Đối với những người kinh doanh quán cafe chưa có nhiều kinh nghiệm, bên cạnh những khó khăn về mặt quản trị thì quản lý tài chính cũng là một thách thức lớn cần đối mặt. Nếu không tỉnh táo trong việc kiểm soát và sử dụng dòng tiền, chủ quán có thể vô tình gây thiệt hại đến tài chính cá nhân của mình. Để tránh tình huống này xảy ra, bạn nên chú ý chủ động tránh những lỗi sai thường gặp sau đây.
Nội dung [hiển thị]
1. Không tự tính lương cho bản thân
Một sai lầm mà nhiều chủ quán gặp phải khiến cho cả kết quả kinh doanh và tài chính cá nhân bị ảnh hưởng không nhỏ chính là quên trừ đi phần thu nhập của bản thân. Chủ quán không những phải lo công việc quản lý bán hàng và doanh thu, theo dõi nguyên vật liệu tồn kho và làm việc với nhà cung cấp,… thậm chí nhiều người thường xuyên phải có mặt tại quán để kiểm soát nhân viên, theo dõi cách vận hành, xử lý các tình huống của khách hàng,… Không tính lương cho bản thân đồng nghĩa với việc chủ quán đang làm không công cho quán của mình. Về lâu về dài, việc này có thể khiến chủ quán mất động lực trong công việc kinh doanh.
Nhiều chủ quán nghĩ rằng “Tôi không cần lương vì tôi được hưởng phần lợi nhuận cuối cùng” – đây là một quan niệm vô cùng sai lầm:
Thứ nhất, việc không rạch ròi giữa tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp khiến kết quả kinh doanh được tính toán không chính xác. Do một khoản chi phí ẩn bị lãng quên, bạn có thể “ảo tưởng” rằng quán đang kinh doanh có lãi. Từ đó, có thể đưa ra các chiến lược hoặc kế hoạch kinh doanh thiếu chính xác, hiệu quả và không phù hợp với tình hình thực tế. Việc này lại càng rắc rối hơn trong trường hợp chủ quán kết hợp làm ăn chung với người khác.
Thứ hai, không phải thời điểm nào quán cafe cũng kinh doanh có lãi, đặc biệt là trong thời gian đầu, đồng nghĩa với việc chủ quán không có thu nhập cho tài chính cá nhân. Vì vậy, bạn cần lên chi tiết bảng lương và tính toán tiền lương vào phần chi phí vận hành quán để đảm bảo tài chính của bạn không bị ảnh hưởng.
Trong trường hợp bạn không biết mức lương bao nhiêu là hợp lý, hãy căn cứ vào mức lương bạn có thể nhận được ở vị trí công việc cũ hoặc liệt kê các đầu mục công việc cần hoàn thành và tham khảo mức lương ở các vị trí tương tự. Từ đó, bạn có thể ước tính được mức lương phù hợp cho bản thân mỗi tháng.
Xem thêm: Những “vũng lầy” tài chính mà nhà hàng mới mở phải cẩn thận
2. Dùng “tiền túi” để tạm ứng cho công việc kinh doanh
Đây được xem là một trong những lỗi sai mà rất nhiều chủ quán không có kinh nghiệm thường xuyên mắc phải. Trong giai đoạn đầu hoạt động, doanh thu của quán sẽ không ổn định, điều này dẫn đến việc mua sắm thiết bị, nguyên vật liệu hay thanh toán các loại chi phí thường “thiếu trước hụt sau”. Lúc này, các chủ quán sẽ không ngần ngại mà dùng tiền túi của mình ứng trước nhằm tạm thời duy trì hoạt động của quán. Tuy nhiên, nếu sau đó chủ quán không ghi lại những khoản chi này vào báo cáo tài chính thì sẽ gây ảnh hưởng đến tài chính cá nhân rất nhiều.
Ngoài ra, trong trường hợp khi tình hình kinh doanh gặp khó khăn, đối mặt với quá nhiều chi phí, hóa đơn cùng lúc, nhiều chủ quán liền lấy tài chính cá nhân ra để bù lỗ và tiếp tục đầu tư nhằm “cứu vớt” lấy quán cafe của mình. Quyết định này không sai, nhưng nếu không cân đối xử lý khéo léo, bạn có thể sẽ mất “cả chì lẫn chài”. Nếu cứ liên tục chi tiền cho quán mà không ghi nhận lại thì trong thời gian dài, bạn sẽ phải “mắt trắng” một khoản kha khá mà không thu lại được.
Để hạn chế tình trạng này, sau mỗi lần tạm ứng cho công việc kinh doanh, chủ quán nên ngay lập tức ghi lại khoản chi vào phần chi phí vận hành của quán. Như vậy, bạn sẽ có kết quả lợi nhuận chính xác vào cuối kỳ mà không ảnh hưởng đến tài chính cá nhân. Bởi nếu không, bạn sẽ phải liên tục lấy tiền túi để bù lỗ khiến cho hoạt động kinh doanh gặp thất bại về lâu dài.
3. “Ảo tưởng” về thu nhập từ việc kinh doanh quán
Đa phần các chủ quán khi kinh doanh đều hy vọng vào một “giấc mơ màu hồng” là mở quán cafe vừa nhàn hạ, vừa lời lãi nhiều. Trên thực tế, kinh doanh cafe không phải là một ngành dễ dàng như vẻ bề ngoài của nó. Đặc trưng cơ bản của kinh doanh cafe là phải đầu tư một lượng vốn ban đầu tương đối lớn và không thể có lãi một sớm một chiều. Nếu bạn đang tìm một kênh đầu tư thu hồi vốn nhanh, dòng tiền đột biến thì chắc chắn đây không phải là sự lựa chọn hợp lý. Do đó, nếu muốn đạt mục tiêu kiếm lời nhanh chóng mà bỏ tất cả vốn liếng, tiền của vào việc mở quán là một việc khá nguy hiểm với tài chính cá nhân của chủ quán.
Muốn xác định được hiệu quả mà việc mở quán cafe mang lại, bạn cần tìm hiểu về các phương án gia tăng tài chính cá nhân khác nhau và mức lợi nhuận dự kiến bạn sẽ nhận được. Nếu chủ quán không có một công việc khác, hãy cân nhắc đến một số hình thức đầu tư thêm để đảm bảo tài chính cá nhân không bị ảnh hưởng quá nhiều trong thời gian doanh thu quán chưa ổn định như gửi tiết kiệm ngân hàng, đầu tư chứng khoán,… Hãy chủ động đa dạng hóa nguồn thu cho tài chính cá nhân để công việc kinh doanh quán cafe không chịu quá nhiều áp lực về mặt lợi nhuận trong thời gian đầu.
4. Tiêu lạm tiền của quán vào mục đích cá nhân
Một trong những lỗi phổ biến tiếp theo mà các chủ quán thường mắc phải là lẫn lộn tài chính doanh nghiệp với tài chính cá nhân. Hãy duy trì các tài khoản này riêng biệt và hoàn toàn độc lập với nhau. Như vậy, bạn sẽ có thông tin chính xác về những gì được dùng cho công việc kinh doanh và những gì là dùng cho mục đích cá nhân. Có thể chủ quán nghĩ rằng những chi tiêu nhỏ nhặt, lẻ tẻ như những bữa ăn, mua đồ, vé xem phim,… không ảnh hưởng quá nhiều đến tài khoản kinh doanh. Tuy nhiên, tất cả những khoản này trong một thời gian dài có thể khiến doanh thu của quán bị thất thoát một khoản đáng kể. Khi đó, số liệu kinh doanh sẽ không được tính toán chính xác, khiến chủ quán làm mãi mà vẫn không thấy lãi, cuối cùng ảnh hưởng đến thu nhập của chủ quán đến từ việc kinh doanh quán cafe.
Hơn thế nữa, công việc kinh doanh có thể bị ảnh hưởng vì một lượng tiền của quán đã được lấy ra dùng cho đời sống riêng của người chủ thay vì để tái đầu tư cho những hạng mục khác. Vì vậy, tốt hơn hết là duy trì các tài khoản riêng rẽ để chủ quán có thể nhìn công việc kinh doanh của mình như một thực thể độc lập, thay vì là một máy ATM tha hồ rút tiền. Xét trên dài hạn, việc này sẽ giúp cho công việc kinh doanh phát triển, đồng nghĩa với việc chủ quán sẽ có thu nhập tốt hơn.
5. Không có “đường lui” dự phòng cho bản thân
Cho dù kế hoạch kinh doanh có tốt đến đâu thì những trường hợp rủi ro không lường trước vẫn có thể xảy ra, chẳng hạn như dịch bệnh, làm ăn thua lỗ, bị lừa đảo, thiên tai, hỏa hoạn,… Việc chủ quán rót tất cả vốn liếng vào kinh doanh quán cafe theo kiểu “được ăn cả, ngã về không” đồng nghĩa với việc tự đặt mình vào tình huống vô cùng nguy hiểm. Nếu không có quỹ dự phòng cá nhân cho những rủi ro khó lường trước như kinh doanh thất bại, chủ quán sẽ lâm vào cảnh vô cùng loay hoay và bế tắc.
Do đó, hãy chủ động trích một phần lợi nhuận thu được để tạo một quỹ tiết kiệm dự phòng. Đây sẽ là điểm tựa vững chắc để ứng phó trong những tổn thất, thiệt hại trong kinh doanh có khả năng xảy ra trong tương lai. Quỹ dự phòng có thể sử dụng trong trường hợp công việc kinh doanh khó khăn cần thêm vốn, hay nếu kinh doanh thua lỗ nhiều tháng thì chủ quán vẫn có một khoản tiền để đảm bảo duy trì cuộc sống cá nhân.
Khi kinh doanh quán cafe, người chủ phải tìm hiểu và chuẩn bị kỹ càng để tránh mắc những lỗi trên gây ảnh hưởng đến tài chính cá nhân của bản thân. Có như vậy, bạn mới có nền tảng tài chính đủ vững vàng để theo đuổi và gắn bó với công việc kinh doanh đến cùng.
Hãy tham khảo thêm các phần mềm sau để vận hành quán cafe trở nên trơn tru hơn:
