhà hàng.

– Người quản lý: Thông thường, quản lý là chủ kinh doanh với nhà hàng nhỏ hoặc các trưởng ca trong nhà hàng lớn. Họ có trách nhiệm bố trí, phân công công việc phù hợp và đánh giá năng suất làm việc của từng nhân viên tại từng ca làm việc tùy thuộc vào thời điểm đông khách hay vắng khách. 

– Nhân viên phục vụ: Đây là vị trí cần đảm bảo sự chính xác và tốc độ trong việc ghi nhận order gọi món, thay đổi món, hủy món và các yêu cầu khác từ khách hàng. Ngoài ra, nhân viên phục vụ nên có thêm kỹ năng giới thiệu và gợi ý món để góp phần tăng doanh thu cho nhà hàng.

– Nhân viên bếp/bar: Để có thể tối ưu chất lượng món ăn và tốc độ ra đồ ăn, bộ phận bếp/bar cần biết cách sắp xếp thứ tự các order món, làm món nào trước món nào sau, làm một món của nhiều đơn cùng lúc,… Do vậy, cần có sự phối hợp nhuần nhuyễn giữa bếp trưởng – người tiếp nhận thông tin và các nhân viên khác. 

– Nhân viên thu ngân/kế toán/kiểm kho: Nhân viên thu ngân, kế toán và người quản lý kho là hai bộ phận cần có tính cẩn thận và đặc biệt phải trung thực. Do đó người quản lý cần phải theo dõi nhân viên một cách sát sao và yêu cầu họ gửi báo cáo hàng ngày nhằm hạn chế tối đa những sai phạm không đáng có.

2.4. Theo dõi, đánh giá nhân viên và có chế độ thưởng phạt rõ ràng

Để tối ưu công suất nhà hàng, mỗi nhân viên cần tối ưu năng suất công việc của mình. Vì vậy, với những nhân viên làm việc năng suất thì cần có sự khen thưởng, động viên để khích lệ tinh thần làm việc. Trái lại, đối với những trường hợp sai phạm, người quản lý cần có biện pháp xử lý và đưa ra phương án giải quyết phù hợp nhất. 

Nói chung, cần có sự theo dõi chặt chẽ, sát sao để nắm bắt được hiệu quả công việc của mỗi nhân viên để có phương án thưởng phạt phù hợp. Chế độ lương thưởng là một phần quan trọng nếu muốn phát triển đội ngũ nhân viên chất lượng và gắn bó với nhà hàng lâu dài. 

2.5. Ứng dụng công nghệ để tối ưu công suất nhà hàng

Bên cạnh đó, các giải pháp công nghệ được xem như là công cụ hỗ trợ mạnh mẽ trong việc tối ưu công suất nhà hàng, thúc đẩy hiệu quả kinh doanh và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Tiêu biểu của việc ứng dụng công nghệ trong ngành kinh doanh ăn uống F&B là phần mềm quản lý bán hàng. 

Hiện nay, iPOS.vn đang là một trong những đơn vị cung cấp phần mềm quản lý bán hàng uy tín dành cho các nhà hàng, quán ăn, quán cafe tại Việt Nam. Bên cạnh phần mềm quản lý bán hàng, iPOS.vn còn tạo ra hệ sinh thái sản phẩm đa dạng, chuyên biệt để phù hợp với đặc thù của các mô hình kinh doanh ăn uống. Đây là lựa chọn tin cậy của hàng ngàn chủ kinh doanh trong việc tối ưu công suất nhà hàng, tiêu biểu như Vị Quảng, Thế Giới Hải Sản, Pizza 4P’s,… Cụ thể, phần mềm quản lý nhà hàng của iPOS.vn sở hữu những ưu điểm nổi trội sau:

Tính ổn định cao, sử dụng đồng bộ trên nhiều thiết bị

Không giới hạn việc sử dụng trên thiết bị máy POS hay máy tính, bạn có thể thao tác bán hàng, quản lý tình hình kinh doanh thông qua các thiết bị di động như máy tính bảng, smartphone với phần mềm quản lý bán hàng iPOS. Toàn bộ dữ liệu trên các thiết bị sẽ được đồng bộ với nhau, giúp bạn linh hoạt trong quá trình sử dụng nhằm tối ưu công suất nhà hàng. Phần mềm quản lý bán hàng iPOS được ưa chuộng vì có tính ổn định cao, giao diện thân thiện để quản lý và nhân viên đều có thể sử dụng dễ dàng với các thao tác đơn giản. 

