Lãng phí, thất thoát, sai sót, trộm cắp vặt, khiếu nại của khách hàng về chất lượng món, … tất cả đều liên quan tới vấn đề kiểm kê kho và trực tiếp hơn chính là ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận ròng của quán. Thế nhưng, không phải chủ quán nào cũng biết cách và dành sự quan tâm đúng mức với công việc kiểm kê kho
[crp]
Kiểm kê kho, hiểu đơn giản có nghĩa là biết được chính xác: quán bạn đã nhập – xuất những gì và hao phí là bao nhiêu. Nếu không biết được nguyên liệu nào đang bị lãng phí/ thất thoát, và vì lý do gì thì có nghĩa là bạn đang không làm tốt công việc kiểm kê kho, điều đó cũng có nghĩa là bạn đang không biết chính xác được doanh thu thực sự trên mỗi ca, mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng của mình là bao nhiêu.
Kinh doanh ăn uống là một ngành đặc thù, liên quan tới các mặt hàng dễ hư hỏng nên việc kiểm kê kho phải được theo dõi chặt chẽ, hàng ngày hoặc thậm chí đối với một số nguyên liệu cao cấp/ đặc biệt, kiểm kê phải được thực hiện theo ca làm việc. Nhìn chung công việc kiểm kê kho sẽ bao gồm việc:
- Kiểm kê hàng không sử dụng: sản phẩm không sử dụng đang được lưu trữ và bảo quản trong kho
- Lượng hàng tiêu thụ: Là lượng nguyên liệu đã được sử dụng trong khoảng thời gian nhất định.
- Mức sử dụng: tỷ lệ nguyên liệu được sử dụng được tính theo công thức: Mức độ sử dụng = Hàng tồn kho không sử dụng / Lượng hàng tiêu thụ trung bình (trong khoảng thời gian cụ thể)
- Sai số: Sai số là khoảng chênh lệch giữa nguyên liệu đã sử dụng trên sổ sách và thực tế kho.
Mẫu kiểm kê kho bằng File Excel
1. Mẫu danh sách hàng hóa kiểm kê
Đầu tiên, cần xác định danh mục thực phẩm cần kiểm kê dựa trên thực tế kho hàng của bạn: Thịt/Hải sản – Sữa – Rau củ – Thực phẩm khô – Hàng tạp hóa – Bánh mì – Bia/ Rượu – Các sản phẩm khác như bao bì, khăn ăn, dụng cụ, …)
Tạo bảng, trong đó hàng sẽ đại diện cho từng danh mục hàng hóa như thịt, bánh mì, sữa, rau củ, … và các cột sẽ thể hiện các yếu tố cho từng danh mục mặt hàng cụ thể gồm: tên mặt hàng, mô tả, đơn vị đo lường , số lượng hiện có, đơn giá, tổng số tiền của mặt hàng, tổng tiền của nhóm nguyên liệu, … Ngoài ra, để có bảng tính chi tiết hơn giúp đơn giản hóa việc đặt hàng và hạch toán, bạn có thể thêm các cột tượng trưng cho các yếu tố bạn cần báo cáo.
Tiếp đến, bạn cần tạo công thức tại cột tổng bằng cách nhân số lượng sản phẩm với đơn giá. Đồng thời tạo công thức tính tổng tất cả các mục trong mỗi danh mục, sau cùng là cộng các tổng của tất cả các danh mục.
Xác định thời gian kiểm kê kho (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng) và tạo bản sao của bảng kiểm kê kho để sử dụng làm mẫu.
In bản sao của bảng tính để ghi nhận các mục hàng tồn kho. Điền số lượng theo từng mặt hàng thực phẩm và đồ uống của bạn vào các danh mục thích hợp, chỉ định đơn vị đếm và đơn giá cho từng mặt hàng và hoàn thành biểu mẫu.
Sao chép các số vào bảng tính máy tính để tự động tính toán tổng dựa theo các công thức bạn đã lập và nhập vào bảng biểu.
