Phần mềm quản lý bán hàng ra đời đã trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho công việc kinh doanh, giúp tự động hóa nhiều khâu trong công việc bán hàng như quản lý doanh thu, quản lý kho và đơn giản hóa các vấn đề sổ sách kế toán. Hơn cả một giải pháp bán hàng đó thực sự là một chiến lược kinh doanh mà chủ nhà hàng/ quán cafe cần tận dụng triệt để, tăng doanh thu cho quán.
[crp]
Nội dung chính
Toggle1. Phân loại phần mềm quản lý bán hàng
Trên thị trường hiện nay phổ biến nhất là 2 dạng phần mềm chạy trên Cloud (điện toán đám mây) và phần mềm chạy On-Premises (service vật lý).
Hiểu đơn giản, phần mềm quản lý bán hàng chạy trên Cloud tức là các hoạt động bán hàng sẽ được truyền qua Internet và được lưu trữ ở một máy chủ ảo, do nhà cung cấp Cloud tạo ra. Cloud với ưu điểm: đơn giản, dễ dàng cài đặt và sử dụng; thường có bản dùng thử miễn phí trong giai đoạn đầu. Tuy nhiên, Cloud cũng có những nhược điểm: Kém an toàn, không ổn định, phụ thuộc vào mạng Internet, nâng cấp và mở rộng chi phí sẽ rất tốn kém.
Phần mềm sử dụng On-Premises, hệ thống xử lý trung tâm được lưu trữ tại server vật lý có thể đặt tại cửa hàng (hoặc tại một vị trí cố định nào đó). On- Premises khắc phục được những nhược điểm của Cloud như tính ổn định, độ bảo mật cao, có thể chủ động mở rộng, nâng cấp khi có nhu cầu, phù hợp với mô hình chuỗi. Tuy nhiên, nhược điểm của mô hình On – Premises là chi phí đầu tư ban đầu tốn kém, cần có đội ngũ kỹ thuật viên vận hành, tốn không gian đặt server,..
2. Các tính năng cần có của 1 phần mềm quản lý bán hàng
Lựa chọn Cloud hay On-premises là tùy thuộc vào nhu cầu cũng như ngân sách của nhà hàng/ quán cafe. Nhưng một phần mềm quản lý bán hàng cần đảm bảo tối thiểu được các chức năng:
Khả năng quản lý bán hàng:
- Quản lý tài chính của doanh nghiệp: Quản lý tài chính doanh nghiệp chưa bao giờ là đơn giản; nhất là đối với nhưng chủ quán không chuyên trong lĩnh vực tài chính, bởi nó liên quan đến nhiều vấn đề như: xuất – nhập hàng, lương nhân viên, doanh thu, kế toán, …. Phần mềm quản lý bán hàng phải giúp đơn giản hóa những công việc này một cách nhanh chóng, tiện lợi và chính xác hơn phương thức truyền thống.
- Quản lý thông tin khách hàng: Dữ liệu khách hàng, dữ liệu bán hàng là tài sản của nhà hàng/quán cafe. Sở hữu các thông tin này, không chỉ giúp duy trì thông tin liên lạc, thông tin sản phẩm, thông tin mua hàng, hóa đơn, thanh toán hóa đơn, …mà đó còn là cơ sở để thực hiện các chiến dịch marketing một cách khoa học, hiệu quả hơn thông qua các số liệu thống kê cụ thể, liên kết với hệ thống CRM (Customer Relationship Management) như SMS, Email của khách hàng để thực hiện các chính sách hội viên, chương trình giảm giá khuyến mãi – cá nhân hóa trên từng đơn vị khách hàng.
- Quản lý nhân viên: một đặc thù khá điển hình đối với ngành dịch vụ ăn uống là nhân viên làm việc theo ca, và hưởng hoa hồng trên ca làm việc. Chính vì vậy, có thể quản lý ca làm việc cũng như hiệu suất công việc của mỗi nhân viên, không chỉ giúp chủ quán quản lý nhân viên sát sao, mà đó còn là cơ sở để minh bạch các thông tin thưởng phạt cũng như việc hạn chế các gian lận, thất thoát có liên quan đến yếu tố con người.
Giải quyết bài toán định lượng:
Bài toán về định lượng trong kinh doanh nhà/quán cafe là phải đảm bảo định lượng nguyên vật liệu đầu vào và đầu ra, tính thống nhất giữa bộ phận chế biến với bộ phận kho. Khi xảy ra bất cứ rắc rối nào liên quan đến nguyên vật liệu như xuất – nhập kho, thất thoát nguyên vật liệu, xử lý hàng tồn kho, cũng như bổ sung nguyên vật liệu kịp thời, … tất cả phải được hệ thống hóa và giải quyết bằng phần mềm quản lý bán hàng
Khả năng kết nối mở rộng:
Ngày càng có nhiều đơn vị cung cấp các tiện ích mở rộng như giao hàng, thanh toán điện tử, order trực tuyến … giúp cho việc đặt đồ ăn trở nên tiện lợi hơn. Một phần mềm quản lý bán hàng thân thiện có khả năng tương thích với càng nhiều bên thứ ba càng mang đến cho nhà hàng của bạn nhiều cơ hội tiếp xúc với khách hàng tiềm năng, cũng như gia tăng cơ hội tăng doanh thu.
