Thực tế hiện nay có rất nhiều chủ quán cafe là “dân tay ngang” chỉ có đam mê kinh doanh hoặc sở thích nấu nướng, pha chế chứ không có kinh nghiệm trong quản lý tài chính. Công việc kiểm soát dòng tiền không hề đơn giản, thậm chí chỉ cần một chút bất cẩn và sơ suất cũng có thể gây thiệt hại đến cơ sở kinh doanh. Chủ quán đã biết những “bẫy chết người” về quản lý tài chính khi kinh doanh quán cafe? Hãy cùng iPOS.vn theo dõi ngay trong bài viết dưới đây!

1. Tiêu “lạm” tiền kinh doanh phục vụ mục đích cá nhân

Lỗi quản lý mà các chủ quán thường mắc phải là lẫn lộn ngân sách tài chính kinh doanh với tài chính cá nhân. Một số quán cafe vừa và nhỏ không đăng ký tài khoản ngân hàng doanh nghiệp mà chỉ có tài khoản ngân hàng cá nhân đứng dưới tên của chủ quán. Do đó, chủ quán có thể “tiện tay quẹt thẻ” khi chi trả cho mục đích cá nhân mà quên mất đó là tài khoản phục vụ công việc kinh doanh. 

Có thể chủ quán nghĩ rằng những chi tiêu nhỏ nhặt, lẻ tẻ như những bữa ăn, mua đồ, vé xem phim,… không đáng bao nhiêu nên chẳng ảnh hưởng quá nhiều đến tiền của quán. Tuy nhiên, tất cả những khoản này “tích tụ” lại trong một thời gian dài có thể khiến doanh thu của quán bị thất thoát một khoản đáng kể. Khi đó, số liệu kinh doanh sẽ không được tính toán chính xác, khiến chủ quán làm mãi mà vẫn không thấy lãi đâu. 

Hơn thế nữa, công việc kinh doanh có thể bị ảnh hưởng vì một lượng tiền của quán đã được lấy ra dùng cho đời sống riêng của người chủ thay vì để tái đầu tư cho những hạng mục khác. Vì vậy, tốt hơn hết là duy trì các tài khoản riêng rẽ để chủ quán có thể nhìn công việc kinh doanh của mình như một thực thể độc lập, thay vì là một thẻ ATM tha hồ rút tiền. Ngoài ra, lẫn lộn tài chính cá nhân và doanh nghiệp có thể khiến chủ quán gặp khó khăn khi cần tìm nhà đầu tư vào thời điểm muốn mở rộng quy mô kinh doanh. Đối tác sẽ lo sợ việc “cất tiền bỏ túi riêng”, không đủ sự tin tưởng để quyết định đầu tư. 

2. Dùng “tiền túi” để “bù lỗ” trong việc kinh doanh

Đây được xem là một trong những lỗi sai mà rất nhiều chủ quán không có kinh nghiệm thường xuyên mắc phải. Khi tình hình kinh doanh gặp khó khăn, đối mặt với quá nhiều chi phí, hóa đơn cùng nhiều khoản thua lỗ, một số chủ quán liền lấy tiền cá nhân ra để bù lỗ và tiếp tục đầu tư nhằm “cứu vớt” lấy nhà hàng, quán cafe của mình. Quyết định này không sai, nhưng nếu không cân đối xử lý khéo léo, bạn có thể sẽ mất “cả chì lẫn chài”.

Trong giai đoạn đầu hoạt động, doanh thu của quán thường không ổn định, dẫn đến việc mua sắm thiết bị, nguyên vật liệu hay thanh toán các loại chi phí thường “thiếu trước hụt sau”. Lúc này, các chủ quán sẽ không ngần ngại mà dùng tiền túi của mình ứng trước nhằm tạm thời duy trì hoạt động của quán. Nhưng nếu sau đó chủ quán không ghi lại những khoản này vào các báo cáo quản lý thu chi thì khả năng là bạn sẽ “mất trắng” một khoản kha khá mà không thu lại được. 

Để hạn chế tình trạng này, sau mỗi lần tạm ứng cho công việc kinh doanh, chủ quán nên ngay lập tức ghi lại khoản chi vào phần chi phí vận hành của quán. Như vậy, bạn sẽ có kết quả lợi nhuận chính xác vào cuối kỳ mà không ảnh hưởng đến tài chính cá nhân. Bởi nếu không, bạn sẽ phải liên tục lấy tiền túi để bù lỗ, dần dần sẽ mất động lực làm việc và khiến cho hoạt động kinh doanh gặp thất bại. 

Xem thêm: Những lỗi thường gặp khi quản lý tài chính trong F&B

3. Không tự tính lương cho bản thân

Một sai lầm trong quản lý tài chính mà nhiều chủ quán bị ảnh hưởng là chỉ tính lương cho nhân viên mà quên trừ đi phần thu nhập của bản thân. Thực chất, khối lượng công việc của chú quản khá “khổng lồ”. Bạn không những phải lo công việc quản lý bán hàng, theo dõi doanh thu, kiểm soát nguyên vật liệu tồn kho và làm việc với nhà cung cấp,… thậm chí thường xuyên phải có mặt tại quán để theo sát nhân viên, xử lý các tình huống của khách hàng,… Không tính lương cho bản thân đồng nghĩa với việc chủ quán đang làm “không công” cho quán của mình. 

