Trong thời 4.0 như hiện tại thì việc sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng đã trở nên rất phổ biến. Nhờ những tính năng ưu việt, phần mềm giúp cho chủ nhà hàng quản lý dễ dàng hơn, giảm thiểu những thất thoát đáng tiếc, tối ưu quy trình vận hành và mang lại thành công trong kinh doanh.

Tuy nhiên, đối với các nhà hàng mới mở, chưa rành về công nghệ thì có một số điều cần lưu ý trước khi lựa chọn mua phần mềm quản lý nhà hàng. Vậy đó là gì, hãy cùng iPOS.vn tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

1. Xác định những điều cần thiết nhất phải có ở một phần mềm quản lý nhà hàng

Vì chưa có nhiều kinh nghiệm khi quản lý một nhà hàng, các chủ quán thường sẽ yêu cầu nhân viên bán hàng tư vấn cho mình một phần mềm để “quản lý tất cả”. Trong suy nghĩ của nhiều người, một phần mềm có thể “quản lý tất cả” mới đáng bỏ tiền: vừa có thể bán hàng, tính tiền cho khách; vừa có thể in hóa đơn; vừa có thể quản lý kho; vừa có thể quản lý thu chi; lại vừa quản lý khách hàng,… Có nhiều chức năng như vậy nhưng họ vẫn yêu cầu phần mềm phải gọn nhẹ, dễ sử dụng, hơn nữa càng rẻ càng tốt!

Tuy nhiên, điều này cho thấy các chủ nhà hàng vẫn chưa xác định rõ ràng được một nhà hàng mới mở thì nên ưu tiên cho những vấn đề gì. Hơn nữa, việc gộp quá nhiều chức năng như vậy vào một phần mềm sẽ khiến phần mềm không thể chuyên biệt hóa, các chức năng đều có nhưng chỉ dừng ở mức cơ bản nhất chứ không đáp ứng được các yêu cầu chuyên sâu hơn. Còn nếu một phần mềm có nhiều chức năng và chức năng nào cũng chuyên sâu thì dung lượng của phần mềm đó sẽ rất nặng, kéo theo giá tiền cũng đắt hơn nhiều.

Đối với các nhà hàng mới mở thì hãy chú ý tới 3 yếu tố: cung cấp những sản phẩm chất lượng nhất, nâng cao dịch vụ, chăm sóc khách hàng chu đáo. Vì thế, phần mềm quản lý nhà hàng cần mua sẽ phải hỗ trợ được toàn diện 3 yếu tố này bằng cách giúp khách order nhanh chóng, tính tiền chính xác, in được hóa đơn. 

Xem thêm: 6 sai lầm khi lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng dẫn đến “tiền mất tật mang”

2. Lựa chọn phần mềm bán hàng phù hợp với mô hình kinh doanh của mình

Mỗi nhà hàng sẽ đi theo một mô hình kinh doanh riêng và có những đặc điểm riêng. Để quản lý một chi nhánh đã khó, nếu là một thương hiệu có nhiều chi nhánh thì việc quản lý lại càng khó hơn. Khi đó, chủ thương hiệu sẽ không thể áp dụng cách quản lý thủ công, thu chi ghi chép lại và cộng sổ mà cần phải có một “trợ thủ” đắc lực, hiện đại và chính xác hơn là phần mềm quản lý nhà hàng.

Tuy nhiên, làm thế nào để lựa chọn được một phần mềm quản lý nhà hàng phù hợp với mô hình kinh doanh cũng là vấn đề làm nhiều chủ quán đau đầu. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý nhà hàng, mỗi phần mềm lại có điểm mạnh và điểm yếu riêng, cũng như sẽ phù hợp với một số mô hình nhất định. Có những phần mềm chuyên biệt hóa cho ngành F&B, lại có những phần mềm không chuyên biệt hóa bằng nhưng có thể sử dụng cho cả các ngành hàng khác nữa,… 

Vì thế, chủ thương hiệu cần tỉnh táo trước “ma trận” phần mềm quản lý nhà hàng. Trước khi mua, chủ thương hiệu nên xác định rõ mô hình kinh doanh của mình có những điểm nào đang là “lỗ hổng” cần phần mềm quản lý nhà hàng hỗ trợ. Ngoài ra, việc tham khảo ý kiến của những người cùng ngành, đọc review về từng đơn vị cung cấp phần mềm quản lý nhà hàng cũng rất cần thiết để chọn được phần mềm phù hợp, giá thành vừa phải mà lại hữu ích.