Tối ưu quy trình vận hành trong nhà hàng

Phần mềm quản lý nhà hàng iPOS.vn giúp tối ưu công suất nhà hàng bằng cách lược bỏ, khắc phục tất cả các nhược điểm của phương pháp gọi món và phục vụ truyền thống. Chỉ với vài thao tác trên điện thoại, máy tính bảng, nhân viên có thể order tiện lợi, nhanh chóng. Ngay lập tức, đơn hàng sẽ được chuyển tiếp cho bộ phận Bar/bếp để thực hiện chế biến và chuyển đến máy POS cho nhân viên thu ngân phục vụ cho quá trình thanh toán. Như vậy, tất cả bộ phận trong nhà hàng đều nắm bắt thông tin nhanh chóng, kịp thời. 

Quá trình thanh toán thuận tiện, đa dạng phương thức

Để nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, phần mềm quản lý bán hàng iPOS.vn hỗ trợ thanh toán linh hoạt, nhanh chóng. Sau khi khách hàng dùng bữa xong, nhân viên thu ngân có thể in hóa đơn, áp dụng khuyến mãi hay cộng thuế VAT dễ dàng. Ngoài ra, phần mềm tính tiền iPOS còn hỗ trợ đa dạng phương thức thanh toán như: tiền mặt, thẻ ATM, Visa, Mastercard, thanh toán điện tử như Momo, Zalo Pay, VNPAY,… Nhờ đó khách hàng có nhiều lựa chọn trong việc thanh toán và nhà hàng cũng có thể đáp ứng kịp thời khi khách có nhu cầu, từ đó giúp tối ưu công suất nhà hàng. 

Mở rộng kết nối với nhiều ứng dụng chuyên biệt để tối ưu công suất nhà hàng

Nằm trong hệ sinh thái sản phẩm công nghệ được xây dựng chuyên biệt cho ngành kinh doanh nhà hàng của iPOS.vn, phần mềm có thể tích hợp thêm các giải pháp tiện ích khác giúp bạn quản lý nhà hàng một cách toàn diện và chuyên nghiệp hơn. Một số giải pháp ưu việt có thể kể đến như:

– Giải pháp quản lý bếp/bar KDS: Ngoài tiếp nhận và hiển thị các đơn order, cũng hỗ trợ đắc lực trong việc điều phối hoạt động trong khu vực bếp/bar khi sắp xếp thứ tự đơn hàng một cách khoa học, tổng hợp số lượng các món cần thực hiện, theo dõi đơn nào đã hoàn thành, đơn nào chưa, đơn nào đang chờ lâu,… để tăng tốc độ phục vụ món. 

– Giải pháp Menu điện tử 020: Khách hàng có thể tự gọi món bằng cách quét QR Code tại bàn, tiết kiệm thời gian và chi phí nhân sự trong quá trình vận hành.

– Giải pháp quản lý bán hàng đa kênh: Quản lý toàn bộ đơn hàng từ các kênh online nội bộ như website, Facebook, Zalo, điện thoại,… tại một nơi duy nhất; xử lý và điều phối đơn hàng nhanh chóng tránh tình trạng mất đơn, thiếu đồ, sai đồ,…

– Ứng dụng quản lý từ xa cho nhà quản lý: Chủ nhà hàng có thể theo dõi tình hình kinh doanh mọi lúc, mọi nơi trên thiết bị di động thông qua ứng dụng iPOS Manager mà không cần có mặt trực tiếp tại cửa hàng. Các dữ liệu đơn hàng, báo cáo doanh thu,… sẽ được cập nhật nhanh chóng và chính xác theo thời gian thực. 

– Phần mềm chăm sóc khách hàng CRM: Thu hút đăng ký thành viên qua Zalo, Facebook; Lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng, tạo kịch bản chăm sóc khách hàng tự động, xây dựng chương trình hội viên; phát hành voucher khuyến mãi,…

– Phần mềm quản lý kho: Thiết lập định mức nguyên liệu, quản lý kho chặt chẽ, theo dõi chi tiết tình hình xuất nhập tồn, kết nối dễ dàng với các nhà cung cấp,…

– Phần mềm kế toán nhà hàng: Đồng bộ dữ liệu với hệ thống quản lý bán hàng, hỗ trợ đắc lực cho nghiệp vụ kế toán tại nhà hàng như tự động phát sinh bút toán doanh thu, chiết khấu, giảm giá, thuế,… theo đúng quy định kế toán hiện hành. 

Hy vọng những gợi ý trên sẽ giúp bạn có những giải pháp phù hợp khi muốn tối ưu công suất nhà hàng. Trong tất cả các yếu tố, ứng dụng công nghệ được xem là quan trọng nhất trong thời đại 4.0 như hiện nay. Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý bán hàng, hãy liên hệ iPOS.vn để được tư vấn và giải đáp thắc mắc nhanh nhất.

Bạn có thể tham khảo một số phần mềm sau nhé!

Phần mềm quản lý quán cafe chuyên nghiệp, dễ sử dụng nhất

Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay