Thất thoát và mất tiền khi kinh doanh quán cafe là một bài toán khiến không ít chủ kinh doanh phải đau đầu. Nguyên nhân chính của tình trạng này chính là từ những chiêu trò “bòn rút” của nhân viên quán cafe. Vậy chủ quán cafe đã mất tiền như thế nào? Có những “mánh khóe” gian lận của nhân viên quán cafe nào mà bạn không hề hay biết? Lời giải cho bài toán nhân viên gian lận hiệu quả nhất hiện nay là gì? Bài viết dưới đây sẽ mang lại câu trả lời cho bạn. Cùng iPOS.vn tìm hiểu nhé!
Nội dung [hiển thị]
1. Những “chiêu trò” gian lận của nhân viên quán cafe phổ biến nhất
Khi mở quán cafe, chủ kinh doanh phải quản lý rất nhiều công việc từ xây dựng quy trình vận hành, làm việc với nhà cung cấp nguyên vật liệu, triển khai các hoạt động marketing,… nên không thể kiểm soát chặt chẽ, sâu sát khi nhân viên làm việc tại cửa hàng. Chính sự lơ là và chủ quan của chủ quán đã khiến nhân sự trong quán cafe có cơ hội để thực hiện những hành vi gian lận của mình.
Nhân viên thường chỉ coi các vị trí trong quán cafe là công việc tạm thời, không ổn định và khó gắn bó lâu dài. Hơn nữa, đa phần các vị trí là những nhân viên làm việc bán thời gian với mức lương không cao nên rất dễ nảy sinh lòng tham. Từ đó, họ bắt đầu gian lận để lấy tiền của quán cafe với những “tiểu xảo” tinh vi để “qua mặt” được chủ quán.
Bạn có biết: 95% các quán cafe đã từng xảy ra tình trạng thất thoát do nhân viên không trung thực, và 75% nhân viên đã từng gian lận ít nhất một lần. Con số thiệt hại ước tính rất lớn, thậm chí nhiều chủ kinh doanh cho biết dù thấy quán đông nhưng khi tính lãi lại không thấy đâu. Hãy cùng lật tẩy những “mánh khóe” gian lận của nhân viên quán cafe ở từng vị trí nhân sự dưới đây để có thể hạn chế tình trạng này tiếp tục xảy ra.
1.1. Gian lận từ nhân viên thu ngân
Thu ngân là vị trí dễ dàng nhất để thực hiện hành vi gian lận của nhân viên trong quán cafe vì họ là người trực tiếp thực hiện thanh toán cho khách. Khi khách hàng order, thu ngân có thể bỏ túi riêng của mình giá trị đơn hàng đó nếu họ không nhập thông tin vào phần mềm quản lý bán hàng và cũng không in hóa đơn khi thanh toán cho khách. Đó là lý do nhiều nhân viên thường hỏi bạn “Anh/chị có cần hóa đơn không ạ?” khi gọi đồ trong quán cafe. Nếu nhân viên pha chế cũng thông đồng và thực hiện làm đồ theo yêu cầu bằng miệng thì “tiểu xảo” này sẽ dễ dàng thực hiện.
Ngoài ra, thu ngân cũng có thể sửa giá, tính tiền cho khách giá thực đúng, nhưng ghi sổ, nhập máy ít hơn để bỏ túi phần chênh lệch. Chiêu trò này được sử dụng nhiều nhất khi khách hàng đi đông người, ít để ý hoặc không nhớ rõ về giá cũng như số lượng đồ uống đã gọi. Lợi dụng điều đó, thu ngân có thể tăng giá, kê khống thêm món để bỏ túi phần tiền lời này. Nếu chủ kinh doanh quản lý quán cafe theo phương pháp truyền thống, thu ngân có thể chỉnh sửa hoặc hủy hóa đơn sau khi khách hàng đã thanh toán mà không để lại “dấu vết” gì. Các order, hóa đơn ghi tay rất dễ bị nhân viên tự ý sửa hoặc hủy bỏ để thu lợi riêng. Nếu phần mềm không phân quyền chặt chẽ, thu ngân vẫn có thể sửa hoặc hủy hóa đơn để bỏ túi riêng phần tiền chênh lệch này.
Sử dụng hóa đơn của khách cũ để thanh toán cho khách mới cũng là một chiêu trò gian lận phổ biến của thu ngân trong quán cafe. Sau khi in tạm tính và thanh toán cho khách cũ, nhân viên không thao tác hoàn tất đơn hàng và in hóa đơn thanh toán. Họ chờ khi có khách mới vào gọi cùng món đồ uống đó và số lượng giống nhau thì nhân viên sẽ sử dụng hóa đơn trước đó để thanh toán cho khách mới. Thu ngân cũng có thể lợi dụng việc chạy chương trình khuyến mãi nhưng không thông báo cho khách hàng để gian lận. Nếu khách hàng không biết là chương trình khuyến mãi, chiết khấu của cửa hàng, nhân viên sẽ vẫn thu đủ tiền nhưng lại thao tác giảm giá trên phần mềm để ăn khoản tiền chênh lệch.
Ngoài những mánh khóe trên, vị trí thu ngân còn có thể gian lận trong việc tích điểm thành viên, trả lại tiền thừa thiếu cho khách, giữ lại tiền boa, quét thẻ tín dụng hai lần,…
1.2. Gian lận từ nhân viên phục vụ bàn
Tại những quán cafe theo mô hình thanh toán sau, nhân viên phục vụ có thể gian lận bằng cách trực tiếp tính tiền và bỏ túi riêng. Nếu khách hàng gọi phục vụ để thanh toán tại bàn và không yêu cầu hóa đơn, việc dùng hóa đơn cũ và không ghi sổ, không vào máy hoặc thu tiền cao hơn giá bán trong hóa đơn để ăn khoản chênh lệch giúp hành động gian lận của phục vụ bàn “qua mặt” chủ quán dễ dàng.
Tại một số quán cafe đông khách vào khung giờ cao điểm, phục vụ bàn còn có mánh khóe khác như báo cáo đồ uống bị đổ vỡ hoặc bị khách hàng trả lại dù món đã được phục vụ và thanh toán. Như vậy, khoản tiền của sản phẩm đó sẽ được bỏ vào túi riêng mà chủ quán cafe không thể kiểm soát được.
1.3. Gian lận từ nhân viên pha chế
Vị trí nhân viên pha chế cũng có một số chiêu thức gian lận mà các chủ quán cafe cần lưu ý, tiêu biểu nhất là việc giảm định lượng nguyên liệu pha chế. Một số nhân viên pha chế có thể cố tình giảm bớt định lượng nguyên liệu để pha được nhiều đồ uống hơn và bán cho khách hàng với mục đích thu lợi riêng từ số lượng bán thêm đó. Ví dụ, một ly sinh tố bơ bán ra cần sử dụng 1/2 quả bơ nhưng khi pha chế, nhân viên chỉ sử dụng 1/4, như vậy có thể tạo ra 2 ly sinh tố thay vì chỉ 1 ly như đúng quy định.
Phần nguyên liệu “ăn bớt” này được sẽ để sử dụng để bán cho khách khác và nhân viên sẽ bỏ túi riêng phần tiền bán thêm 1 ly đó. Thông thường, bộ phận pha chế sẽ thông đồng với nhân viên bán hàng, thu ngân để không nhập thông tin bán hàng của order đó trên sổ hoặc phần mềm. Việc pha chế không đúng định lượng sẽ khó bị phát hiện bởi số lượng nguyên liệu cung cấp đầu vào giống nhau, tuy nhiên hành động này sẽ làm giảm chất lượng đồ uống và khiến quán mất khách mà chủ quán không hề hay biết.
Xem thêm: Lời giải cho bài toán “nhân viên gian lận” trong quán cafe
2. Giải pháp hạn chế tình trạng gian lận của nhân viên quán cafe
2.1. Lắp đặt camera tại nhiều vị trí trong quán
Camera an ninh tưởng chừng là phương pháp truyền thống nhưng vẫn phát huy được tính hiệu quả để quản lý nhân viên. Không cần có mặt trực tiếp, bạn vẫn có thể quản lý hoạt động kinh doanh tại quán và cách làm việc của nhân viên thông qua camera. Hơn nữa, việc thấy camera xuất hiện khắp nơi cũng là một lời răn đe cho nhân viên nếu họ có ý định gian lận.
Tuy nhiên, rất nhiều nhân viên quán cafe hiện nay biết những mánh khóe để né tránh camera và thực hiện gian lận ở những góc khuất mà camera không quay tới. Vì vậy, bạn cần lắp đặt thiết bị này ở tất cả các khu vực “nhạy cảm” dễ xảy ra gian lận nhất như thu ngân, quầy pha chế, khu vực phục vụ khách, cổng ra vào,…
2.2. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng hỗ trợ kiểm soát nhân viên chặt chẽ
Với sự hỗ trợ của các giải pháp công nghệ hiện đại, chủ kinh doanh sẽ thực hiện quản lý hành động gian lận của nhân viên quán cafe dễ dàng hơn rất nhiều. Một phần mềm quản lý bán hàng giúp kiểm soát nhân viên chặt chẽ, sâu sát cần đáp ứng những tiêu chí sau:
Đặt giá cố định các món trong menu
Bằng cách sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, bạn có thể thiết lập sẵn mức giá cho từng món đồ uống hay món ăn kèm trong thực đơn quán cafe của bạn. Nhân viên chỉ thực hiện order món cho khách hàng mà không được phép chỉnh sửa giá. Bên cạnh đó, giá của từng món cũng nên được thể hiện rõ ràng trên menu giấy hoặc bảng menu điện tử để khách hàng tiện theo dõi.
Phân quyền chặt chẽ cho từng vị trí nhân viên
Để tránh trường hợp nhân viên thao tác hủy, sửa hóa đơn trên phần mềm nhằm gian lận và bỏ túi riêng, phần mềm quản lý bán hàng phải có tính năng phân quyền rõ ràng cho từng vị trí nhân viên. Thông thường, chỉ chủ quán mới có toàn quyền kiểm soát và thực hiện các thao tác trên phần mềm. Các vị trí khác như thu ngân, phục vụ chỉ có thể truy cập vào máy POS, mở và chốt ca, order và thanh toán, không được phép chỉnh sửa hay hủy hóa đơn. Việc giới hạn tính năng như vậy sẽ giúp hạn chế hành vi gian lận của nhân viên trong quán cafe.