3. Training cách sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng cho nhân viên trong quán

Ở hầu hết các nhà hàng, người thao tác và sử dụng phần mềm khi bán hàng cho khách không phải là chủ thương hiệu mà lại là các nhân viên. Vì thế, các nhân viên cần phải nắm rõ những tính năng của phần mềm, cách sử dụng phần mềm để có thể tư vấn và thực hiện bán hàng cho khách một cách nhanh chóng, chính xác nhất; giúp khách có trải nghiệm tốt nhất ở cửa hàng.

Khi tuyển dụng nhân viên cho nhà hàng, chủ nhà hàng không nhất thiết phải tuyển những nhân viên đã có kinh nghiệm sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng rồi mà có thể nhận cả những nhân viên chưa biết. Tuy nhiên sau đó nhà hàng sẽ phải tổ chức những buổi training kỹ lưỡng để đào tạo cách sử dụng phần mềm cho tất cả đội ngũ nhân viên phục vụ, tốt nhất là có thể mời người từ bên đơn vị bán phần mềm quản lý nhà hàng đến training.

Trong giai đoạn đầu vừa khai trương, một trong những việc mà các quán mới cần phải làm là gây ấn tượng với khách ngay trong lần đầu tới ăn, nhanh chóng xây dựng tệp khách hàng trung thành. Vì thế cần tránh tình trạng khi khách vào mua thì nhân viên lóng ngóng không biết thao tác thế nào, làm khách thấy phật lòng và không muốn quay lại nữa; như vậy nhà hàng đã để mất một khách hàng tiềm năng.

Chủ nhà hàng cũng cần phải hiểu tường tận cách sử dụng của phần mềm quản lý nhà hàng, thậm chí còn phải hiểu sâu và rõ hơn nhân viên thì mới tận dụng được tối đa những chức năng của phần mềm. Một số nơi còn xảy ra việc nhân viên lợi dụng kẽ hở để gian lận tiền bạc, vậy nên việc chủ thương hiệu hiểu rõ phần mềm quản lý nhà hàng sẽ giúp hạn chế tình trạng thất thoát tiền do nhân viên gian lận.

4. Luôn giữ liên lạc với đơn vị cung cấp phần mềm quản lý nhà hàng

Trong quá trình sử dụng, sẽ có lúc phần mềm quản lý nhà hàng bị lỗi, cần phải cập nhật tính năng mới hoặc cần những thay đổi nhỏ phù hợp với mô hình riêng của mỗi nhà hàng. Nếu như chủ nhà hàng không biết cách khắc phục thì sẽ phải tự mày mò sửa lỗi rất mất thời gian, hoặc thậm chí không thể sử dụng được nữa. 

Hơn nữa, việc phần mềm quản lý nhà hàng bị lỗi cũng sẽ khiến dữ liệu nhập vào gặp nhiều vấn đề như bị sai lệch, bị nhảy số, bị mất dữ liệu,… dẫn tới những sai sót sau này trong việc tổng kết doanh thu, kiểm tra lãi – lỗ,… Khi khách đến nhà hàng mà phần mềm đang gặp lỗi và phải order thủ công thì họ cũng sẽ cảm thấy rất bất tiện, có ấn tượng không tốt về nhà hàng. 

Vì thế, chủ thương hiệu cần phải giữ liên lạc thường xuyên với đơn vị cung cấp phần mềm quản lý nhà hàng để có thể nắm bắt được những thay đổi hoặc nâng cấp của phần mềm, cũng như kịp thời báo với nhân viên sales của đơn vị cung cấp nếu cần phải sửa lỗi phần mềm. Ngoài ra, chủ nhà hàng cũng phải lưu ý đến những dịch vụ chăm sóc khách hàng như bảo hành, hoàn tiền, chính sách đổi trả,… của đơn vị cung cấp để bảo vệ quyền lợi tiêu dùng chính đáng của mình nếu sản phẩm có vấn đề.

Xem thêm: Sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng – “Một mũi tên trúng hai đích”

5. Tổng kết

Với các thương hiệu mới mở thì khi sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng sẽ phát sinh rất nhiều vấn đề, nhưng nếu có chuẩn bị trước thì chúng ta hoàn toàn có thể tránh được. Nếu các chủ quán còn đang băn khoăn, muốn tìm kiếm một phần mềm quản lý nhà hàng hiện đại, nhanh gọn lại chuyên biệt hóa cho ngành F&B, hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo hotline sau 1900 4766 để được tư vấn!