Vận hành nhà hàng chưa bao giờ là đơn giản, nhất là khi bạn cần phải đối diện với các khoản chi phí phát sinh không mong đợi. Tất nhiên doanh nghiệp nào cũng có những khoản chi phí không tránh được, thế nhưng, việc tìm hiểu kỹ càng về nguyên nhân sinh ra các khoản này có thể giúp nhà hàng hạn chế tối đa các chi tiêu không cần thiết.
[crp]
Nội dung chính
ToggleNguyên do của các khoản phát sinh
Để tránh được trước hết chủ nhà hàng cần hiểu được nguyên nhân phát sinh các khoản chi phí này. Các khoản như vậy thường xuất hiện khi không có một người quản lý theo dõi sát sao cũng như không thể dự đoán được tần suất các chi phí này sẽ lại xuất hiện.
Thêm nữa, đôi khi các chủ nhà hàng bỏ quên không tính đến nhiều chi phí chắc chắn sẽ phải phát sinh trong quá trình vận hành nhà hàng, ví dụ như khấu hao máy móc thiết bị. Bạn cần chấp nhận rằng, để vận hành trơn tru nhịp nhàng, các thiết bị máy móc không chỉ nên được sửa chữa mà có thể còn cần phải thay thế.
Bên cạnh đó, cũng có một khoản nhỏ chi phí có thể phát sinh khi bạn phải mua các nguyên vật liệu lẻ với mức giá cao hơn, do hết nhanh hơn so với dự định hay do tính toán sai lệch. May mắn là, trong quá trình vận hành, các chủ nhà hàng có thể tránh các khoản chi phí phát sinh không cần thiết bằng nhiều cách.
Thuê một người quản lý vận hành nhà hàng
Nếu bạn luôn luôn phải vật lộn với công việc kinh doanh, các khoản chi phí và các vấn đề, hãy thuê một người thay bạn làm điều đó. Một người quản lý vận hành nhà hàng sẽ có trách nhiệm đảm bảo rằng, công việc kinh doanh của bạn luôn hoạt động mượt mà trơn tru nhất.
Công việc của người quản lý này bao gồm cả đảm bảo hiệu quả kinh doanh, cũng như kiểm soát ngân sách và nguồn lực. Mục đích cuối cùng của tất cả là ghi chép, xác định được rõ ràng các khoản chi phí phát sinh không cần thiết trong quá khứ và điều chỉnh cho phù hợp.
Khi đã lựa chọn được một người quản lý vận hành phù hợp với mình, nhân viên này sẽ là cánh tay đắc lực cho việc quản lý vận hành nhà hàng mỗi ngày và là người thông báo cho bạn bất cứ vấn đề gì có thể xảy đến trong quá trình hoạt động. Lý tưởng nhất là khi bạn tìm được một người có góc nhìn và kinh nghiệm trong lĩnh vực F&B.
Chủ động thực hiện bảo trì dụng cụ
Để tránh phát sinh chi phí sửa chữa hay thay thế các thiết bị trong nhà hàng, điều cần làm là chủ động nhớ và lên lịch thực hiện việc bảo trì bảo hành trước. Việc chủ động tự bảo trì cũng như đem đi bảo hành không chỉ là cách để giữ sạch các thiết bị mà còn là một cách để giảm khả năng hỏng hóc trong tương lai.
Có khoảng 80% doanh nghiệp kiểm soát việc bảo hành các thiết bị bằng các hệ thống máy vi tính nói rằng, công việc này thực sự giúp tuổi thọ các thiết bị được kéo dài hơn. Để làm được điều này, đơn giản bạn chỉ cần xây dựng quy trình kiểm tra đơn giản các thiết bị mỗi ngày để nhận biết được một món đồ cần sửa chữa kịp thời và cập nhật vào lịch.
Công việc này đảm bảo rằng mọi thứ sẽ hoạt động trơn tru hoặc ít nhất là giảm thiểu các rắc rối khi có sự cố bất ngờ xảy ra cũng như không cần phải chi trả các khoản phát sinh không cần thiết để sửa chữa nặng hay thay thế các thiết bị.
Xây dựng thói quen tiết kiệm cho nhân viên
Để hạn chế các chi phí không đáng có, hãy xây dựng nguyên tắc làm việc đề cao tiết kiệm. Để đào tạo cho nhân viên tính cách này, bạn có thể bắt đầu từ nguyên tắc không để kho nguyên vật liệu cạn kiệt trước ngày mua sắm theo lịch, khiến phải mua lẻ các nguyên liệu ở ngoài với mức giá cao hơn nhiều. Ở một số nhà hàng, đây thực sự là vấn đề lớn khi bạn nhân viên của bạn không hiểu rõ và cứ tiếp tục lãng phí nguyên vật liệu.
Việc tiết kiệm không chỉ dừng lại ở vấn đề lãng phí nguyên vật liệu, mà đến ngay cả từ ý thức trong các việc nhỏ nhất như không để cửa tủ lạnh mở quá lâu. Một số nhân viên có thói quen để cánh cửa tủ lạnh mở khi đang làm nhiều công việc tại các khu vực khác nhau của bếp. Có thể điều này giúp tiết kiệm thời gian thật, thế nhưng đây lại là hành động gây ra lãng phí tiền điện nghiêm trọng, chưa kể là ảnh hưởng đến tuổi thọ của thiết bị.
Để tránh các chi phí sửa chữa không đáng có sau này, hãy xây dựng các nguyên tắc để đội ngũ nhân viên sử dụng thiết bị một cách cẩn thận hơn.
Xây dựng quan hệ tốt với các nhà cung cấp
Thiết lập các mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp cũng là một cách để giảm thiểu tối đa chi phí không cần thiết. Tất nhiên, khi doanh nghiệp mở rộng, nhà hàng cần phải tìm kiếm thêm nhiều nhà cung cấp, thế nhưng, một mối quan hệ bền chặt với một vài nhà cung cấp chính sẽ giúp hai bên thấu hiểu lẫn nhau để đưa ra các gợi ý sản phẩm mới nhất tốt nhất hay ưu đãi về giá cao hơn bình thường.
Thêm nữa, khi có một mối quan hệ thân tình với các nhà cung cấp, nhà hàng còn nắm được thông tin về các món nguyên liệu theo mùa tươi ngon nhất, đặc biệt nhất nhà cung cấp đang bán. Nếu đó là món hàng bạn đang tiêu thụ nhiều hay có nhu cầu trong tương lai, có lẽ bạn sẽ tính toán sắp xếp được việc đặt hàng, cân đối hàng hóa từ sớm, hỗ trợ mua hàng vào thời điểm giá ưu đãi nhất và tránh các chi phí phát sinh.
Tóm lại, cốt lõi của bất cứ giải pháp giảm thiểu các chi phí phát sinh không đáng trong vận hành có đều nằm ở việc lên kế hoạch trước và luôn luôn chú tâm theo dõi công việc kinh doanh. Những người lên kế hoạch kém thì cuối cùng cũng chỉ đi đến thất bại có lẽ là một điều đúng trong trường hợp này. Cách tốt nhất để tránh các chi phí phát sinh là lên kế hoạch trước một cách kịp thời và chuẩn xác.
Có thể bạn quan tâm: 3 nhân tố & 14 lời khuyên để trở thành Bartender chuyên nghiệp Nghề Barista, bắt đầu từ đâu? Và như thế nào?