Bảo mật:
Bất cứ lúc nào, các vấn đề liên quan đến tiền, an ninh luôn là một vấn đề lớn. Phần mềm quản lý bán hàng liên quan trực tiếp đến cả 2 vấn đề trên. Hãy chủ động bảo vệ bạn – nhà hàng của bạn – khách hàng của bạn. Đối với On – Premises là các thao tác sao lưu vào máy chủ mỗi ngày, bảo mật tài khoản truy cập. Đối với Cloud, hãy thật sự cẩn trọng các thông tin nhạy cảm của khách hàng, như thông tin tài khoản thanh toán trước khi chuyển lên Cloud.
3. Đầu tư cho phần mềm quản lý bán hàng bao nhiêu là đủ?
Điều đó phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Để tránh các khoản phí ẩn, hãy cân nhắc thận trọng các yếu tố dưới đây:
- Chi phí cố định: Bạn phải trả một khoản chi phí cố định (theo tháng, theo quý, hoặc theo năm) cho việc sử dụng phần mềm, thông thường nó sẽ bao gồm chi phí thiết bị và phí dịch vụ
- Phí cài đặt: Chi phí này thông thường sẽ được trả 1 lần cho lần cài đặt đầu tiên. Chi phí này thường xuất hiện đối với những hệ thống bán hàng phức tạp như chạy dây hoặc kết nối nhiều thiết bị POS, và cần đến sự hỗ trợ của đội ngũ kỹ thuật chuyên trách.
- Phí chuyển đổi giao dịch: Nếu hệ thống của bạn có sử dụng các phương thức thanh toán qua thẻ hoặc ví điện tử, bạn có thể bị mất phí dựa trên mỗi giao dịch của khách hàng. Nó có thể là một số tiền cố định, hoặc dựa trên tỷ lệ phần trăm mỗi thanh toán.
- Thuê hoặc mua phần mềm và phần cứng: Hầu như mọi hệ thống POS của nhà hàng đều cần thiết bị phần cứng và phần mềm. Một số nhà cung cấp cho phép bạn trả một lần, hoặc cũng có thể trả thành nhiều đợt hoặc cho thuê và trả tiền theo thỏa thuận của 2 bên. Tùy thuộc vào tình hình tài chính của nhà hàng, bạn có thể thương lượng với bên cung cấp phần mềm về phương thức thanh toán phù hợp nhất.
4. Các vấn đề phát sinh khác
Bất kỳ phần mềm nào, dù ít hay nhiều sẽ luôn có những vấn đề phát sinh mà bạn không thể lường trước được, hãy luôn tìm hiểu kỹ các thông tin trước khi ra quyết định mua hàng. Một số nhà cung cấp phần mềm sẽ hỗ trợ trực tuyến 24/7, một số khác sẽ cử người trực tiếp đến nhà hàng của bạn, một số khác thì chỉ cung cấp tài liệu và bạn phải tự sửa nó. Hãy hỏi thật kỹ các thông tin này trước khi quyết định.
- Hướng dẫn cài đặt và sử dụng: Ngay một phần mềm có vẻ đơn giản, một khóa hướng dẫn cách thức sử dụng hệ thống từ nhân viên kỹ thuật là cần thiết để bạn và nhân viên nhà hàng, hiểu rõ được việc vận hành hệ thống cũng như những chức năng của hệ thống.
- Xử lý sự cố: Hệ thống bán hàng gặp sự cố trong giờ cao điểm bán hàng thực sự là một cơn ác mộng đối với chủ quán, nó không chỉ ảnh hưởng tới doanh thu mà còn ảnh hưởng tới trải nghiệm của khách hàng. Có nhận được sự hỗ trợ kỹ thuật ngay tức khắc là điều quan trọng để nhanh chóng nhất khắc phục được sự cố để tiếp tục bán hàng.
- Nâng cấp, cập nhật phần mềm: Thông thường phần mềm sẽ luôn được nâng cấp định kỳ, để khắc phục các lỗi hệ thống phát sinh, cũng như đáp ứng tiệm cận hơn với nhu cầu của chủ quán. Với phần mềm On – Premises sẽ bằng phương pháp thủ công, đôi khi nó được nhà cung cấp phát hành miễn phí cũng đôi khi nó sẽ tốn chi phí nâng cấp. Đối với Cloud thông thường sẽ tự động cập nhật (thường) miễn phí, nhưng bạn vẫn phải tốn chi phí đăng nhập vào phần mềm hằng tháng, thường được gọi với thuật ngữ SaaS – software as a service.
- Phụ thu: Một số công ty có thể tính thêm phí cho các hoạt động bảo trì hệ thống. Cân nhắc kỹ các điều khoản và điều kiện hỗ trợ khách hàng để kiểm soát tốt các chi phí phát sinh.
Hy vọng với những gợi ý của F&B Vietnam sẽ giúp nhà hàng/ quán cafe của bạn lựa chọn được một phần mềm quản lý bán hàng phù hợp nhất!
Có thể bạn quan tâm: Bài học quản lý nhân sự từ Starbucks Xây dựng kế hoạch đào tạo cho Barista