Nhiều chủ quán nghĩ rằng “Tôi không cần lương vì tôi được hưởng toàn bộ phần lợi nhuận cuối cùng” – đây là một quan niệm vô cùng sai lầm. Do một khoản chi phí ẩn bị lãng quên – chính là phần lương của chủ quán, bạn có thể “ảo tưởng” rằng quán đang kinh doanh có lãi. Từ đó, có thể đưa ra các chiến lược hoặc kế hoạch kinh doanh thiếu chính xác, hiệu quả và không phù hợp với tình hình thực tế. Việc này lại càng rắc rối hơn trong trường hợp chủ quán kết hợp làm ăn chung với người khác. 

Hơn nữa, không phải thời điểm nào quán cafe cũng kinh doanh có lãi, đặc biệt là trong thời gian đầu, đồng nghĩa với việc chủ quán không có thu nhập. Không có tiền để trang trải cuộc sống có thể khiến chủ quán mất động lực trong công việc kinh doanh. Vì vậy, bạn cần lên chi tiết bảng lương và tính toán tiền lương của bản thân vào phần chi phí vận hành quán để đảm bảo tài chính của bạn không bị ảnh hưởng. 

4. Không kiểm soát các khoản doanh thu – chi phí rõ ràng

Dòng tiền thu chi trong nhà hàng, quán cafe cũng khá phức tạp so với các ngành nghề kinh doanh khác. Chẳng hạn như tiền thu đến từ nhiều nguồn như thu ngân tại cửa hàng, tài xế giao đồ ăn tận nơi, các bên đối tác nền tảng bán hàng GrabFood, ShopeeFood, Baemin,… và các bên đối tác thanh toán MoMo, ZaloPay, VnPay,… 

Tương tự, các hạng mục chi phí cũng có rất nhiều giấy tờ và chứng từ thanh toán cần kiểm soát. Nào là chi phí nguyên vật liệu với công thức định lượng, thông tin mua hàng và công nợ với nhà cung cấp. Nào là các khoản chi phí trong tháng, bao gồm tiền lương nhân viên, tiền điện nước,… Việc theo dõi các khoản chi phí phân bổ hàng tháng cũng rất quan trọng, chẳng hạn như tiền mặt bằng trả 6 tháng/lần thì tính ra mỗi tháng bao nhiêu,… 

Vì vậy, không có một hệ thống thu chi rõ ràng chắc chắn sẽ làm cho vấn đề quản lý tài chính của chủ quán gặp nhiều khó khăn “lãi không biết, lỗ cũng không”. Không minh bạch trong các khoản thu chi khi quản lý nhà hàng, quán cafe dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng trong kinh doanh. 

Thấy quán đông khách mà cuối tháng tính toán thu chi vẫn không có lãi? Muốn cắt giảm chi phí, thúc đẩy doanh thu nhưng không biết bắt đầu từ đâu? Vì vậy, chủ quán nên áp dụng giải pháp Kế toán VO – tính năng hoàn toàn miễn phí trong Phần mềm quản lý từ xa FABi Manager để được hệ thống hóa các khoản thu chi chính xác, nhanh chóng, giúp chủ quán đưa ra những quyết định đúng đắn, kịp thời để nâng cao hiệu quả kinh doanh. 

5. Tính toán lợi nhuận thiếu chính xác

Tính toán lợi nhuận không chính xác là một trong những “lỗi phổ biến” khi quản lý tài chính kinh doanh quán cafe. Nguyên nhân chủ yếu là do chủ quán không hình dung ra hoặc lường trước được các chi phí phát sinh khác. Chẳng hạn như giá bán của sản phẩm trong nhà hàng là giá đã bao gồm thuế VAT (từ 8 – 10% tùy sản phẩm), chủ quán quên bóc tách khoản thuế phải nộp cho nhà nước nên lầm tưởng lợi nhuận thu về rất cao. Hay khi bán hàng online thông ứng dụng của bên thứ ba như GrabFood, ShopeeFood,…, mặc dù số lượng đơn hàng nhiều nhưng thực tế nhiều chủ quán cũng “ngã ngửa” khi cuối tháng thấy lợi nhuận sẽ không còn bao nhiêu sau khi trừ đi khoản chiết khấu doanh thu cho đối tác.

Khác với các ngành nghề khác, kinh doanh quán cafe có đặc thù riêng về dòng tiền, ảnh hưởng đến cách tính toán lợi nhuận. Chẳng hạn như mặc dù một tháng nhập nguyên vật liệu mới nhiều lần, nhưng chủ quán thường được tập hợp công nợ tất cả những lần đó lại và thanh toán một lần vào mỗi cuối tháng hoặc đầu tháng sau. Điều này dễ khiến chủ quán nhầm lẫn rằng trong quỹ có nhiều tiền, kinh doanh đang nhiều lãi, trong khi trên thực tế vẫn cần phải chi trả một khoản lớn công nợ và chi phí khác mới có được con số lợi nhuận chính xác.

Trên đây là những sai lầm trong quản lý tài chính mà chủ quán cafe có thể đang mắc phải. Hãy cẩn trọng và tính toán kỹ lưỡng để tránh những “cạm bẫy” đó nhé!