2. Bảng giá vốn hàng bán (COGS)
Sau khi hoàn thành bảng danh sách hàng kiểm kê, thì cần tính toán sự thay đổi của hàng tồn kho so với kỳ trước và thực hiện một bút toán điều chỉnh vào hệ thống kế toán của bạn để cung cấp các con số Giá vốn hàng bán (COGS) chính xác. Để tính COGS, bạn cần xác định các thành phần thực phẩm và đồ uống của bạn, cũng như các đồ dùng đi kèm như khăn ăn, giấy lọc cà phê, … hoặc bao bì, dụng cụ cần thiết để phục vụ cho hình thức giao hàng và mua mang đi và để tính tổng COGS của bạn trong một khoảng thời gian nhất định, hãy sử dụng công thức sau:
COGS = (Hàng tồn kho đầu kỳ + Hàng mua bổ sung được thực hiện trong kỳ) – Hàng tồn kho cuối kỳ
3. Bảng báo cáo sử dụng nguyên liệu
Báo cáo sử dụng nguyên liệu sẽ cho biết việc sử dụng nguyên liệu cụ thể và số lượng hàng tồn nhằm giúp bạn so sánh số lượng hàng trong kho để xem tình hình và dự báo số lượng cho các đơn đặt hàng trong tương lai. Bạn cần đảm bảo, báo cáo sử dụng nguyên liệu của bạn nên bao gồm 11 chỉ số sau:
- Nhóm nguyên liệu (Item category): các loại mặt hàng còn trong kho
- Tồn kho đầu kỳ (Beginning inventory): số lượng hàng tồn kho cuối cùng của lần kiểm kê trước
- Hàng mua trong kỳ (Purchases): số lượng hàng được mua thêm
- Tổng cộng (Total): tổng số lượng mặt hàng (bằng tổng của tồn đầu kỳ cộng cho hàng mua thêm)
- Tồn kho cuối kỳ (End inventory): số lượng hàng đang tồn kho trong thực tế
- Số lượng sử dụng (Used): số lượng mặt hàng đã được sử dụng, lượng hàng còn lại sau khi lấy phần tổng cộng trừ đi tồn kho cuối kỳ
- Số lượng hàng bán (Sales): tổng các mặt hàng đã được bán kể từ lần kiểm kho gần nhất
- % hàng bán (% Sales): được tính bằng cách lấy số lượng sử dụng chia cho số lượng hàng bán
- Số lượng tồn kho thay đổi (Inventory change): sự thay đổi hàng tồn kho được tính bằng cách lấy tồn cuối kỳ trừ cho tồn đầu kỳ
- Số lượng tồn kho trung bình (Average inventory): giá trị trung bình của tồn đầu kỳ và cuối kỳ, được tính bằng cách lấy [(tồn kho đầu kỳ + tồn kho cuối kỳ):2]
- Mức độ quay vòng (Turns): được tính bằng cách lấy số lượng sử dụng chia cho số lượng tồn kho trung bình
4. Báo cáo kiểm kê kho chi tiết:
Một bảng báo cáo kiểm kê kho chi tiết sẽ cho biết số lượng hàng tồn kho sau mỗi lần mua và bán cũng như cung cấp một cái nhìn chi tiết về những thay đổi trong hàng tồn kho. Đồng thời nó phản ánh chính xác số lượng hàng hóa sẵn có để giúp nhà hàng chủ động trong việc đặt.
5. Bảng chi phí nguyên vật liệu theo công thức
Bảng chi phí nguyên vật liệu theo công thức sẽ giúp bạn cắt giảm đáng kể chi phí hàng ngày của mình. Công thức nấu ăn cho tất cả các món ăn trong menu phải được nhận trên bảng này và bao gồm mọi chi tiết liên quan đến công thức từ các thành phần có trong món ăn, số lượng của mỗi món cần được sử dụng và thậm chí cả những nguyên liệu sẽ được dùng để trang trí. Biểu mẫu này cũng bao gồm chi phí của từng mặt hàng khi mua, khẩu phần ăn, giá bán và tỷ lệ phần trăm chi phí thực phẩm. Việc lập bảng này giúp bạn kiểm soát tình hình nguyên vật liệu sử dụng để tránh thất thoát hoặc kịp thời đào tạo lại nhân viên.
Mẹo kiểm kho hiệu quả
1. Kết hợp kiểm kể thủ công và tự động
Kiểm kê kho bằng File Excel, chỉ phù hợp với những nhà hàng/ quán ăn nhỏ có số lượng nguyên vật liệu ít, các hoạt động kiểm kho đơn giản. Còn đối với các mô hình nhà hàng/ quán ăn quy mô vừa đến lớn, có số lượng đơn hàng lớn và đa dạng thì việc kiểm kho theo hình thức thủ công bằng Excel sẽ: tốn thời gian, dễ phát sinh lỗi do yếu tố con người, không thể cập nhật thông tin theo thời gian thực, khó tạo báo cáo và phân tích, không đưa ra được dự báo về tình trạng đơn hàng, …
Các phần mềm quản lý bán hàng hiện nay, đa phần đều có tích hợp sẵn chức năng kiểm kho được trang bị tính năng báo cáo chi tiết và cung cấp các báo cáo được tạo tự động trực quan, theo thời gian thực là một giải pháp tiện lợi giúp khắc phục những khuyết điểm của việc kiểm kho thủ công.