Có chức năng lưu lại lịch sử giao dịch và sửa/hủy hóa đơn
Với các phần mềm quản lý bán hàng có chức năng lưu trữ lịch sử giao dịch và sửa/hủy hóa đơn, chủ quán có quyền theo dõi, rà soát lại tất cả các hóa đơn trong ngày một cách chi tiết, phát hiện sớm những bất thường và yêu cầu giải trình từ phía nhân viên. Bạn có thể tham khảo phần mềm quản lý bán hàng FABi với tính năng ghi nhận toàn bộ lịch sử giao dịch của nhân viên, đồng thời cung cấp các loại báo cáo trực quan giúp chủ quán cafe dễ dàng theo dõi như báo cáo hóa đơn sửa/hủy, báo cáo sửa hóa đơn sau in tạm tính, chốt đồ, báo cáo bỏ món, nhật ký order,… để hạn chế tình trạng gian lận của nhân viên quán cafe.
2.3. Xây dựng định mức nguyên vật liệu và kiểm kê kho vào cuối ngày
Không kiểm soát được nguyên vật liệu là một trong những vấn đề phổ biến của các quán cafe. Và đây chính là “lỗ hổng” để nhân viên pha chế thực hiện hành vi gian lận và bỏ túi riêng. Vì vậy, chủ quán cần xây dựng công thức định mức nguyên liệu chi tiết, rõ ràng cho từng đồ uống. Chẳng hạn như một cốc trà sữa thì cần sử dụng bao nhiêu gr trà, bao nhiêu ml sữa,…
Nếu sử phần mềm quản lý kho, khi đã thiết lập định mức, với mỗi một món được bán ra, hệ thống sẽ tự động trừ vào kho nguyên vật liệu. Như vậy, chủ quán có thể theo dõi được số nguyên vật liệu đã sử dụng là bao nhiêu và số còn lại là bao nhiêu. Ngoài ra, kiểm kho vào mỗi cuối ngày là việc làm cần thiết để phát hiện sớm sự gian lận của nhân viên. Với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý kho, chủ quán có thể theo dõi báo cáo chuyên dụng để phát hiện chênh lệch giữa phần mềm và số liệu kiểm kho thực tế.
2.4. Nhắc nhở khách hàng kiểm tra hóa đơn thanh toán
Bạn đã bao giờ đến một quán cafe và nhìn thấy một bảng thông báo được gắn ngay trên máy POS ở quầy thu ngân có nội dung: “Miễn phí toàn bộ đơn hàng nếu nhân viên không xuất hóa đơn” chưa? Khách hàng không yêu cầu nhận hóa đơn là một trong những điều kiện và cơ hội chính để nhân viên dễ dàng gian lận. Hiểu được điều đó, nhiều quán cafe hiện nay đã áp dụng hình thức này để nhắc nhở khách hàng nhận hóa đơn cẩn thận khi thanh toán.
Qua đó, khách hàng có thể phát hiện ngay đơn hàng của mình đã được nhập máy hay chưa, hóa đơn nhận được có phải của mình hay của khách hàng cũ, giá trị hóa đơn có đúng với số tiền thanh toán,… Cách làm này vừa giúp quán cafe hạn chế nhân viên thực hiện hành vi bỏ túi riêng, vừa giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp của thương hiệu trong mắt khách hàng.
2.5. “Lạt mềm buộc chặt” trong quản lý nhân viên quán cafe
Quản lý con người không đơn giản là chỉ là sử dụng những công cụ, máy móc. Tất cả những giải pháp trên đều hiệu quả nếu chủ quán biết cách áp dụng hợp lý. Tuy nhiên, phương pháp quản lý quá khô khan, cứng nhắc có thể khiến nhân viên cảm thấy không thoải mái và áp lực trong công việc. Thay vào đó, chủ quán cần khơi dậy sự tự giác của nhân viên.
Hãy tạo ra một môi trường làm việc văn minh, chuyên nghiệp, tạo động lực cho nhân sự bằng chế độ lương thưởng tốt, lộ trình thăng tiến rõ ràng. Nếu nhân viên cảm thấy sự cố gắng của mình sẽ nhận được kết quả xứng đáng, họ sẽ tập trung và trung thực trong công việc thay vì sử dụng chiêu trò để gian lận bỏ túi riêng.
Gian lận gây thất thoát trong quán cafe đang là tình trạng phổ biến hiện nay. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu hơn về những cách thức gian lận của nhân viên quán cafe. Chúc chủ quán sớm hạn chế tối đa tình trạng này để nâng cao hiệu quả kinh doanh của mình.
Ngoài ra, hãy tham khảo thêm một số phần mềm quản lý để công việc vận hành quán cafe trở nên trơn tru hơn nhé!
