Kiểm kê kho là một khâu không thể bỏ qua trong mỗi nhà hàng. Một quy trình kiểm kê hàng tồn kho tốt sẽ giúp nhà hàng tiết kiệm được rất nhiều chi phí, cũng như đảm bảo chất lượng món ăn khi phục vụ khách. Ngược lại, việc không quản lý kho nhà hàng hiệu quả sẽ làm mất đi giá trị thực của nguyên vật liệu và gây tổn thất trực tiếp tới doanh nghiệp.
Vậy khi kiểm kê kho nhà hàng cần lưu ý những vấn đề gì? Hãy cùng iPOS.vn khám phá 5 lỗi sai cần tránh khi kiểm kê kho nhà hàng trong bài viết dưới đây nhé!
Nội dung [hiển thị]
1. Kiểm kê thủ công không chính xác
Kiểm kê kho hàng là một công việc vừa mất nhiều thời gian lẫn công sức. Hầu hết các nhà hàng vừa và nhỏ vẫn áp dụng cách kiểm kê thủ công như ghi chép bằng sổ sách, theo dõi số liệu bằng Excel,… Cách này rất dễ gây ra lỗi sai do nhập tay dữ liệu vì con số không được chính xác tuyệt đối, dữ liệu cũng không cập nhật real-time gây nên việc chênh lệch giữa thực tế và sổ sách quản lý.
Những khi phát sinh sai sót vậy thì nhân sự kho, nhân viên nhà hàng, quản lý, chủ nhà hàng,… đều phải tốn thêm thời gian dò xét lại xem đã nhập thiếu, nhập sai ở đâu. Hoặc nếu không phát hiện ra thì nhân viên phụ trách sẽ phải bỏ tiền túi ra để đền bù vào phần hao hụt. Kiểm kê thủ công không chỉ làm ảnh hưởng tới hoạt động của nhà hàng mà còn giảm hiệu suất công việc của nhân viên cũng như tâm lý của họ không thoải mái.
Ngày nay, các nhà hàng cũng đang hiện đại hóa quy trình làm việc, giảm thiểu những rắc rối mà việc kiểm kê kho thủ công mang lại bằng cách sử dụng những phần mềm quản lý kho nhà hàng chuyên nghiệp, thông minh. Phần mềm có thể đưa ra những báo cáo chi tiết về số lượng nhập kho, xuất kho của nguyên liệu, đưa ra dự đoán về mức độ tiêu thụ của từng loại hàng hóa. Mọi số liệu trong phần mềm sẽ được tự động cập nhật real-time (khi đã kết nối với phần mềm bán hàng), đảm bảo số liệu trên phần mềm sát với thực tế.
2. Không có công thức, định lượng chính xác
Việc chủ nhà hàng không nắm rõ các công thức tính toán số lượng nguyên vật liệu trong kho sẽ tạo điều kiện cho những nhân viên gian lận có thể thông đồng với nhau ăn bớt, “rút ruột” nguyên liệu. Tình trạng này diễn ra lâu ngày sẽ khiến nhà hàng hao hụt khá nhiều chi phí để mua bù phần nguyên vật liệu đã bị lấy cắp.
Đặc biệt, với hình thức kiểm kê kho thủ công như bằng sổ sách ghi chép hoặc Excel, rất khó để chủ nhà hàng phát hiện ra vấn đề này khi mới xảy ra mà chỉ có thể biết khi xảy ra đã lâu, nguyên vật liệu mới nhập về bị hết quá nhanh trong khi nhà hàng không hề quá đông khách.
Hiện nay, những phần mềm quản lý kho nhà hàng hiện đại đều cho phép người dùng thiết lập định lượng công thức cho mỗi món ăn, từ đó quản lý được mức độ tiêu thụ nguyên vật liệu dựa trên số lần khách gọi món ăn đó. Nếu số lượng thực tế trong kho và số liệu trên phần mềm quá khác nhau, chủ nhà hàng có thể nhận ra ngay lập tức là trong kho đã bị “rút ruột” nguyên vật liệu.
3. Không dự kiến được tình hình hàng hóa trong kho
Kiểm kê kho thủ công còn có một nhược điểm khác, đó là không thể dự đoán được tình hình hàng hóa: loại nào thường xuyên thiếu, loại nào thường xuyên thừa, mức độ tiêu thụ của mỗi loại ra sao, nên đặt thêm bao nhiêu,… Do không có dự đoán như vậy nên nhà hàng sẽ không thể nhập hàng sát với nhu cầu thực tế, có thể thiếu ảnh hưởng đến hoạt động bình thường, cũng có thể thừa khiến nhà hàng lãng phí tiền bạc và nguyên liệu.