Tuy nhiên, kiểm kê kho bằng phần mềm quản lý bán hàng cũng không hoàn toàn là giải pháp “vạn năng” bởi phần mềm quản lý bán hàng, không thể ghi nhận được những thất thoát do hư hỏng, rơi vãi, quy trình chuẩn bị thực phẩm hoặc đồ uống không hiệu quả hoặc không chính xác, khiếu nại của khách hàng và trộm cắp. Hệ thống POS không thể tính đến các tình huống nói trên trừ khi thông tin được đưa vào theo cách thủ công. Vì vậy, việc kết hợp cá 2 hình thức thủ công và tự động sẽ đảm bảo thông tin kiểm kho được xuyên suốt và ít sai sót nhất.
2. Bố trí nhân viên chuyên trách theo dõi hàng tồn kho
Dù là kiểm kho theo hình thức thủ công hay tự động bằng phần mềm quản lý bán hàng thì cũng cần bố trí một (hoặc một vài) nhân viên phụ trách chính việc kiểm kho: đó có thể là quản lý, thủ kho, hoặc đầu bếp, … Điều này sẽ giúp dễ dàng rà soát lỗi khi phát sinh. Hơn thế nữa, nhân viên này sẽ là người trực tiếp và thường xuyên làm việc với nguyên liệu nên họ sẽ nắm được rõ nhất số lượng, cũng như tình trạng nguyên liệu để điều phối xuất – nhập kho phù hơp. Đây là công việc đòi hỏi sự trung thực, tự giác và siêng năng, nên hãy đảm bảo nhân viên đó được đào tạo quy trình kỹ lưỡng.
3. Duy trì lịch kiểm kho định kỳ, và kiểm tra hằng ngày
Duy trìn kiểm kho định kỳ, và hằng ngày giúp bạn biết được chính xác lượng nguyên liệu và nguồn cung cấp nguyên liệu hiện đang có. Ví dụ: bạn có thể kiểm tra các nguyên liệu dễ hỏng và nguyên liệu có thời hạn sử dụng ngắn mỗi ngày, trong khi các mặt hàng khô và số lượng lớn có thể chỉ cần kiểm kê một hoặc hai lần một tuần.
4. Thực hiện theo phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO)
Sắp xếp nguyên liệu theo từng khu vực ( ngăn mát, đồ khô, tủ lạnh, kệ) thời gian sử dụng theo nguyên tắc FIFO – nhập trước, xuất trước để hạn chế hao phí do nguyên liệu hết hạn sử dụng.
5. Tạo tờ khai rác thải thực phẩm
Nếu danh sách hàng tồn kho hiển thị cho bạn thấy số lượng, thành phần và nguồn cung cấp thì tờ khai rác thải cho bạn biết chính xác số lượng nguyên liệu bị thải bỏ. Điều này cho phép đưa ra các giải pháp để giảm bớt tình trạng hao phí.
Ví dụ: nếu thấy tình trạng thực phẩm tươi sống bị hỏng quá nhiều, bạn có thể mua ít các nguyên liệu đó lại hoặc tìm cách tận dụng nó cho nhiều món hơn.
Đa phần các phần mềm bán hàng hiện nay cũng có thể thực hiện tạo tờ khai nay, hoặc bạn cũng có thể tự tạo một mẫu đơn giản thủ công bao gồm các mục:
- Ngày giờ
- Mục
- Số lượng hoặc Trọng lượng
- Lý do lãng phí
- Tên nhân viên
6. Xem lịch sử kiểm kho và lên kế hoạch mua hàng
Dựa vào lịch sử xuất – nhập hàng trích xuất dữ liệu từ thống điểm bán hàng ( POS) và các báo cáo tổng hợp từ các biểu mẫu đã được thực hiện, xem xét những nguyên liệu nào đã bị sử dụng quá mức hoặc nguyên liệu nào thường xuyên bị thiếu hụt, là cơ sở để xây dựng nên kế hoạch mua hàng và ước lượng thời gian sử để đưa ra những quyết định mua hàng có lợi nhất.
Có thể bạn quan tâm: Tiếng ồn trong nhà hàng/ quán cafe bao nhiêu là đủ! Nhìn lại những xu hướng thiết kế quán cafe