Khi sử dụng phần mềm quản lý kho nhà hàng, chủ nhà hàng sẽ không còn phải lo lắng về những vấn đề trên bởi phần mềm có thể giúp ước lượng số lượng nguyên liệu cần mua theo định kỳ từng tuần/tháng dựa trên dữ liệu như: tốc độ tiêu thụ, tần suất đặt hàng,.. Hơn nữa, nếu có mặt hàng nào sắp hết hoặc tồn kho quá lâu thì phần mềm cũng sẽ đưa ra thông báo. Phần mềm quản lý kho nhà hàng chuyên nghiệp ngày nay còn có thể giúp nhà hàng kết nối với các nhà cung cấp trực tiếp.
4. Không có nhân viên chuyên trách quản lý kho
Những nhà hàng lớn hoặc thuộc chuỗi thương hiệu nổi tiếng thường sẽ có bộ phận chuyên phụ trách kho riêng, nhưng nhiều nhà hàng có quy mô nhỏ và vừa thường không đủ tiền để thuê một nhân sự chuyên biệt phụ trách kiểm kê kho. Người đảm nhận nhiệm vụ này sẽ là chủ nhà hàng, quản lý hoặc một nhân viên nào đó phải kiêm nhiệm. Do không có kinh nghiệm cũng như chuyên môn về quản lý kho nên về lâu dài nhà hàng sẽ không thể tối ưu chi phí, thậm chí còn có thể lãng phí thêm tiền bạc nếu quản lý kho không hiệu quả.
Trong trường hợp như vậy, một phần mềm quản lý kho thông minh sẽ là lựa chọn hỗ trợ vô cùng đắc lực cho những nhà hàng nhỏ và vừa, không có nhân sự chuyên trách về kho. Phần mềm sẽ giảm tải đáng kể những công việc kiểm kê kho, dự đoán tình hình hàng hóa chính xác,…
Tuy nhiên, nhà hàng cũng vẫn nên duy trì một nhân sự quản lý kho chứ không thể chỉ sử dụng phần mềm. Để nâng cao chất lượng công việc của vị trí quản lý kho thì nhà hàng cần training lại nhân viên cách sử dụng phần mềm hiệu quả, cách quản lý kho hàng tối ưu và bài bản nhất; đồng thời thường xuyên kiểm tra tránh tình trạng nhân viên lạm quyền mà ăn cắp hàng hóa.
5. Không kiểm kê kho theo định kỳ hợp lý
Đối với các nhà hàng, đặc biệt là những nhà hàng đông khách thì mức độ tiêu thụ nguyên vật liệu là rất lớn, cũng sẽ có nhiều lỗ hổng để các nhân viên tranh thủ gian lận hoặc bớt xén. Tuy nhiên, vì công việc bận rộn và cũng vì chủ quan nên nhiều chủ nhà hàng không kiểm kê theo tuần mà sẽ kiểm theo từng tháng hoặc nửa tháng một. Khoảng thời gian như vậy quá dài, không thể nắm bắt kịp thời tình hình thực tế của kho cũng như xử lý các vấn đề đột ngột phát sinh; thay vào đó hãy kiểm kê và báo cáo theo định kỳ 1 tuần/lần.
Nhà hàng nên lưu ý, để đảm bảo lúc nào cũng có đủ nguyên liệu chế biến món ăn cho khách hàng thì cần duy trì mức tồn kho lý tưởng từ 3 – 5%. Nếu cao hơn mức này thì rất có thể nhà hàng đang bị thừa nguyên liệu, còn thấp hơn thì có thể không đủ để phục vụ khách hàng. Đặc biệt, trước những dịp lễ Tết thì nhà hàng cần tính toán, nhập nguyên liệu trước đó, tránh nhập quá sát sẽ bị tăng giá hoặc không có hàng.
Xem thêm: Cách quản lý nguyên liệu nhà hàng hiệu quả, tiết kiệm 90% chi phí
6. Tổng kết
Kho hàng hóa thực phẩm là một nhân tố quan trọng đối với mỗi nhà hàng; chất lượng kho hàng hóa sẽ ảnh hưởng đến chất lượng món ăn. Tuy nhiên, nhiều nhà hàng vẫn chưa biết cách quản lý kho hiệu quả, để những tình trạng như hết nguyên liệu, thừa nguyên liệu, bị ăn cắp hàng hóa,… diễn ra quá thường xuyên; khiến doanh thu nhà hàng không được tốt.
Nếu các chủ nhà hàng còn đang băn khoăn và muốn tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý kho nhà hàng thông minh, chuyên biệt cho ngành F&B, hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo hotline sau 1900 4766 để được tư vấn!
